Hace unos diez años, el papá de unos de mis mejores amigos había puesto de cabeza su casa. Mi compinche, naturalmente, pasaba quejándose de que la cocina se había reducido porque un montón de “tiliches” habían sido metidos a la fuerza para que, en la sala de la casa, la mesa de comedor se convirtiera en un gran escritorio.
Según me decía, era un comedor grande, como para ocho sillas. Resulta que el padre de mi amigo, quien tenía una jefatura en una empresa de reparación de computadoras, se había comprometido a poner su casa como oficina temporal de la compañía porque una plaga los había expulsado de su salón habitual y debían aguardar unos cuantos días mientras la fumigación hacía efecto.
Si tan solo ese señor se hubiera imaginado lo que tenía allí en pañales. El coworking llegó a depurar la forma de trabajo más allá de una aburrida oficina donde se tenga que cumplir una jornada laboral ortodoxa.
El fenómeno se extiende y desde hace buen rato se instaló en Costa Rica, donde procura seguir creciendo sin importar los embates que una pandemia dejó sembrados.
Todo un fenómeno
Puede que, de todas las ramas de las que se puede examinar el fenómeno del coworking, la que más conviene aclarar es que este modelo de trabajo no es una moda.
Suena a una fuerte aseveración, más en tiempos tan frenéticos como los que implica el ajetreo del siglo XXI. Aún así, es bueno subrayar este punto porque los coworking provienen de una evolución natural sobre la forma de trabajar, precisamente porque el mundo en que nos desarrollamos ha cambiado.
En términos generales, los coworkings son espacios compartidos donde se pretende una interacción frontal y, en el mejor escenario, sin jerarquías, para así favorecer lluvias de ideas y creación de proyectos en un ambiente lejano a la típica “oficina gris” donde el entorno puede resultar monótono y poco estimulante.
Son sitios en que se alquila por horas, días, semanas o meses y, como si se tratara de rentar una habitación de hotel, suelen ofrecer comodidades como alimentación, hidratación, sillones, aire acondicionado, monitores, pantallas y todo lo que se requiera para algún determinado proyecto. Y, claro, una conectividad a prueba de todo.
Es bueno remitirse a la definición que da el especialista español Mario Zoa, quien si bien señala que el coworking básicamente es compartir un mismo espacio de trabajo, como su nombre lo indica, el propósito de esta dinámica va más allá.
“El coworking no se acaba en compartir espacio. La experiencia tiene muchos más beneficios como pertenecer a una comunidad, poder realizar pequeñas consultas a los compañeros, poder ofrecer más servicios a tus clientes, trabajar en equipo, aprender más rápido, estar en un ambiente de trabajo idóneo, no sentirse aislado, rodearse de talento y comercializarse uno mismo; en un espacio de coworking tienes oportunidades de contar a sus miembros a que te dedicas o en qué proyecto estás metido”, contó este empresario español, quien fue uno de los pioneros en instalar estas dinámicas en Europa.
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Y como todo lo que se realiza en el viejo continente es importante darle atención, este sistema cayó a Latinoamérica alrededor del 2019, unos cuantos meses previos al inicio de la pandemia. Eso sí, ya antes era posible pagar por el uso de algunos espacios similares que ofrecían esas soluciones para trabajadores sin oficina, quienes previamente solo encontraban conexión y una mesa en cafeterías y restaurantes con buen wifi.
Aún así, la crisis sanitaria no derribó esta idea, precisamente, porque no se trataba de una moda.
Grandes corporaciones de todo el planeta han tomado este tipo de espacios mediante dos vías. Primeramente, podrían pensarse estas salas de creación como “headquarters”, cuarteles generales de innovación, muy al estilo de Silicon Valley.
La segunda vía es una que pasa desde el tema administrativo: “deslocalizar” una empresa de una sede única es beneficioso, para así abre sus puertas a inversores, publicistas, socios y colaboradores que se encuentran en cualquier ciudad. Reunirse en una sala al norte o al sur de un país puede ofrecer distintas miradas sobre cualquier tema, puede congregar gente con otras experiencias y otras ideas.
