Recuerde las horas de almuerzo que compartió con sus compañeros de oficina más allegados, las largas tertulias de sobremesa, los desahogos por el estrés laboral que canalizó con ellos o las buenas noticias que compartió con ese ‘colectivo’ que, usted, adoptó como su segunda familia.
También traiga al presente aquellos calurosos saludos de cada mañana con los recepcionistas de su centro de trabajo, los desayunos compartidos que organizó o en los que participó, las celebraciones de cumpleaños que, muy posiblemente, tantas veces los reunió alrededor de una mesa, y los felices o infelices encuentros con colegas de trabajo en pasillos, escaleras, elevadores, baños y demás espacios de uso o tránsito común.
Rememore también la disposición de escritorios, de oficinas, de su estación de trabajo, de las islas de reuniones informales, de las salas de juntas y de cuanto espacio disponga el edificio de la empresa para la que labora.
Evoque cualquier memoria previa a marzo del 2020 que tenga de la vida y cultura de la compañía donde trabaja porque nada será más lo mismo y, al menos por una larga temporada, deberá conformarse solo con la nostalgia de los tiempos que fueron.
La pandemia del nuevo coronavirus obligó a cambios sustanciales en las relaciones humanas. Nos hemos adaptado, sin pensar en una fecha de expiración que alimente falsas expectativas.
Cuando Costa Rica registró su primer caso de covid-19 –el 6 de marzo– el sector empleador del país que aún no había explorado su productividad mediante el teletrabajo envió a muchos de sus colaboradores a laborar desde la casa. Las compañías que ya aplicaban esa herramienta, la robustecieron.
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Mermar sustancialmente el porcentaje de la planilla con trabajo presencial fue el primer desafío de las empresas. Ahora, con los alivios parciales que experimentan algunas medidas sanitarias ordenadas por el Ministerio de Salud –que pretenden el retorno escalonado al ‘nuevo normal’– los patronos tienen un nuevo reto: adaptar la compañía, su cultura y políticas a la vida post pandemia.
A través de comités de emergencia que crearon o fortalecieron, los empleadores del país diseñaron esos protocolos de retorno presencial de sus colaboradores. Algunas firmas ya lo implementan con el regreso paulatino de un porcentaje muy mínimo de su planilla, otras están por ejecutarlo y unas más continúan en la fase de diseño o a la espera de órdenes de su casa matriz.
“Claramente lo más retador es que sabemos el alto nivel de contagio del virus”, dice Ineke Geesink, gerente país de Microsoft Costa Rica. “(El regreso a la presencialidad) Ha implicado un rediseño de toda la instalación y el reto más grande de esto será cuando tengamos al equipo en la oficina y garantizar que se cumpla el distanciamiento, los nuevos protocolos… Es un paso que, culturalmente, será desafiante”.
Microsoft Costa Rica emplea a cerca de 1.100 personas. El 98 por ciento de esa planilla está en teletrabajo desde marzo y el retorno a labores in situ será en fases, que iniciarán tras la luz verde de su dirección mundial, que aún no se enciende.
El millar de colaboradores de la multinacional se sumará a los miles más de trabajadores de otras compañías en el país que deberán habituarse a una nueva forma de vida dentro de la empresa.
Los cambios podrían significar desde medirse la temperatura en los puestos de seguridad o recepción antes de ingresar, hasta almorzar solo en su propia estación de trabajo o en una de las pocas mesas de un comedor donde todos mirarán hacia una misma dirección.
Usar transportes exclusivos de la empresa para trasladarse a su centro de labores y evitar coincidir con personal en espacios comunes como elevadores, escaleras y baños, también son parte de las nuevas regulaciones a las que, adaptarse, no será una opción.
“Es importante que la gente entienda eso que le llaman por todo lado la nueva realidad. Hay medidas que nos costará mucho aceptar porque nos afectan nuestra vida diaria, nuestras labores y nuestras oficinas, pero están ahí por salud. Es normal que exista temor por regresar y las instrucciones del cómo se hará ese regreso y lo que implica, asusta un poco más; por eso ese proceso debe ser sin obligación, sin castigo y conversando con la gente de que todas las nuevas disposiciones son por él, por su familia y por todas las personas que conviven diariamente en la empresa”, afirma Germán Morales, socio director de la firma consultora financiera y legal Grant Thornton, donde laboran cerca de 180 personas.
