La Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) enfrenta el riesgo de un posible desabastecimiento de medicamentos para pacientes debido a atrasos y fallas derivadas de su nuevo sistema contable.
En el informe de la Auditoría Interna de la Caja, AD-AFINPE-0050-2025, del 24 de junio y firmado por el auditor Olger Sánchez, se alerta a las distintas gerencias y niveles jerárquicos de la institución sobre un riesgo de desabastecimiento en más de 36 productos médicos en el país, pero no detalla cuáles.
El documento, del cual La Nación tiene copia, atribuye el desfase a una posible omisión de la institución durante la implementación del sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), desarrollado por la empresa SAP.
“Considerando que según el informe preliminar existe más de 36 productos en riesgo de abastecimiento, es responsabilidad de nuestra Dirección (de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios) tomar las medidas pertinentes a fin de evitar que se materialicen riesgos asociados a la operación”, señala el oficio GL-DABS-0979-2025 del 3 de junio, citado por la Auditoría.
“Así las cosas y tras evaluar cuidadosamente las consecuencias de una posible conducta omisiva por parte de la administración, se ha determinado que es necesario adoptar medidas contingenciales para prevenir un daño mayor, como el desabastecimiento de productos esenciales para la atención en salud,” agrega.
El sistema ERP-SAP centralizó en la Administración Central de la CCSS todos los procesos de facturación, pagos a proveedores e incapacidades, que anteriormente se ejecutaban de manera descentralizada.
Sin embargo, desde su entrada en vigencia el 2 de junio pasado, se han registrado errores en la descarga de recetas y su registro en el perfil de cada paciente, pérdida de control sobre las existencias y cantidades reales, y, principalmente, sobre los beneficiarios de los medicamentos.
El sistema también reporta fallas en la trazabilidad de fármacos como fentanilo y morfina; y la contabilidad financiera de la institución, como el pago a proveedores.
En relación con el desabastecimiento, específicamente, el 5 de junio, la Dirección de Desarrollo de Servicios de Salud señaló que la falta de habilitación de módulos clave, como el IM (gestión de inventario y movimientos internos), limitaba la recepción de pedidos de medicamentos.
Esta situación generó una débil articulación de medidas de contingencia, lo que obligó a implementar procesos manuales que afectan la calidad de la información, aumentan la carga operativa y elevan los riesgos en la trazabilidad y el ciclo de uso de los fármacos.
“Esta decisión (realizar la recepción manual y documental de los medicamentos) adoptada por la Dirección Plan de Innovación impacta de manera negativa la prestación de los servicios y a pesar de que en repetidas ocasiones se advirtió la importancia de ver el proceso de prestación de manera integral y articulado con todos los actores involucrados”.
— Gerencia Médica de la CCSS, 5 de junio
La Nación consultó a la CCSS, desde el 22 de setiembre, cuántos medicamentos presentan retrasos a causa del sistema ERP-SAP, cuáles son los fármacos afectados y si ya existen problemas en la entrega oportuna de tratamientos esenciales para la atención en salud. Sin embargo, al cierre de edición la consulta se encontraba en trámite.
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Mecanismos alternativos
Mediante el oficio GG-PIMG-1191-2025, del 12 de junio de 2025, la Dirección Plan de Innovación, encargada del sistema ERP-SAP, informó de que se aplicaron medidas de contingencia definidas por la Gerencia Logística, las cuales se mantenían vigentes a finales de junio y permitieron sostener el abastecimiento mediante mecanismos alternos en proveedurías y farmacias.
No obstante, la Auditoría advirtió sobre una afectación operativa, tras la entrada en funcionamiento del ERP-SAP, en 134 farmacias de la Caja en el país, desde hospitales, clínicas y áreas de salud.
De 88 farmacias consultadas por la Auditoría, entre el 19 y 23 de junio, el 86% reportó inventarios de medicamentos desactualizados y el 72% reconoció riesgo de desabastecimiento.
Asimismo, el 99% (87 farmacias) indicó duplicidad de datos con la salida en vivo del sistema, situación que en 84 unidades aún no estaba resuelta al cierre de la encuesta.
Paralelamente, 79 farmacias manifestaron que el Almacén General (ALDI) desconoce las existencias reales de medicamentos.
“La institución adoptó, como parte de las estrategias la implementación del sistema ERP-SAP a partir del 2 de junio del 2025, sin embargo, este no nos ha sido de utilidad y nos ha generado dificultades considerando que existen problemas o inconsistencias al momento de cargar existencias, generar traslados entre unidades sea esto a nivel de la Red de atención, así como en el propio establecimiento de salud”.
— Dr. Federico Jiménez, jefatura de Farmacia del Hospital México
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Caja ignoró múltiples alertas
Para dimensionar la magnitud del problema, la Auditoría remite a las autoridades de la CCSS a varios antecedentes donde se emitieron alertas sobre las fallas en el sistema.
El primero, fechado el 20 de diciembre de 2024, corresponde al oficio GM-DDSS-1652-2024, dirigido a la Gerencia Médica, en el que se indica que la prueba para el envío de movimientos contables realizados en ERP-SAP no fue exitosa, ya que de 24 registros, solo uno resultó correcto.
Esto fue comunicado a la Dirección Plan de Innovación, encargada del sistema, el 6 de enero de este año.
Posteriormente, el 31 de marzo de 2025, mediante el oficio GM-DDSS-0663-2025, la Dirección de Desarrollo de Servicios de Salud informó a la Dirección del Plan de Innovación sobre los pendientes críticos en la integración del Sistema Integrado de Farmacias (SIFA) con SAP-ERP.
Entre ellos se destacaron la falta de un catálogo actualizado, la ausencia de pruebas conjuntas con la Dirección Financiero-Contable, la necesidad de una demostración completa de los módulos SAP para farmacia, la conciliación de saldos y la actualización en tiempo real de los movimientos.
Luego el 22 y 30 de mayo, la Dirección de Desarrollo de Servicios de Salud señaló discrepancias en lotes, inventarios desactualizados, falta de reportes financieros, problemas de capacitación, riesgos en la homologación del catálogo, poca claridad en la migración de saldos, ausencia de procesos de conciliación contable y carencia de un plan de contingencia validado.
Así consta en los oficios GM-DDSS-1083-2025 y GM-DDSS-1156-2025.
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El mismo 30 de mayo, además, se advirtió a la Gerencia Médica que estas deficiencias podían afectar la trazabilidad, la integridad de los datos y la continuidad de los servicios farmacéuticos institucionales.
También se indicó que la conexión de la interfaz representaba un riesgo para la consistencia de la información y no contemplaba la operatividad de los servicios durante los fines de semana.
Como consecuencia de estas inconsistencias y los procesos manuales, en julio de 2025, el oficio GM-DDSS-2299-2025 reportó irregularidades en la trazabilidad de los medicamentos fentanilo y morfina, ya que las facturas registradas en SIFA no coincidían con las fechas de recepción física ni con los números de factura en SAP-ERP.
Este diario consultó además a la CCSS por qué se avanzó con la implementación del nuevo sistema, pese a que antes de su entrada en vigencia se habían señalado fallas técnicas en las pruebas y riesgos asociados a su operación. Al cierre de edición, también se esperaba la respuesta.