Y bueno, por supuesto que la agitación que provoca vivir en una aldea global hace que estos espacios aparezcan como innovaciones inevitables, pero si uno escarba en la historia de espacios similares, puede llegar hasta 1999, cuando el diseñador de videojuegos estadounidense Bernie DeKovem habló de coworking, pensando en que esta industria necesitaba una retroalimentación de ideas mucho más expedita que la que permitía el estar en cubículos de oficina separados.
Eso sí: el apogeo de esta dinámica tardó más tiempo en llegar y desde los últimos años, con el boom de los emprendedores independientes, se instaló con firmeza y ha sido replicado por el mundo empresarial.
El aumento de los emprendedores y de compañías “sin sede”, justamente, se produjo por la eficiencia que permitieron internet y la tecnología en general. La pandemia, de hecho, demostró que se puede trabajar en cualquier lugar con resultados aún más efectivos, siempre y cuando haya una buena conectividad a la red.
Es por esa razón que grandes empresas redujeron sus planillas y comenzaron a externalizar servicios. A su vez, estas personas ya fuera de las corporaciones, fueron capaces de realizar por separado el trabajo que antes hacía una empresa. Hoy pequeños equipos pueden ser tan competitivos como las grandes instituciones.
¿Qué beneficios? A los ojos de quien escribe estas líneas, el coworking es como tener un resort para trabajar. Contar con áreas de café, portabicicletas, la mejor conectividad imaginable, buenas vistas y espacios curados al mejor estilo Feng shui es algo que activa la creatividad y la energía en un nivel superior.
Eso desde el punto de vista del usuario. Para la empresa, hay beneficios evidentes como reducir costos de arrendar un local, lidiar con proveeduría, contrataciones de limpieza, seguridad, sin olvidar las flexibilidades del uso de los espacios. Cuando se necesite, se contrata.
Posiblemente, lo más “rompedor” sea la idea de que se quiebra la verticalidad de la empresa. El alma del coworking propone una economía creativa, donde el jefe y la estructura vertical son reemplazados por la colaboración horizontal. Detrás de esta manera de trabajo, no solo hay un espacio común, sino una idea de ser “una comunidad”, de que “todo el mundo cuenta” y no sentirse como un número más para una compañía.
Por supuesto que los grandes motores tecnológicos como Google, Facebook, General Electric y Airbnb, entre otros, ya operan así. En vez de tener mega ciudades corporativas, puede que unidades más pequeñas operen mejor. El coworking también propone la idea de que calidad valga más que cantidad, al menos en el papel.
Además, estas súper empresas se han dado cuenta de la importancia de realizar dinámicas de trabajos más flexibles para atraer a los talentos provenientes de la generación millennial, a quienes también hay que ofrecerles el ambiente adecuado para que hagan crecer la organización.
¿Cómo funciona en Costa Rica?
Uno de los ejemplos más grandes en la capital es The Workspace CR, una empresa que aparece fácilmente en los motores de búsqueda y en las publicidades en redes sociales.
Tiene dos locaciones en el país: una en Pinares de Curridabat y otra en La Sabana. Visitar este coworking y pasearse por sus salones es un ejercicio similar al de explorar un portafolio inmobiliario: te venden cada aspecto que lo hace único, como ubicación, herramientas, conectividad... La persuasión para tomar un coworking no parece distinguirse demasiado de los métodos de venta de un apartamento.
Iván Esquivel es la persona que encabeza este negocio, que abrió corajudamente en el 2020, justamente a mitad de año, cuando la pandemia estaba en uno de sus principales picos.
