La Contraloría General de la República (CGR) confirmó que mantiene una investigación en curso sobre la implementación del ERP-SAP, el nuevo sistema contable de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS).
Dicho sistema ha provocado múltiples fallas reportadas en centros médicos, descontrol en el inventario de medicamentos y millonarios atrasos en los pagos a proveedores desde su puesta en marcha.
“La Contraloría General de la República se encuentra realizando una investigación acerca del proceso de implementación del sistema ERP en la CCSS”, afirmó el Área de Fiscalización para el Desarrollo del Bienestar Social de la CGR, ante consultas de La Nación.
El órgano fiscalizador indicó que, al tratarse de una investigación en curso, no es posible brindar información adicional por el momento.
El sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP-SAP) entró en vigencia el 2 de junio pasado. Su propósito era concentrar en la Administración Central de la CCSS todos los procesos de facturación y pagos a proveedores e incapacidades, los cuales se realizaban de manera descentralizada.
No obstante, el ERP-SAP ha presentado múltiples inconsistencias desde su implementación.
Entre ellas destacan fallas en la descarga de recetas y en su registro en los perfiles de los pacientes, además de la pérdida de control sobre las existencias reales de medicamentos, lo que incrementa el riesgo de desabastecimiento en las farmacias del país.
También se reportaron atrasos en los pagos a proveedores de medicinas y suministros médicos, debido a la imposibilidad de procesar la acumulación de facturas pendientes.
Asimismo, se denunció la pérdida de trazabilidad de fármacos como fentanilo y morfina, así como inconsistencias en la contabilidad financiera de la institución, ya que la falta de control sobre los ingresos y egresos de medicamentos impide reflejar su movimiento con precisión en los estados financieros.
Estas advertencias vinieron de diversas áreas de la Caja, como la Dirección Financiera Contable, la Dirección de Desarrollo de Servicios de Salud y la propia Auditoría Interna, y algunas, incluso, datan de diciembre del 2024, seis meses antes de la entrada en vigencia del sistema.
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‘Proceso de estabilización’
Héctor Arias, director del Plan de Innovación —área encargada de implementar el ERP-SAP—, aseguró a La Nación que el sistema no ha presentado fallas que comprometan su funcionamiento.
Según explicó, las inconsistencias reportadas corresponden al proceso de “estabilización” entre los diferentes sistemas.
“En cuanto al funcionamiento del sistema, es preciso señalar que el ERP ha operado de forma continua desde su salida en vivo, sin presentarse fallas que hayan implicado su inoperatividad total”, afirmó Arias.
“Lo anterior forma parte del proceso de estabilización para este tipo de sistemas, donde gradualmente se va madurando a nivel de uso y flujos de datos”, agregó.
El jerarca precisó, además, que no existe incompatibilidad entre el nuevo sistema contable y los sistemas locales de la Caja, pues ambos se integran mediante una interfaz de transferencia y carga de datos, aprobada y validada por los equipos técnicos.
No obstante, reconoció que durante este proceso se deben realizar ajustes y análisis, propios de la etapa en que se optimiza el desempeño del sistema y su interacción con los sistemas anteriores.
“Cabe aclarar que no se trata de una incompatibilidad entre los sistemas, sino que los sistemas legados se integran al ERP-SAP por medio de una interfaz de transferencia y carga de datos”.
— Héctor Arias, director Plan de Innovación.
Asimismo, respecto a las críticas sobre una supuesta falta de capacitación al personal, Arias rechazó esa versión.
“En cuanto a la capacitación del personal, se recalca que la afirmación no es correcta por cuanto se ha desarrollado y ejecutado un plan de capacitación permanente a nivel nacional, abarcando los distintos aspectos necesarios para garantizar el correcto uso y operatividad del sistema ERP-SAP, debidamente documentado”, afirmó.
Pese a las declaraciones del jerarca, la Dirección de Desarrollo de Servicios de Salud, mediante el oficio GM-DDSS-2299-2025 del 19 de setiembre pasado, del que tiene copia La Nación, informó a la Gerencia Médica de que la puesta en marcha del ERP-SAP se realizó sin haber completado las pruebas integrales entre sistemas, lo que provocó una disrupción significativa en la operativa de los almacenes locales de medicamentos.
Asimismo, a través del oficio GF-DFC-1739-2025 del 11 de agosto anterior, la Dirección Financiero Contable advirtió al Plan de Innovación sobre los problemas en los pagos a proveedores. Para ese momento, el monto pendiente de registrarse en el ERP-SAP superaba los ¢110 millones correspondientes a los meses de junio y julio.
Entre las causas señaladas, la Dirección Financiero Contable destacó la falta de personal capacitado para atender los nuevos procesos, así como las dificultades propias de la transición y la fase de estabilización del sistema.
Unión Médica: problemas pudieron evitarse
Janice Sandí, presidenta de la Unión Médica Nacional, reconoció a La Nación que el sistema ERP se utiliza con éxito en diferentes países y que su implementación en la Caja buscaba modernizar la gestión institucional, al aportar mayor claridad y transparencia en procesos que hoy resultan difíciles de supervisar.
No obstante, señaló que los inconvenientes surgieron durante la ejecución del proyecto.
“Otra cosa es la implementación, y aquí es donde sí hemos tenido problemas —problemas supremamente graves— que se pudieron haber evitado si se hubiera puesto, por ejemplo, a un funcionario experto en ERP en cada uno de los centros esenciales para que el sistema operara”, afirmó Sandí.
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La presidenta de la gremial explicó que no se logró “hacer un empate” adecuado entre los sistemas que ya operaban en la institución y el nuevo ERP. Además, aseguró que no se capacitó correctamente a los funcionarios encargados de la toma de decisiones ni a quienes debían utilizarlo en su labor diaria.
“Yo te puedo poner el mejor sistema del mundo, pero si no te enseño a manejarlo de la manera adecuada, todo te va a implosionar, y eso fue lo que sucedió aquí”, reflexionó.
Sandí destacó que la CCSS cuenta con personal altamente capacitado para adaptarse a un sistema como el ERP, pero señaló que era necesaria una preparación completa y continua antes de su puesta en marcha, lo cual no ocurrió.
“No se proyectaron todos los pasos para que la implementación fuera exitosa. La preparación no fue suficiente para la gente”, agregó.
“La cosa va avanzando a golpes, y no es correcto; no es la forma en la cual la administración activa debió hacer las cosas”.
— Janice Sandí, presidenta de la Unión Médica Nacional.