La Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) puso en marcha el Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP-SAP, por sus siglas en inglés) con un objetivo claro: centralizar todos los procesos, pero esto no se ha cumplido y la auditoría de la institución más bien encontró irregularidades y fallas en su implementación.
La idea del sistema era modernizar e integrar los sistemas de gestión de compras, inventarios, control de almacenes, tesorería, contabilidad, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, mantenimiento y transporte, entre otras funciones. Esta logística también permite la distribución de medicamentos e insumos a las farmacias y el pago de licencias e incapacidades.
Sin embargo, desde su “salida en vivo” el pasado 2 de junio se han enfrentado varios problemas. Este jueves, el auditor de la CCSS, Olger Sánchez Carrillo, presentó un informe en el que se detectaron varias irregularidades. Este informe es el resultado de dos semanas de investigación posterior al 2 de junio.
El título de la presentación de Sánchez ya evidenciaba falencias en la puesta en marcha: Riesgos de mayor impacto asociados a la salida en vivo del ERP-SAP. El informe, precisó Sánchez, se construyó a partir de las opiniones de los usuarios y la implementación de estrategias de medición de sus reacciones.
“Se identificó un riesgo crítico relacionado con la falta de experiencia institucional en la utilización de esta tecnología. (...) La institución se encuentra inmersa en una etapa grave de estabilización se considera crucial y apremiante la participación de un experto en esta tecnología", dijo Sánchez al terminar su exposición.
Para el auditor, es necesario un trabajo inmediato para evitar que los riesgos se materialicen.
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Estos son algunas de las falencias detalladas por la auditoría:
Deuda a proveedores
De acuerdo con el informe, las fallas en el sistema dificultaron el pago a proveedores. Al miércoles 25 de junio, los pagos pendientes sumaban $71,7 millones (unos ¢36.404 millones).
“El principal riesgo es la afectación a la continuidad de la prestación de los servicios. Al no cancelarse el tiempo las facturas, existe el riesgo de que no recibir los bienes y servicios que se requieren para la normal prestación de servicios a los asegurados. También hay riesgo de exponernos a multas e intereses”, manifestó el auditor al hacer su presentación.
Entre los proveedores que no han recibido sus pagos están empresas de insumos clínicos, implementos quirúrgicos, alimentos, productos de limpieza y la Cruz Roja.
“Está aquí en riesgo la continuidad de la prestación de los servicios de la población usuaria y el resguardo al derecho a la salud y el derecho a la vida de los pacientes”, detalló Sánchez.
El auditor indicó que él mismo visitó dos hospitales: el de Puntarenas y el México. En el México lo recibieron 30 jefaturas de servicios externando preocupaciones.
“La jefatura de Farmacia me dijo que había riesgo de desabastecimiento de medicamentos. Además, dos empresas podrían no estar proveyendo a ese hospital los productos de limpieza necesarios para mantener la asepsia y así evitar infecciones”, destacó.
Atrasos con el pago de subsidios por incapacidad
El informe de auditoría señala que, aunque el 13 de junio se restableció el servicio, al 25 de junio había problemas con el pago de 217.000 boletas de incapacidad debido a fallos en la integración del sistema.
“Las incapacidades y las licencias tienen dos funciones principales. Una es garantizar la recuperación y la salud del trabajador, y la segunda es la parte económica, que la persona ante la pérdida de salud no puede recibir un salario pero pueda satisfacer las necesidades de su grupo familiar. Estos problemas afectan directamente a la persona trabajadora, tanto para recuperarse como para hacerle frente a sus gastos”, dijo Sánchez.
Afectación a farmacias
La Auditoría hizo sondeos en las diferentes farmacias institucionales. En la CCSS existen 136 farmacias, de ellas 88 respondieron, para un 65%.
De las que respondieron:
- 100% manifestó impacto en su funcionamiento porque el sistema cargaba mal.
- 92% debió recurrir a realizar de forma manual los procesos de despacho y bodega.
- 89% no tiene conocimiento de las existencias reales de sus fármacos.
- 86% no conoce el saldo de sus inventarios actualizados, por falla en el sistema.
- 82% no ha logrado cargar la información al sistema de farmacia.
- 72% indica que hay riesgo de desabastecimiento de medicamentos.
- 67% no dispone de trazabilidad para sus medicamentos.
- 67% no conoce un plan de contingencias a nivel institucional.
- 65% no logra registrar datos en el ERP.
“Hay riesgo de continuidad de un servicio esencial para que el paciente supere su problema de salud. La afectación puede comprometer la salud y la vida de los pacientes. Además, hay más riesgo de hurtos, sustracciones y usos indebidos”, expuso Sánchez.
Martha Rodríguez González, directiva de la CCSS, narró su vivencia en la farmacia del Hospital México: “fui a entregar una receta y me dijeron ‘venga mañana después de las 9 a. m. Cuando uno vive en la montaña es muy difícil volver al día siguiente a las 9 a. m.”.
Ingeniería y Mantenimiento
El reporte encontró desabastecimiento en materia prima y repuestos: insumos eléctricos y de fontanería.
Por otra parte, los trabajadores no se sentían debidamente capacitados en el uso del sistema. Esto no solo se vio con los trabajadores de este departamento, si no de muchos más. Los funcionarios sondeados dijeron que su experiencia con la capacitación recibida fue como condensar los contenidos de una licenciatura en dos semanas.
Héctor Arias Mora, director del Plan de Innovación de la CCSS y principal responsable del ERP-SAP, enfatizó que el acuerdo era que el implementador del sistema iba a capacitar a 1.000 funcionarios y que estos funcionarios debían transmitir el conocimiento a las demás personas. Esto se dificultó en muchos casos por las responsabilidades de los trabajadores, entonces se amplió a que más personas recibieran la capacitación directamente.
Además, hay dificultades para registrar órdenes de pedido y de compra. Como medida preventiva se recurrió a Excel y a formularios llenados a mano como control cruzado.
Pago fideicomiso con BCR
Los problemas con el ERP-SAP también habrían generado incumplimientos en el pago del fideicomiso con el Banco Central de Costa Rica (BCR).
Este fideicomiso comprende la construcción de 53 edificaciones consideradas urgentes por la institución: 30 áreas de salud (clínicas), 18 sedes, cuatro direcciones administrativas y un centro de almacenamiento y distribución (donde habría provisiones como medicamentos, equipo e insumos médicos).
Hubo atrasos en el pago de ¢10.000 millones, esto se habría subsanado el 19 de junio. Sin embargo, está el temor de que vuelvan a darse retrasos que produzcan conlleve multas e intereses.
¿Revertir el sistema?
Dentro de las recomendaciones finales, Sánchez indicó que debería valorarse la posibilidad de revertir los sistemas a su estado original para “reducir o evitar impactos catastróficos o negativos en las operaciones”.
“Esto no significa que el proyecto se deja sin ningún efecto a futuro, es ver si los riesgos pueden ser tan catastróficos para hacer los ajustes necesarios”, concluyó el auditor.
Para ello, indicó que es necesario que los gerentes den un informe detallado sobre cómo se están desempeñando las diferentes áreas.
La Auditoría debe presentar un próximo informe el 10 de julio.