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Previo a esa apertura, Esquivel y sus socios contaban con un edificio propio que alquilaba oficinas fijas a PYMES y a profesionales independientes que requerían un espacio para reuniones y conferencias. Con el ataque de la pandemia, según cuenta, el 90% de esas personas se fueron del local, buscando reducir costos. “El mercado estaba cambiando y no sabíamos hacia dónde”, admite el empresario.
“Yo estuve trabajando en casa, con mucha distracción, poca paz, mala conexión a internet y ninguna condición ergonómica adecuada. Fue cuando pensamos, mi esposa y yo, que muchos estarían igual, buscando un lugar que les diera paz, concentración, conectividad, ergonomía y por supuesto, en aquel momento, espacios ventilados, abiertos y seguros y sanitizados”, recuerda.
Para agosto, abrieron el local en Pinares, cuyas intenciones aún son evidentes: es un espacio iluminado con mucha ventilación natural. Con esa misma idea, pensaron en ampliar el negocio y en junio del 2022 inauguraron la sede en Sabana y en octubre del 2022 tienen previsto abrir otro local en Tibás.
Para Esquivel, el cambio de mercado obliga a pensar distinto y con nuevos horizontes. En resumen: que la gente pueda trabajar bien y más cerca de sus casas.
“Es que las rutinas y costumbres cambiaron; ya no es necesario trasladarse hasta la oficina para tener una reunión importante o efectiva. Hoy valoramos más la cercanía a la familia, al hogar, al bienestar emocional y la salud mental, cuando antes estábamos ‘malamente’ acostumbrados a perder horas en tráfico y quedarnos hasta tarde en la oficina sin ver a la familia y sin sacar tiempo para ver amigos o hacer ejercicio”, subraya.
¿Qué ofrece The WorkSpace CR? Pues depende de las necesidades. Para grandes empresas, la oferta se dirige hacia suscripciones mensuales que permitan dar a sus empleados un lugar para trabajar, con la conectividad, ergonomía y concentración que necesitan para tener efectividad laboral.
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Para PYMES y profesionales independientes, la empresa dispone de planes que les permita tener un lugar de trabajo con la presencia física adecuada para recibir a sus clientes o trabajar unas horas con sus empleados sin la preocupación de tener un costo fijo mensual y que puede adecuar acorde al ingreso mensual.
En el papel, los planes van de disponer ilimitadamente una oficina por un mes por $100, hasta pases con más beneficios que cuestan $250, pensados para contar con salas privadas para reuniones con muchos invitados.
Las oficinas de alquiler tienen todos los gastos incluidos: agua, luz, internet, limpieza, servicio de recepción y recepcionista, café y té. La idea es que el inquilino solo llegue a sentarse a trabajar y listo.
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—¿Cómo ve el mercado y cómo competir?
—Hay mucha oferta de bienes inmuebles desocupados y bastantes están optando por montar modelos de alquileres flexibles. Yo considero importante tener el “know how” del producto y entender cómo se comporta el mercado en cada sector, porque el tipo de cliente y necesidad es muy diferente dependiendo de la zona y eso hay que tomarlo en cuenta. La oferta de espacios de coworking está aumentado considerablemente; la clave está en escuchar al cliente e irse adaptando a lo que está necesitando, ser flexible pero a la vez tener una plataforma con planes y estructuras que brinden la seguridad que el trabajador necesita, ya sea por una hora que alquile o por varios años.
—¿Qué tal son las ciudades en que opera The Workspace para este mercado?
—En este momento operamos en Pinares de Curridabat y en Sabana Oeste, pronto en Tibás, y todos son mercados muy diferentes. Cerca de la ciudad los clientes buscan más espacios ejecutivos para tener reuniones formales con clientes o sus mismos empleados. Más cerca a lo residencial, como es Pinares, es un mercado de profesionales independientes que buscan dar a sus clientes la comodidad de atenderles en un lugar cerca de casa.
—¿Siempre pensó en hacerlo en esas localidades o la decisión respondió a otro factor?
