Pese a que las presas son un problema vial en el país, no todas se originan en las carreteras. La Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) reporta, en los últimos meses, miles de medicamentos retenidos por atrasos derivados de su nuevo sistema contable, lo cual demora la entrega a los pacientes.
Al 5 de setiembre, la institución contabilizaba 10.033 medicamentos pendientes de registrar en la nueva plataforma y de entregar a los asegurados en 91 farmacias en todo el país. Dichos tratamientos corresponden a recetas de junio y julio.
Entre un mes y otro, la Caja pasó de acumular un pendiente de 1.958 fármacos a sumar 8.075 adicionales.
El problema se originó por registros tardíos, incompletos o con errores, derivados de la implementación del sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) desarrollado por la empresa SAP.
Estas fallas impiden actualizar el inventario, lo que retrasa la descarga de recetas y su registro en el perfil de cada paciente. Esto provoca pérdida de control sobre las existencias, las cantidades reales y, sobre todo, sobre las personas a quienes se entregaron los medicamentos.
Así consta en el oficio GM-DDSS-2152-2025, del 5 de setiembre, que fue remitido por Ana Jéssica Navarro, directora de Desarrollo de Servicios de Salud, a Héctor Rubén Arias Mora, director del Plan de Innovación de la Caja, área responsable del ERP-SAP. La Nación tiene copia del documento.
El nuevo sistema comenzó a operar el 30 de mayo y concentró en la Administración Central de la CCSS todos los procesos de facturación, pagos a proveedores e incapacidades, que anteriormente se ejecutaban de forma descentralizada dentro de la institución.
Desde su implementación se han presentado múltiples incidentes y atrasos en la carga de pedidos y extrapedidos de medicamentos, según detallan los oficios GF-DFC-1739-2025, GF-DFC-1805-2025 y GF-DFC-1911-2025, fechados el 11 y 25 de agosto, así como el 3 de setiembre, a los cuales tuvo acceso La Nación.
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En el oficio más reciente, Navarro advierte de que los problemas incluyen datos desactualizados, duplicados e incompletos, así como errores en lotes y fechas de vencimiento.
La directora agregó que estas fallas en el proceso de carga limitan la liberación oportuna de los productos por lote y fecha de vencimiento, lo que repercute en la disponibilidad de los códigos entregados en cada establecimiento de salud.
Además, reclama que, pese a las reiteradas consultas enviadas a la Dirección del Plan de Innovación para obtener información sobre los pendientes de carga y la fecha estimada de resolución, la instancia no ha proporcionado los datos correspondientes por mes ni ha señalado las acciones necesarias para actualizar la información.
“Esta situación, ha generado la carga incompleta, inoportuna y en algunas ocasiones con errores en las cantidades y fechas de vencimiento de los códigos”.
— Oficio GM-DDSS-2152-2025.
Lo anterior impacta directamente, según afirmó Navarro, el registro contable de los movimientos requeridos para generar los estados financieros de la institución.
Según el documento, las medicinas pendientes de registro corresponden a centros médicos de las siete regiones y a hospitales nacionales, tanto generales como especializados. Las zonas con mayor acumulación son: Central Sur, Chorotega, Huetar Norte y Central Norte.
El pasado 6 de setiembre, La Nación informó de que, por fallas en el ERP-SAP, la Caja mantiene pendiente el pago de facturas por ¢170.000 millones en medicinas y suministros a hospitales, clínicas y áreas de salud de todo el país. La situación impacta el inventario institucional y dificulta la entrega de fármacos y la prestación de servicios a los asegurados.
Este diario envió, desde el miércoles 10 de setiembre, consultas a la Caja sobre su plan de acción y los plazos para regularizar la entrega de medicamentos, así como sobre las soluciones aplicadas y por implementar ante los incidentes detectados en el ERP-SAP.
