Dos semanas antes de activar su nuevo sistema contable, ERP-SAP, la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) fue advertida de que la puesta en marcha de la plataforma podía afectar la vida y seguridad de pacientes, así como el abastecimiento de medicamentos y los controles financieros. Pese a ello, la institución autónoma avanzó con la implementación.
Las alertas provinieron de la Dirección de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios (DABS), adscrita a la Gerencia de Logística de la CCSS, que el 22 de mayo del 2025 —11 días antes de la salida en vivo— advirtió sobre los riesgos de activar el sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP-SAP) en el estado en que se encontraba.
Sin embargo, la Caja ignoró las advertencias y siguió adelante con la implementación el 2 de junio, lo que luego derivó en problemas como atrasos en la entrega de medicamentos, pérdida de trazabilidad de fármacos, fallas en pagos a proveedores, suspensión de cirugías programadas y la imposibilidad de elaborar estados financieros.
Así consta en los oficios GL-0909-2025, GL-DABS-0873-2025, GL-DPI-0600-2025 y GL-DTBS-0154-2025, fechados el 22 de mayo del año pasado y compilados en un solo documento por la Dirección de Aprovisionamiento de Bienes. Este oficio fue remitido al gerente de Logística, Esteban Vega de la O, para su correspondiente gestión ante las demás autoridades.
En los informes, de los cuales tiene copia La Nación, dicho órgano advirtió sobre posibles inconsistencias documentales originadas en la Dirección del Plan de Innovación, responsable del ERP-SAP, y cuestionó decisiones unilaterales de esa área por sus eventuales efectos graves para la institución y la población asegurada.
“A hoy (22 de mayo), no existe evidencia funcional documentada que permita afirmar que el sistema cumple igual o mejor que la operación actual”, se detalla en el documento.
“En otras palabras, se trata de riesgos con impacto en: la vida y seguridad de los pacientes, continuidad del abastecimiento de medicamentos e insumos, la legalidad de las compras y contratos, y la sostenibilidad operativa y contable de la institución”, agrega.
La Nación consultó a la Dirección del Plan de Innovación sobre las inconsistencias señaladas por la DABS y por la decisión de mantener la puesta en marcha del ERP-SAP pese a las advertencias. Al cierre de edición, la gestión estaba en trámite.
Además, desde el 1.º de octubre del 2025 este diario solicitó una entrevista presencial con Héctor Arias, director del Plan de Innovación, gestión que se reiteró en tres ocasiones sin respuesta. El 4 de febrero se volvió a pedir el encuentro, por cuarta vez, sin que hasta ahora se haya confirmado disposición ni agenda.
Dirección señala al área responsable del ERP-SAP
En los oficios citados, la Dirección de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios lanzó una crítica contundente contra la Dirección del Plan de Innovación al advertir que adoptó cambios discrecionales, sin aval de las áreas funcionales, que alteraron el diseño institucional aprobado del ERP-SAP, recortaron funciones clave y abrieron brechas operativas que comprometieron procesos logísticos críticos.
Entre los señalamientos figuran la sustitución de módulos sin validación funcional, la exclusión de sistemas sin reemplazo en el ERP-SAP, la certificación de transferencias de conocimiento sin concluir componentes esenciales y la suspensión de pruebas sin ejecutar escenarios integrales de inicio a fin.
Todo lo anterior derivó en la generación de riesgos clave que podían materializarse, entre ellos:
- Desabastecimiento clínico crítico.
- Distribución y despacho inadecuado de medicamentos en ALDI y centros médicos.
- Pérdida de trazabilidad por lote y vencimiento de fármacos.
- Ejecuciones contractuales inválidas.
- Incumplimiento de normativas contables y financieras.
- Fallos en la continuidad operativa institucional.
- Responsabilidad institucional por daños a pacientes y proveedores.
- Pérdida de gobernanza y control institucional.
En ese sentido, la Dirección de Aprovisionamiento señaló que “cualquier afirmación de que ‘el sistema está listo’ no tiene respaldo técnico ni funcional verificable”.
“Como ha sido la característica de la Dirección del Plan de Innovación en el último periodo, el oficio GG-PIMG-0995-2025 presenta una narrativa de cumplimiento total que no es congruente con lo documentado por los equipos técnicos de esta Gerencia, toda vez que ni las pruebas SAP, de controles de cambios y elementos estratégicos y operativos críticos definidos desde diciembre 2024 y ni las de interfaces han sido satisfactorias ni concluyentes para gestionar riesgos y continuidad de negocio”.
— Dirección de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios, Gerencia de Logística, CCSS.
Advertencias se cumplieron
Varias de las alertas señaladas por la DABS se materializaron. El 5 de setiembre, por ejemplo, la Gerencia Médica informó a Héctor Arias, mediante el oficio GM-DDSS-2152-2025, sobre miles de medicamentos retenidos por datos desactualizados, duplicados o incompletos, además de errores en lotes y fechas de vencimiento.
Estas fallas, provocadas tras la implementación del ERP-SAP, impidieron gestionar de forma automatizada las solicitudes y recepciones desde el Almacén de Almacenamiento y Distribución (ALDI), y obligaron a los centros de salud a reforzar controles manuales para sostener la operación y documentar la recepción, traslado y despacho de fármacos.
Dicha situación provocó, según precisó la Gerencia Médica, sobrecarga laboral y atrasos en el despacho y la entrega de medicamentos a la población asegurada.
La Auditoría Interna de la CCSS también alertó que el nuevo sistema contable ha provocado desabastecimiento de fármacos para pacientes con enfermedades crónicas y agudas.
En el informe AD-ASALUD-0110-2025, del 3 de diciembre anterior, se consignó que al 31 de octubre del 2025 existían 3,4 millones de recetas clasificadas como “medicamento no disponible”, sin claridad sobre su regularización tras la implementación del ERP-SAP.
Entre los fármacos afectados figuran tratamientos para padecimientos crónicos, como insulina y metformina, así como analgésicos y medicamentos gastrointestinales, entre ellos omeprazol, tramadol y diclofenaco.
También se reportaron fallas en la facturación a proveedores. La CCSS recibió reclamos por impagos millonarios, tanto de empresas de seguridad como de suplidores de alimentos para pacientes, entre ellos Dos Pinos.
‘No es el sistema institucional que merecen los funcionarios ni las personas usuarias’
La Dirección de Aprovisionamiento indicó que, ante las alertas emitidas, requirió explicaciones al Plan de Innovación en varias ocasiones, al advertir que las fallas del ERP-SAP derivaban en inconsistencias, pérdidas financieras y riesgos para la vida de los pacientes.
“Creemos en la solución que filosóficamente abriga el ERP y los objetivos comunes que lo habilitaron, pero no creemos en la capacidad actual de responder a ellos, porque la evidencia es absolutamente contraria al discurso que promueve el Plan de Innovación y que, incansablemente descarga en oficios que no logran congruencia entre sí”, señala la DABS.
“Eso no es el sistema institucional que la transparencia, la eficiencia y la calidad de los procesos y los servicios merecen los funcionarios de la Caja ni las personas usuarias que, a partir del 2 de junio nos imponen”, agrega.