La Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) desembolsó $1,9 millones a la empresa responsable del lanzamiento y puesta en marcha del nuevo sistema contable de la institución, pese a las múltiples fallas reportadas en centros médicos, el descontrol en el inventario de medicamentos, y los millonarios atrasos en el pago a proveedores después de su implementación.
El sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP-SAP) entró en vigencia el 2 de junio pasado. Su propósito era concentrar en la Administración Central de la CCSS todos los procesos de facturación y pagos a proveedores e incapacidades, los cuales se realizaban de manera descentralizada.
No obstante, el ERP-SAP ha presentado diversas inconsistencias desde su puesta en marcha:
― Fallas en la descarga de recetas y su registro en los perfiles de los pacientes, así como pérdida de control sobre las existencias reales de medicamentos y riesgo de desabastecimiento de medicinas en las farmacias del país y de productos básicos, como papel higiénico o toallas.
― Atrasos en pagos a proveedores de medicinas y suministros médicos por incapacidad para tramitar la “presa” de facturas pendientes de pago.
― Pérdida de trazabilidad de fármacos como fentanilo y morfina, así como en la contabilidad financiera de la institución, incluyendo el pago a proveedores.
Diversas áreas de la Caja, como la Dirección Financiero Contable, la Dirección de Desarrollo de Servicios de Salud y la propia Auditoría Interna, emitieron advertencias sobre estas fallas en distintos momentos, incluyendo señalamientos que datan de diciembre del 2024, seis meses antes de la entrada en vigencia del sistema.
Pese a estas deficiencias, el 4 de agosto pasado, Héctor Arias Mora, director del Plan de Innovación de la CCSS, área responsable del ERP, recomendó aprobar la entrega del desarrollo correspondiente al inicio de operaciones y puesta en marcha del sistema, bajo la responsabilidad de la empresa Qintess (antes conocida como Inetum).
Así se consigna en el oficio GG-PIMG-1527-2025, fechado ese mismo día y firmado digitalmente por el jerarca, en el cual permitió el pago de $1,9 millones. La Nación posee copia de este documento.
Qintess confirmó a este diario que el pago se efectuó el 14 de agosto pasado.
Desde el miércoles 1.º de octubre, este medio consultó a la Dirección Plan de Innovación sobre los motivos por los que se aprobó el entregable, pese a los reportes sobre fallas registradas desde la implementación del sistema. Al cierre de edición, la consulta permanecía en trámite.
Qintess debía reportar fallas graves en el ERP
La CCSS inició, en el 2018, el proceso de contratación para adquirir e implementar el sistema ERP-SAP, mediante la licitación pública N.° 2018LN-000008-5101.
En el contrato de adjudicación, la institución asignó a Qintess dos procesos vinculados al desarrollo del sistema: el primero correspondía a los entregables 27 y 45, denominados “Inicio de Operaciones y Go Live”; y el segundo, el entregable 28, relativo al “Primer cierre contable”.
Ambos procesos fueron adjudicados y formalizados mediante firma digital por Héctor Arias, en calidad de director de Planificación e Innovación, y por Alberto Quirós Gutiérrez, presidente de Qintess y representante legal del consorcio integral del ERP, según consta en el contrato N.° 2020-09.
En el marco del primer entregable, la empresa debía poner en marcha el ERP-SAP, supervisar y atender las incidencias que surgieran, reportar fallas graves que obligaran a detener la implementación e identificar riesgos que comprometieran la continuidad de las operaciones, entre otras responsabilidades.
Bajo ese entendimiento, el 30 de julio pasado, Qintess remitió a la cuenta de correo electrónico del Plan de Innovación la documentación final correspondiente al entregable “E27-E45 Inicio de Operaciones y Puesta en Marcha” del ERP y, posteriormente, envió la factura de cobro a la CCSS.
Esta incluía un informe del segundo día de operaciones, un resumen de la primera semana, un reporte del primer mes y una medición de tiempos del mismo periodo.
No obstante, pese a los reiterados oficios sobre las fallas en el ERP-SAP, enviados a la Gerencia Médica y a la Dirección del Plan de Innovación por diversas áreas de la CCSS, los informes de Qintess fueron recibidos y aprobados por Héctor Arias.