—La decisión respondió a dos factores. Primero, en que los propietarios de bienes inmuebles estuvieran interesados en instaurar el modelo de negocio con una marca reconocida y posicionada como The WorkSpace, pero también era importante el análisis del comportamiento de mercado en la zona y, por supuesto, que el bien inmueble sea el adecuado para brindar el servicio de calidad que nuestra marca ofrece. Desde que inició la pandemia el comportamiento de mercado ha sido muy cambiante todos los meses y el cliente es el que nos va marcando el camino para ir adaptando el espacio y las comodidades necesarias.
—¿Cómo lidiaron con las preocupaciones que dio la pandemia con respecto al estado empresarial?
Lo vimos como una oportunidad, no como una preocupación. El mercado laboral empezaba a cambiar y no es sostenible que las personas se queden trabajando el 100% desde sus casas. Sabemos que el ser humano necesita un espacio para cada momento de su vida y mezclarlos puede generar un desbalance que afecta directamente a la productividad y las relaciones interpersonales.
”Es por eso que además de brindar un espacio, cada sede cuenta con una comunidad que permite tener momentos de compartir, además de solo trabajar.
Un mercado más amplio
Por supuesto que San José es el centro de operaciones por excelencia de la mayoría de empresas, pero no se puede obviar cómo puede ocurrir este tipo de dinámicas fuera de la capital.
Posiblemente, tarde o temprano, habrá espacios así en todo el país, considerando que hay startups y pequeñas empresas en todas las provincias, más allá de los gigantes corporativos.
Un caso de estudio es la empresa Brainstorm, que está ubicada cerca del antiguo Hospital de Alajuela.
Quien está detrás de este proyecto es Melissa Vado Herrera, quien estudió y laboró como periodista por años, pero decidió emprender en el negocio del coworking a la vista de la tendencia global.
En enero del 2022, Vado decidió darle un giro a su carrera profesional y dedicarse plenamente a la administración de este espacio.
Brainstorm, por ejemplo, ofrece publicidad gratuita de los emprendimientos en todas sus redes sociales, el infaltable acceso a Internet de alta velocidad, cercanía a restaurantes de Alajuela, servicio de alimentación, aire acondicionado, sillas y escritorio ergonómico y venta de exposiciones de cuadros y esculturas de artistas alajuelenses.
La membresía mensual de este espacio es de $100 para contar con una oficina privada. También puede ir a trabajar a salas compartidos, donde el día vale ₡9.000, medio tiempo ₡5.500 y una hora ₡2.000. La sala de reuniones, donde caben de 6 a 10 personas, cuesta ₡60 mil a tiempo completo y ₡30 mil a medio tiempo.
—¿Por qué se decidió a fundar Brainstorm?
—Hay muchos profesionales que deciden emprender y que quieren revolucionar en el mercado con nuevas ideas. Sin embargo, siempre existe la pregunta ¿dónde y cómo lo hacemos? Se necesita un lugar para ir desarrollando sus proyectos y darse a conocer como profesionales.
“Muchos no pueden dejar sus trabajos de inmediato y emprenden paulatinamente. La idea de Brainstorm es que exista para esos trabajadores independientes, profesionales autónomos, teletrabajadores, creativos y emprendedores, quienes requieren espacios privados, consultorios y salas de reuniones para trabajar y ofrecer sus servicios, sin dejar su trabajo actual.
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—¿Qué ofrece su empresa que la diferencia de otras?
—En Brainstorm podrán compartir un mismo espacio de trabajo con otros emprendedores de diferentes sectores, con el fin de desarrollar sus proyectos profesionales y crear lluvias de ideas, tal y como lo dice el nombre de este emprendimiento.
”Además, hay soluciones y horarios flexibles, tanto entre semana como fines de semana, y no se requiere arrendamiento ni contratos a largo plazo. Todas nuestras oficinas son salas de exposición, donde tenemos cuadros y esculturas de diferentes artistas alajuelenses. Ofrecemos consultorios privados, oficinas y sala de reuniones hasta para 15 personas. Somos un emprendimiento que quiere hacer las cosas bien.