También se solicitó información sobre medidas para evitar que la sobrecarga laboral afecte la atención y si existe un promedio estimado de atraso en la entrega de fármacos. Al cierre de edición, la respuesta seguía en trámite.
Registros manuales para compensar fallas en sistema
En el oficio enviado el 5 de setiembre a la Dirección del Plan de Innovación, la directora Ana Jéssica Navarro advierte de que, por errores en el ERP-SAP, no es posible gestionar de forma automatizada las solicitudes y recepción de medicamentos del Almacén de Almacenamiento y Distribución (ALDI).
Esto obligó a las sedes a reforzar los controles manuales para sostener la operación y respaldar documentalmente las tareas ligadas a la recepción de insumos, su traslado a la farmacia y el despacho de recetas a los pacientes.
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“Los retrasos sostenidos en estas tareas, evidenciados durante la implementación del sistema SAP-ERP han generado afectaciones operativas significativas, incluyendo la generación de datos incompletos, datos erróneos, la necesidad de ejecutar actividades adicionales de verificación y registro manual de solicitudes”, señala el documento.
El oficio también indica que estas condiciones han tenido repercusiones directas en el entorno laboral, por la sobrecarga, incertidumbre y fatiga de los funcionarios de distintos centros de salud.
Asimismo, advierte de que los datos desactualizados sobre existencias derivan en atrasos contables que impactan la generación de cifras para los estados financieros.
Esta situación fue reconocida durante la sesión extraordinaria N.° 9543 de Junta Directiva, celebrada el 21 de agosto, donde los jerarcas advirtieron que los funcionarios en distintas sedes habían recurrido a controles manuales para sopesar las fallas del sistema.
Pese a ello, ante consultas previas, la CCSS afirmó a La Nación que mantiene múltiples esfuerzos para preservar la trazabilidad de los medicamentos desde su origen hasta su destino, según la bodega y el servicio parametrizado en ERP-SAP, garantizando la correspondencia entre cantidad y lote despachado.
Asimismo, descartó que el sistema provoque pérdida de datos de inventario y aclaró que el riesgo de sustracción o uso indebido de los medicamentos, derivado de la falta de controles, va más allá de cualquier sistema de información, ya que depende también de la ética de las personas que manejan físicamente estos productos.
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Estados financieros e informe de auditoría encienden alarmas
Durante esta sesión, los directivos señalaron cuatro medidas para mitigar los fallos del ERP-SAP: garantizar el pago a proveedores e incapacidades, abandonar esquemas contingentes, restablecer el flujo de inventarios y asegurar la operación de las interfases.
No obstante, para esa fecha el avance era de solo un 40%, frente al 85% proyectado. Una de las áreas con mayor rezago correspondía al cierre financiero de junio, cuyo cumplimiento alcanzaba apenas un 13% del 88% previsto.
El gerente Financiero de la entidad, Gustavo Picado, manifestó su preocupación por la elaboración de los estados financieros, pues, según explicó, la falta de una trazabilidad adecuada impide a la institución contar con bases sólidas para formular su presupuesto.
Adicionalmente, el auditor interno, Olger Sánchez, presentó el Informe sobre la salida en vivo del ERP en la CCSS, elaborado entre el 24 de julio y el 14 de agosto, que confirma la existencia de un riesgo respecto a la formulación de los estados financieros.
“Los estados financieros tienen un riesgo de que entonces se vaya a emitir información que no sea oportuna, que no sea confiable y que no sea exacta”, manifestó Sánchez durante la sesión.
El auditor también destacó que persistían inconsistencias en los registros contables, las cantidades, la codificación y la trazabilidad de los medicamentos, lo que compromete la confiabilidad de la información financiera, el control de existencias y la gestión eficiente de los inventarios.
Asimismo, reconoció un desfase entre las existencias físicas y los registros digitales, así como incertidumbre sobre las medidas de contingencia aplicadas en los centros para garantizar la continuidad en el despacho de medicamentos a los pacientes.
Oficios ERP-SAP.pdf