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Empresa afirma que incidentes son ‘mínimos’
Ante consultas de La Nación, la empresa Qintess aseguró que ha cumplido de manera estricta con los entregables establecidos, los cuales fueron validados y recibidos formalmente por la Caja mediante sus procesos de revisión técnica y financiera.
“Como ocurre en toda transformación de gran escala, la CCSS se encuentra en la fase de estabilización de la implementación (...). En este contexto, Qintess ha acompañado a la institución con soporte especializado, documentando y atendiendo cada situación reportada”, señaló la compañía por escrito.
“Los registros de operación confirman que los incidentes atribuibles al software son mínimos, menos de cinco al mes, mientras que la mayoría corresponden a ajustes funcionales o evolutivos solicitados por la CCSS, propios de una organización que adapta un nuevo modelo de gestión”, agregó.
Según la empresa, el ERP-SAP ya ofrece beneficios “concretos y verificables”, como la unificación de inventarios físicos y contables con trazabilidad por lote y fecha de vencimiento, así como el control presupuestario y de costos en tiempo real.
También, según asegura, permite el costeo transversal de bienes y servicios, lo cual facilita conocer con precisión los gastos operativos de cada área, y la estandarización de procesos financieros y logísticos, con segregación de funciones y auditoría integrada.
Una única observación
El acta de revisión y aprobación de los entregables, de la cual este diario posee copia, incluye distintos requerimientos contractuales que la institución debía evaluar para determinar si Qintess los había cumplido. En todo el documento se registró una sola observación.
Dicha anotación se refiere a la atención de incidencias que debía contemplar el plan de operaciones elaborado por el proveedor, mediante la habilitación de una mesa de ayuda. La Caja indicó que en la entrega final no se incluía ningún apartado sobre los casos de la mesa, sino únicamente las conclusiones generales.
Aparte de este comentario, la institución no emitió ninguna realimentación ni observación que requiriera corrección final por parte de la empresa y aceptó su entrega.
No obstante, en el acta también existían requerimientos como la identificación de riesgos para la continuidad de la operación del ERP, el reporte de errores de usuarios y transacciones, y la responsabilidad que tenía la empresa de alertar si era necesario abortar la implementación por fallas graves.
Para estos campos, la institución marcó las casillas de aceptación y no realizó ninguna anotación.
La Nación consultó sobre la ausencia de observaciones y la decisión de no suspender el sistema ante las advertencias sobre problemas graves. Asimismo, se solicitó aclaración respecto a la falta de observaciones sobre deficiencias en contabilidad y trazabilidad financiera. Sin embargo, no se recibieron respuestas antes del cierre de esta información.
Al momento en que se dio el visto bueno para la recepción del entregable, ya se habían recibido diversos reportes sobre inconsistencias en el ERP-SAP. Por ejemplo, en diciembre del 2024 se informó de que la prueba de envío de movimientos contables no fue exitosa, ya que de 24 registros, solo uno resultó correcto.
El 31 de marzo del 2025 se advirtió sobre pendientes “críticos” en la fusión del Sistema Integrado de Farmacia (SIFA) con ERP-SAP. Entre ellos se destacaron catálogos desactualizados, la necesidad de una demostración completa de los módulos SAP para farmacia y fallas en la actualización en tiempo real de los movimientos.
Posteriormente, los días 22 y 30 de mayo del 2025, se señalaron discrepancias en lotes, inventarios desactualizados, reportes financieros incompletos, problemas de capacitación, migración de datos poco clara y un plan de contingencia no validado.
Además, se advirtió de que estas deficiencias podían afectar la trazabilidad, la integridad de los datos y la continuidad de los servicios farmacéuticos de la institución.
Así consta en los oficios GM-DDSS-1652-2024, GM-DDSS-0663-2025, GM-DDSS-1083-2025 y GM-DDSS-1156-2025 respectivamente.
En cuanto al componente financiero revisado sobre lo entregado por la empresa, la CCSS tampoco emitió comentarios, aunque la Dirección Financiero Contable había alertado sobre facturas no incluidas, problemas en el cierre contable de junio, asuntos críticos en los inventarios y en la trazabilidad contable de los medicamentos, entre otros puntos relacionados con el ERP-SAP.