Paso a paso
Grant Thornton comenzó hace unas semanas con el retorno gradual de sus trabajadores a las oficinas de la empresa, en Pavas. Por día, el trabajo presencial es mínimo –unas 30 personas– pues la intención es no ocupar más allá del 30 por ciento de las instalaciones de la compañía.
Con la reintegración, la dirección general de la empresa pretende dar confianza a todos los empleados, culturizar ese nuevo normal y determinar la efectividad del protocolo frente a un aumento paulatino del trabajo presencial, según avancen las semanas y las disposiciones del Ministerio de Salud.
La nueva normativa de Grant Thornton fue celosamente diseñada y pretende garantizar el distanciamiento social dentro de las instalaciones y prevenir cualquier foco de contagio del virus. Lo primero lo están logrando con la creación de grupos de trabajo presencial distintos por día; lo segundo, a través de un detenido procedimiento que empieza en la casetilla del guarda, donde se instaló un primer puesto de desinfección.
El oficial de seguridad será el encargado de abrir portones y puertas de acceso a la empresa, a fin de que ningún empleado toque esas superficies. Al ingresar al edificio, la recepcionista (equipada con protección sanitaria como careta o mascarilla), tomará la temperatura al colaborador; si la medición es superior a los 37 grados, la persona no podrá avanzar más allá y deberá retornar a su casa a teletrabajar. También se le negará la entrada a todo aquel que manifieste algún síntoma de covid-19, de resfrío común y a quienes tengan algún factor de riesgo por la enfermedad o los haya en su burbuja familiar.
“Pasado esos dos filtros, puede ingresar al puesto de trabajo y ahí cada mesa tiene alcohol en gel y toallas para desinfectar todo su espacio personal de trabajo”, comenta Germán Morales.
Además, el protocolo establece que la interacción entre compañeros se debe dar a dos metros de distancia, ningún colaborador puede tener a nadie sentado al lado o en frente de su estación de trabajo, sino sólo de forma diagonal con dos metros de separación. Todos deben realizar la hora de almuerzo en su propio escritorio.
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“El comedor está clausurado. Solo es posible usar los congeladores para alimentos y los calentadores. Deben almorzar en sus puestos de trabajo”, refiere Morales, quien destaca que la compañía contrató a un colaborador en su departamento de servicios generales para que se encargue, exclusivamente, de limpiar y desinfectar superficies.
“Lo que se limpiaba dos veces al día se hace ahora cada hora”, subraya el ejecutivo. Asimismo se insta a los colaboradores a no coincidir en direcciones opuestas en espacios como escaleras y se les da la posibilidad de salir más temprano con la idea de que no usen el transporte público en horas pico, debido a la concurrencia que suele tener el servicio en esos momentos del día.
Traslado: la preocupación
Precisamente, el transporte es una de las consideraciones de Microsoft Costa Rica en sus protocolos post pandemia. Si bien los colaboradores de esa compañía ya contaban con el beneficio de transporte colectivo privado para el traslado a la oficina, la gerente Ineke Geesink encuentra necesaria una mayor promoción de esta posibilidad.
“Nosotros tenemos disponible para usuarios y empleados transporte a la oficina en los que se están contemplando protocolos de limpieza, de separación y sanitizantes. La idea es motivar a la gente a que use ese servicio o sus medios personales”, enfatiza Geesink.
Microsoft Costa Rica comenzará a comunicar a sus empleados algunos de los nuevos lineamientos en los siguientes días. Las normas regirán por igual en todas las oficinas que la compañía tiene en el país (Plaza Roble, Avenida Escazú y en los centros corporativos El Tobogán y El Cedral). La empresa unificará su operación en Costa Rica durante el segundo semestre del año en Torre Universal, en Sabana Sur.
Microsoft Costa Rica reincorporará presencialmente a sus empleados mediante fases. Tendrán prioridad los trabajadores que, por sus funciones, es necesario que permanezcan de manera física en la empresa. Serán ellos los que, en un primer momento, experimentarán el nuevo normal en la oficina, protocolos en los que trabajó la gerencia de la empresa de la mano con líderes de diferentes áreas.