—¿Qué tal es Alajuela para este mercado?
—El mercado es amplio. La verdad es que cada vez hay más espacios de coworking que se suman a esta tendencia en San José, sin embargo en Alajuela también existe esa necesidad. Aunque no ha sido fácil abrir este emprendimiento en Alajuela, hemos salido adelante y estamos viendo los resultados y cada día son más las personas que nos visitan.
”A mí en lo particular, siempre me ha gustado reunirme con mis clientes en la modalidad coworking por la comodidad que representa, pero en Alajuela las opciones que teníamos no eran tan buenas.
—¿Quiénes son sus clientes más habituales?
—Tenemos un consultorio que es para psicólogos, abogados, contadores, fisioterapeutas, y para todos aquellos profesionales que necesiten un espacio por horas para reunirse con sus clientes. Es algo muy habitual.
—¿No tuvo temor de abrir el coworking después de una pandemia? Por los riesgos de contagio y la economía desestabilizada...
—Después de la pandemia, siempre existe la incertidumbre y el temor a la reacción de las personas, y más cuando se toma la decisión de emprender en un proyecto relativamente nuevo para los costarricenses. Pero tomé la decisión.
¿Otra posibilidad?
El coworking en línea es una opción pensada tras la pandemia. Por eso ha empezado a acuñarse el término “coworking online”, el cual es una suerte de evolución o transformación del coworking tradicional.
¿Qué significa? Pues que este tipo de dinámica no le da la importancia al espacio, sino a las personas. Además, tiene una particularidad: es una forma de dinámica que suele incluir a personas fuera de la empresa; colaboradores para algún proyecto en específico o algún tipo de asesoría.
Oi Realtor, una empresa extranjera de bienes raíces que ha acogido este negocio, ha compartido su experiencia con esta modalidad. “Los expertos dicen que un espacio de coworking online debe ser inspirador y motivador. Al mismo tiempo debe impulsar y fomentar la co-creación. Además tiene que haber alguien que se preocupe constantemente por crear una comunidad y ofrecer un valor añadido a los demás”, advierten en su sitio web, pero posteriormente hablan de las bondades de este modelo.
“Las grandes ventajas de ingresar al mundo del coworking online es la conexión y movilidad. Fundamentalmente porque bastará con un portátil, un móvil o una tableta y una buena conexión wifi para trabajar desde cualquier lugar del mundo. Por lo tanto, permite que cada vez más personas que no estén atadas a una oficina puedan seguir conectadas y seguir llevando a cabo sus tareas con total normalidad. Actualmente importa poco donde te encuentres, ya que podrás tomar un café, pedir un consejo y colaborar con el resto de tus compañeros simplemente enviando un mensaje”, se lee en su sitio web.
Sin Oficina, un coworking virtual español, alberga una comunidad de profesionales digitales que se enmarca con estas características. En Costa Rica es difícil rastrear algo similar, pero herramientas como Slack y softwares de videollamadas pueden ser más que suficiente para pensar que nuestro vecino sea parte de una comunidad con estas dinámicas.
En esta misma modalidad, se extiende la filosofía previamente comentada: la de la horizontalidad, el intercambio de ideas y el trabajo por objetivos más que por horas de rendimiento.
Más allá de teorías y especulaciones, el inevitable e inestable mundo en que vivimos obliga a pensar más allá de cualquier modelo de trabajo tradicional que por mucho tiempo se miró intocable. Lo que antes era una camisa de fuerza, puede que de ahora en más se convierta en estímulo creativo.
Si desea contactar a Brainstorm puede escribir un correo al reservaciones@brainstormcr.com o llamar al teléfono 8726-9675. En el caso de The WorkSpace CR, puede escribirles al hola@theworkspacecr.com o llamarlos al teléfono 4000-2227.