Hospitales y clínicas de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) tienen pendientes de pago millones en facturas a Dos Pinos desde febrero, debido a atrasos y fallas asociadas a su nuevo sistema contable.
Esta situación llevó a la cooperativa a solicitar con urgencia la revisión y cancelación de los montos adeudados para finales de este mes de setiembre.
La Gerencia Financiera de la CCSS confirmó que hay un pendiente de pago de más de ¢200 millones.
Dos Pinos es proveedor de productos lácteos, embutidos y carne de res y cerdo.
Correos de alerta
En dos correos electrónicos enviados el 18 de setiembre, a los que tuvo acceso La Nación, dos empleadas del área de cobro de Dos Pinos manifestaron su preocupación a las autoridades de la Caja por la situación de algunos hospitales y clínicas.
En los correos, se señalan atrasos con facturas superiores a ocho meses, pese a que el plazo de crédito establecido para cancelarlas es de 30 días.
En estas comunicaciones, se indica que la cooperativa tuvo comunicación constante con el Área de Tesorería General, donde se les aseguró que los pagos están al día, y que el único compromiso pendiente corresponde al viernes 19 de setiembre.
No obstante, las empleadas de Dos Pinos señalaron la existencia de facturas de febrero, marzo, abril, mayo y junio que aún no han sido canceladas. Esta discrepancia generó, según afirmaron, alertas en el sistema de crédito de la cooperativa y puso en riesgo la estabilidad del historial crediticio.
Las funcionarias atribuyen la situación a la implementación del nuevo sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), desarrollado por SAP y activado el 2 de junio pasado.
Este sistema centralizó en la Administración Central de la CCSS todos los procesos de facturación, pagos a proveedores e incapacidades, que anteriormente se realizaban de manera descentralizada.
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Desde su entrada en vigencia, sin embargo, se han registrado errores en la descarga de recetas y su registro en el perfil de cada paciente, pérdida de control sobre las existencias y cantidades reales, así como fallas en la trazabilidad de fármacos y en la contabilidad financiera de la institución, incluyendo pagos a proveedores.
La cooperativa pidió a la CCSS que efectuara los pagos antes del 30 de setiembre, a fin de evitar la interrupción del suministro de productos y un posible desabastecimiento a partir de octubre.
Ante las consultas de La Nación sobre los correos enviados, Dos Pinos indicó que, en cumplimiento de la Ley General de Contratación Pública, no podía compartir información sobre facturación ni condiciones de pago con la Caja.
No obstante, aseguraron mantener su compromiso con la continuidad del abastecimiento y la colaboración institucional.
Pagos en proceso
El gerente financiero de la Caja, Gustavo Picado, confirmó a este diario que la institución pagó a Dos Pinos, en las últimas semanas, 1.302 facturas pendientes por ¢457 millones.
Agregó que están en proceso de liquidar 454 facturas más por ¢208 millones.
“Aunque la situación no se ha normalizado totalmente, la institución continúa llevando a cabo múltiples acciones y estrategias para cumplir con el pago de sus proveedores de manera oportuna”, comentó el jerarca.
Entre los hospitales y áreas de salud que Dos Pinos señaló con facturas pendientes se encuentran el Hospital Max Peralta, el Hospital Monseñor Sanabria, el Hospital San Juan de Dios, el Hospital Nacional de Niños, el Hospital Calderón Guardia, el Hospital Psiquiátrico, el Hospital Blanco Cervantes, el Hospital Tony Facio, y otros 20 centros más.
¿Qué hay detrás del retraso?
Gustavo Picado explicó a este diario que los retrasos en los pagos a proveedores se deben principalmente a la adaptación al nuevo sistema ERP-SAP y a la curva de aprendizaje de las unidades locales.
A diferencia del esquema anterior, el jerarca señaló que cada hospital o área de salud debe generar una cuenta por pagar asociada a la factura electrónica del servicio, la cual queda registrada de inmediato en el sistema central.
Para procesar el pago, es necesario enviar la factura junto con la orden de pago a Tesorería, lo que permite verificar la información y ejecutar los desembolsos de manera más ágil.
Picado señaló que errores en el registro, reservas presupuestarias no liberadas y permisos incompletos a funcionarios encargados han generado demoras y duplicidades.
“Varios están aprendiendo del sistema. No necesariamente la persona que tiene la tarea, puede ser que tenga el perfil o los permisos para llevar a cabo una acción. Eso es parte de los ajustes que el sistema requiere. A veces se le da un perfil a una persona, pero no se dan los permisos para poder ejecutar una transacción”.
— Gustavo Picado, gerente financiero de la CCSS.
En algunos casos, los centros autorizados pueden realizar cargas masivas de facturas, mientras que otras deben ingresarse de forma individual, lo que mantiene un número importante de pagos pendientes.
Por ejemplo, según indicó Olger Sánchez, auditor interno de la CCSS, durante la sesión 9543 de Junta Directiva, el 21 de agosto, al 14 de ese mes se contabilizaban 13.787 facturas pendientes de atención.
No obstante, Picado afirmó que, una vez superados estos inconvenientes, el ERP-SAP permitirá un control más eficiente de los pagos, mayor visibilidad sobre montos y proveedores, y mejor planificación de los desembolsos frente al modelo anterior.
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