“Con este grupo, cada uno especializado en diferentes áreas, hemos venido entendiendo esos cambios que hay que incorporar en la infraestructura y procedimientos para el fiel cumplimiento de los protocolos que indica el Ministerio de Salud”, destaca Geesink.
“Habrá que mantener dos metros de distancia entre una persona y otra, contar con elementos básicos de protección personal como tapabocas y protocolos para tomar la temperatura de empleados y clientes. También hemos hablado de la importancia de tener un sistema a través del cual los empleados puedan dar testimonio de su estado de salud”, agrega Ineke, quien aclara que toda decisión está basada en el principio de la empresa de que la condición de salud de sus trabajadores es personal y confidencial.
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Ello se sumará a los inevitables procedimientos de sanitización que realizarán los empleados al ingresar a sus edificios, que van desde el lavado de manos hasta la entrega de un welcome kit con artículos sanitarios como alcohol en gel. A las cafeterías se les aplicará adaptaciones para limitar el uso al 50 por ciento, el máximo de ocupación que tendrán las oficinas durante el periodo de la emergencia sanitaria.
Para ello, se bloquearán estaciones de trabajo en procura del distanciamiento social, se eliminarán sillas de las salas de reuniones y se promoverán las reuniones virtuales.
“Irá por esa línea (el protocolo)”, destaca la gerente de Microsoft Costa Rica. “Para nosotros realmente es prioritario que nuestros empleados y equipos de trabajo se sientan bien y confortables cuando regresen a la oficina, y eso implica que no abrimos (el trabajo presencial) hasta que podamos darle esa experiencia a los empleados, y aún así les seguiremos dando la opción de continuar en teletrabajo. Todos entraremos en una nueva etapa y cada uno debe tener esa adaptabilidad. Es prioritario que nuestros empleados estén seguros y protegidos”.
Salud es primordial
Principios de ese tipo también fundamentan los protocolos de General Business Machines (GBM) y de Intel Costa Rica.
“Hemos sido proactivos para cuidar la salud de nuestros colaboradores, de sus familias y de las comunidades donde operamos, porque entendemos que lo principal de la emergencia, es evitar la propagación del virus”, comenta María Teresa Castro, gerente regional de capital humano de GBM.
La empresa de servicios de tecnología de la información da trabajo a 660 personas en el país, distribuidas en sus oficinas de Paseo Colón, La Sabana, Forum y Lindora, sedes que durante la pandemia han permanecido prácticamente sin presencia de personas (casi la totalidad de la planilla está en teletrabajo).
Hasta ahora, la empresa prevé comenzar con el retorno parcial de trabajadores a partir del 1 de junio; empero, depende de las recomendaciones de las autoridades de Salud. Mientras tanto, el Protocolo de Retorno a Labores en la Oficina está listo, así como las capacitaciones para el mismo.
“La idea es que los colaboradores reciban la capacitación de cómo va a ser el regreso y así vayan asimilando los cambios que conlleva esto. Consideramos que el reto es cómo gestionar el cambio de tal manera que la gente lo interiorice, porque a pesar de que estamos remoto y tenemos comunicación con las herramientas tecnológicas, la gente quiere ver a sus compañeros”, explica Castro.
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El protocolo de GBM vela por minimizar posibles impactos del nuevo coronavirus entre sus colaboradores, sus familias y los clientes de la compañía dentro de las instalaciones, de ahí que el regreso será parcial y paulatino.
El Comité de Continuidad de Negocio de GBM fue el encargado de diseñar este protocolo que, entre otras cosas, establece: uso máximo del 50 por ciento de la capacidad total de todas las instalaciones de GBM en Costa Rica, desinfecciones semanales profundas en todos su edificios y equipos de trabajo definidos por día. Ningún colaborador de GBM con algún factor de riesgo por covid-19, mujeres embarazadas o personas mayores de 60 años, podrá retornar a sus labores presenciales.
Asimismo, el reglamento contempla señalizaciones en las oficinas que buscan recordar el distanciamiento social en todos los espacios de la empresa, incluidas las áreas de servicios sanitarios y espacios de trabajo.
