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Elegir un buen administrador de condominios es clave para la convivencia y el cumplimiento legal

En Costa Rica, más de 165.000 personas habitan en desarrollos horizontales o verticales de casas y apartamentos

La vida en condominio ofrece ventajas en seguridad y acceso a espacios compartidos, pero también se asocia con un entorno complejo de convivencia, costos y regulaciones específicas.

Una gestión incorrecta puede resultar en problemas ligados a contabilidad, cobro judicial, servicio al cliente, seguros y campos similares que requieren conocimientos especializados para su resolución.

Elegir un proveedor de administración de condominios puede ser un desafío. En el país desde 2018 existe la Asociación Costarricense Administraciones de Condominios, que promueve una profesionalización del sector, y en este momento suma 30 miembros dedicados a esta actividad.

El administrador es el representante legal del condominio, con tareas como: contratar el personal o realizar contratos con proveedores de servicios, realizar el cobro de las cuotas ordinarias y extraordinarias, administrar las cuentas bancarias, pagar los servicios básicos, organizar el uso de las áreas comunes, realizar los proyectos que le son asignados por la asamblea de condóminos, resolver conflictos entre condóminos, realizar las acciones de conservación y preservación que requiera el condominio, elaborar y ejecutar el presupuesto anual del condominio y convocar a las asamblea de condóminos, entre otros.

La vida condominal en Costa Rica se rige por la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, pero el ejercicio administrativo carece de legislación: cualquier persona que tenga capacidad de contratar, sea física o jurídica, está autorizado por la ley para ser administrador de un condominio.

Guillermo E. Zúñiga, socio especialista en derecho inmobiliario de la firma Ecija, explicó que el reglamento de cada grupo habitacional podría establecer requisitos mínimos para ser el administrador de ese desarrollo, sin embargo, es inusual encontrar ese tipo de regulaciones.

“Una administración profesional de un condominio debe tener capacidades gerenciales y administrativas para lograr no solo la ejecución apropiada del presupuesto del condominio, sino también para cumplir con aquellas metas, labores, obligaciones y responsabilidades del mismo”, puntualizó Zúñiga.

Datos de la Encuesta Nacional de Hogares (ENAHO) 2019-2020, del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC) registran más de 165.000 habitantes de condominios en el país, distribuidos entre desarrollos horizontales o de residencial cerrado (89.664) y los de construcción vertical o apartamentos (75.737).

“Los condominios son comunidades de gastos que no tienen fines de lucro, pero que siempre deben buscar la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución y administración del presupuesto, así como en mantener las buenas relaciones entre los miembros de la comunidad”.

—  Guillermo E. Zúñiga, Ecija

¿En casa o con proveedor externo?

En algunos casos, la administración propia (asignada a un grupo de vecinos) puede ser la mejor opción para un condominio, pero en otros este escenario se ha convertido en pesadilla.

“La principal fuente de conflicto en administraciones in house radica en aquellos favorecimientos o actitudes que puede tomar el administrador en contra de otros condóminos. El principal riesgo surge de la posibilidad de que el administrador in house considere que tiene un mejor derecho que los restantes condóminos y que exista un favorecimiento o complacencia en favor de unos condóminos en perjuicio de otros, donde la aplicaciones del reglamento, las reglas y las sanciones, no sean equivalentes”, advirtió Zúñiga.

Ante este panorama, algunas empresas desarrolladoras de condominios optan por preseleccionar un administrador para el proyecto, que facilite los procesos durante la etapa de venta y formación de la primera junta directiva de vecinos. Luego serán estos quienes elijan si continúan con ese proveedor.

Otras compañías han identificado una oportunidad de negocio en esta necesidad. Un ejemplo es el de Grupo Laguna, propietario de Naret, empresa de administración inmobiliaria.

Juan Carlos Rojas, director general de Grupo Laguna, explicó que el objetivo del grupo con Naret es consolidar un modelo de negocio que sea replicable en otras partes de la región.

“Esta división se enfoca en el nivel de servicio al cliente con un enfoque operacional, por lo que hemos logrado dedicar mayor tiempo para analizar e implementar nuevas metodologías que faciliten una mejor convivencia dentro de cada proyecto”, aseguró Rojas.

Naret administra más de 100 condominios y en el último año desarrolló una aplicación para el uso de los clientes e implementó un sistema de votación digital para las asambleas virtuales de los condominios.

Elegir cuál modelo es el adecuado para un condominio específico requiere la evaluación previa (y permanente) de la oferta y la experiencia de cliente de los usuarios (Vea: Claves para elegir)

Claves para elegir
El administrador será una persona o empresa que deberá presentar y ejecutar el presupuesto del condominio, y también administrará las relaciones sociales y comunitarias entre los diferentes propietarios. A la hora de elegir se debe tomar en cuenta:
-La propuesta del administrador que mejor se ajuste al presupuesto del condominio;
-La hoja de vida del administrador a contratar y, en caso de empresas, las hojas de vida de las personas que manejarán esa relación con los condóminos;
-La experiencia previa en administración de condominios similares (sea residencial vertical, horizontal o mixto comercial y residencial);
-Las recomendaciones de condominios que actualmente son administrados o que fueron administrados por dicho oferente;
-La disponibilidad de recursos y tiempo que tenga ese administrador o que la empresa esté dispuesta a invertir en el condominio;
-El paquete de programas y aplicaciones que utilizaría en el condominio; y,
-Las empresas de tercerización de los servicios que requiere el condominio que sugiere el administrador o si la propuesta es hacer un manejo interno de dichos servicios (mantenimiento, seguridad, contabilidad, servicios legales, etc.).
Fuente: Guillermo Zúñiga, Ecija
Jéssica I. Montero Soto

Jéssica I. Montero Soto

Jéssica Montero es periodista de la sección de Negocios de El Financiero.