Se instalarán puestos de desinfección en las entradas de la empresa, con alcohol en gel y toallas, para las manos; y una alfombra especial para sanitizar calzado. Todos los colaboradores deben pasar por esos puestos de sanitización, después se les medirá la temperatura y si no hay nada irregular, pueden completar el ingreso a la empresa.
Respecto al uso de elevadores, por ejemplo, María Teresa Castro dice que el protocolo establece menores capacidades en ellos, pero también insta a evitarlos y en su lugar, usar las escaleras, siempre guardando el distanciamiento social y evitando coincidir con otras personas en los sentidos contrarios.
“Haremos una decoración bonita para que nuestros colaboradores sepan que los hemos estado esperando, así como una campaña de capacitación y concientización”, agrega la representante de la empresa.
El cumplimiento por parte de los trabajadores de todo lo establecido en la nueva reglamentación, lo vigilarán los Emergency Teams de la empresa, especies de brigadas que recordarán entre sus compañeros la importancia de adoptar todas las disposiciones, en las que se vetan celebraciones de cumpleaños, desayunos compartidos o cualquier otra actividad social que era parte de la cultura empresarial antes de la pandemia.
Controlar 2.000 trabajadores
Medidas similares se adoptan en Intel Costa Rica con la premisa de mantener saludable a sus más de 2.000 colaboradores, 90 por ciento de los cuales permanece en teletrabajo y continuará así por una larga temporada más.
El resto de la planilla se mantiene con trabajo presencial en la planta de la compañía, ubicada en Belén de Heredia, donde se aplican estrictos protocolos desde el ingreso y durante toda la estadía en las instalaciones.
“Al mantener un porcentaje tan alto de personas que trabajan en la casa, también disminuimos el riesgo (de contagio) para los que tienen que trabajar. Es una dirección: si usted puede hacer el trabajo desde la casa, hágalo desde allá”, resume Timothy Scott Hall, gerente de asuntos gubernamentales y relaciones públicas de Intel Costa Rica.
El vocero de la compañía apunta que las prácticas sanitarias que se han adoptado ahí responden a un intercambio de experiencias y de comunicación constante entre el Comité de Emergencia Operativa de la empresa en el país y sus similares de las filiales de la compañía en todo el mundo.
“Estamos siempre en contacto constante con nuestra casa matriz para entender cuál sería ese mejor momento (para retomar el trabajo presencial), pero eso solo el tiempo nos lo dirá”, indica Scott.
Agrega que la corporación estadounidense adaptará sus protocolos según como se comporte el covid-19 en Costa Rica.
“Estos protocolos van desde el portón de acceso donde el oficial de seguridad le hace una entrevista de básicamente cuatro preguntas a cualquier colaborador que vaya a ingresar a la empresa”, cuenta Timothy Scott.
Los cuestionamientos están dirigidos a conocer si la persona experimenta algún síntoma de resfrío, si ha estado en contacto con alguien resfriado o si ha realizado algún viaje en los últimos 14 días. De ello dependerá que se le autorice su ingreso a las instalaciones.
Una vez en el complejo, hay puntos de entrega de mascarillas para colaboradores (hasta ahora su uso no es obligatorio) y demarcaciones en el piso de áreas de mucho tránsito o convergencia de personas, que recuerdan el distanciamiento social. El mobiliario de las cafeterías se reacomodó con distancias de dos metros entre una mesa y otra. En cada mesa solo podrá sentarse una persona y todas las sillas mirarán hacia una misma dirección.
El uso de las salas de reuniones se limita a un 50 por ciento de su aforo total y se promueven las reuniones virtuales, aún y cuando todos los convocados están presencialmente en la empresa.
“Son protocolos que existen y ya se aplican y que, muy probablemente, tendremos que variarlos según como nos lo vaya exigiendo el nuevo normal”, manifiesta Timothy Scott.
Intel Costa Rica también aumentó la frecuencia diaria en la limpieza de todas las instalaciones de la empresa e inhabilitó, hasta nuevo aviso, el salón de belleza, gimnasio y áreas recreativas, espacios que son parte de los beneficios que tienen los empleados de la corporación.
Scott añade que se utiliza carteles digitales y físicos para promover las medidas sanitarias. “Hacemos vigilancia y todos los colaboradores tienen el derecho y la responsabilidad de llamar la atención cuando hay algún compañero que está poniendo en riesgo a los demás por no cumplir con lo establecido. Desde el trabajador uno, hasta el 2.100 tiene el derecho, sin importar la jerarquía, de pedir a otro compañero que corrija su comportamiento. Esto es algo que nos afecta a todos por igual”, explica.
Con el personal en casa, la compañía mantiene una comunicación constante, ofreciendo apoyo psicológico, principalmente, entre quienes no tienen a nadie más que a ellos mismos en la llamada burbuja social.
Zonas francas
Los administradores de planteles empresarias como las zonas francas, también tienen sus propias regulaciones como parte de la nueva cultura organizacional por la pandemia.
Coyol Free Zone, por ejemplo, estableció regulaciones para los trabajadores de las 28 empresas que se alojan dentro de ese parque, para las áreas de acceso (peatonal y vehicular), Centro Coyol (área comercial a la entrada de la zona franca), áreas comunes, transportes y autobuses.
Los lineamientos establecen, por ejemplo, que los trompos de la entrada peatonal se deberán limpiar cada hora por personal de servicios generales del parque empresarial. Las paradas de buses, por su parte, se deberán desinfectar dos veces por día, y las de cajeros automáticos, tres veces.
Sobre el sistema de autobuses interno de la zona franca, se establece un área para la desinfección de unidades antes y después de cada servicio, y se dispone de gel desinfectante en cada unidad para el conductor y los usuarios.
Medidas similares se siguen en America Free Zone, en San Francisco de Heredia, donde, además, se crearon nuevas reglamentaciones para el uso de ascensores en la ciudad empresarial, reduciendo la capacidad de cada elevador a la mitad (cuatro personas por viaje) y señalando en el piso el lugar donde debe ubicarse cada usuario en busca del distanciamiento social.
El personal operativo de esa zona franca se dividió en dos turnos de almuerzo para reducir las concentraciones en comedores, que readecuaron su equipamiento; y en la recepción de la administración del parque se toma la temperatura a toda aquella persona que pase por ahí. La idea es controlar que el usuario no exceda los 38 grados, las visitas no esenciales no son recibidas y todos los proveedores deben entrar sin acompañante a las instalaciones de la comunidad empresarial.
Tanto las medidas adoptadas por America Free Zone como por Coyol Free Zone como parte de su nueva cultura organizacional por el covid-19, fueron informadas a Revista Dominical vía correo electrónico.
Las nuevas políticas, concuerdan todos los ejecutivos consultados para este trabajo, tienen un único fin: proteger la salud de sus trabajadores y por ende, la de sus burbujas sociales; pero también, buscan garantizar la continuidad de las operaciones de la empresa.
Por ahora, lo único seguro para los trabajadores son las memorias de los tiempos vividos.
Así se ajustan otras empresas al “nuevo normal”
Portafolio Inmobiliario:
Firma dedicada al desarrollo de proyectos habitacionales, comerciales y corporativos. Sus oficinas se ubican en Avenida Escazú y tiene 168 colaboradores en puestos administrativos. Ana Laura Rojas, gerente de mercadeo de la empresa, detalló el protocolo de retorno de labores que, entre otros lineamientos, incluye:
- Uso de mascarillas para la atención de clientes o durante reuniones.
- Puestos de desinfección de manos y calzado, y de medición de temperatura al entrar al edificio.
- No se permite el préstamo de objetos personales de oficina.
- Reuniones presenciales de máximo 45 minutos con 50 por ciento de capacidad de la sala ocupada.
- Retiro de sillas en salas de reuniones y rediseño de espacios de oficinas.
- Distancia de dos metros entre estaciones de trabajo y personas.
Grupo Nación:
La empresa, ubicada en Tibás, creó un comité de prevención liderado por Mónica Gutiérrez, gerente de Desarrollo Humano. Entre otras cosas, el protocolo establece:
- Crear grupos de trabajo por turnos en los distintos departamentos de la empresa.
- Uso obligatorio de caretas para choferes, recepcionistas, personal médico y fotógrafos.
- Suspensión de todas las capacitaciones, fiestas, ferias o demás actividades sociales en la empresa.
- Retiro de mesas y sillas en áreas de comedor para reducir ocupación en 50 por ciento. Almuerzos en horarios escalonados.
- Cronogramas especiales de limpieza.
- Áreas de desinfección a la entrada de la empresa.
Sagicor:
Aseguradora cuyas oficinas se ubican en Avenida Escazú. Ximena Valverde, gerente de seguros colectivos de la empresa, destacó que trabajo presencial se retomará gradualmente a partir de la segunda semana de junio. Algunas normativas del protocolo sanitario de retorno son:
- Desinfección de manos al entrar al edificio y medición de temperatura.
- Las puertas de oficinas y salas de reuniones deberán permanecer abiertas y luego de cada reunión el espacio se debe desinfectar.
- Horarios de almuerzo escalonados.
- Uso a media capacidad de espacios como elevadores y comedores.
- Medidas son de acatamiento obligatorio.
Director de consultora inmobiliaria Newmark sobre protocolos de retorno: ‘Hay que generar confianza’
Los protocolos de retorno presencial de labores por la pandemia del covid-19 deben darle prioridad a la seguridad de los trabajadores dentro de las empresas, ello generará confianza, ayudará a una readaptación más rápida de la fuerza laboral de la compañía e impactará positivamente en la operación del negocio.
Así lo explica Carlos Robles, director general de la consultora inmobiliaria Newmark Knight Frank Central America, multinacional con gran experiencia en el mercado local de oficinas que desarrolla varias de estas guías de reocupación post coronavirus, para algunas firmas del país.
“Hay que generar confianza. Eso ayudará a que el personal sea más proactivo y facilitará la educación a las nuevas normativas. No podemos garantizar la ausencia de covid-19 en ningún espacio, por eso hay que generar un plan claro para prevenir pero también para reaccionar ante posibles contagios”, considera el ejecutivo.
El éxito en la ejecución del protocolo, destaca Robles, dependerá de cuán buena sea la comunicación del empleador con sus colaboradores, o de los administradores de parques empresariales con sus inquilinos, de lo contrario el esfuerzo valdría poco la pena.
“En esto hay un gran reto cultural y de recurso humano. Nosotros (las personas) somos el desafío más grande dentro de nuestras empresas porque la compañía puede estar implementando las mejores prácticas en sus protocolos, pero nadie hace nada teniendo el mejor avión del mundo si el piloto no sabe volarlo. Entonces la comunicación es muy importante. Se necesita trabajar en la educación de todo el personal desde antes de que regrese a la empresa”, apunta Robles.
Otro de los factores que deben estar sobre la mesa en las diferentes comisiones empresariales que determinan el ‘nuevo normal’, es el tipo de liderazgo que asumirán para la coyuntura y para eso es crucial interiorizar la cultura que existía en la empresa antes del nuevo coronavirus.
El representante de Newmark considera que las sanciones por el incumplimiento de las medidas, en los primeros meses de ejecución del protocolo, no deberían ser un recurso para promocionar los nuevos lineamientos.
A criterio de Robles, será normal que se comentan errores los primeros días, pero “liderar imponiendo y regañando” podría ser contraproducente. “Será el momento para que el liderazgo de la empresa se una con el recurso humano y trabajen en equipo con educación y con el ejemplo. Hay personal que volverá feliz a la empresa, pero habrá otros que llegarán estresados por el miedo a estar ahí”, señala.
Asimismo, el ejecutivo comentó que la definición de un protocolo con las características como las que obliga el covid-19 debe ir de la mano con las finanzas del negocio y de las necesidades de este según su naturaleza de funcionamiento y el espacio físico donde se desarrollan las labores.
“Los planes deben basarse en la búsqueda de eficacia y algunos de ellos impactarán económicamente a las empresas. Entonces, hay que cuidar mucho tanto a los colaboradores como a las finanzas del negocio porque muchas de estos procesos llevarán inversión pues implicarán, en algunos casos, modificaciones físicas de oficinas”, destaca Robles.
