El Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), que busca centralizar todos los procesos de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y mejorar su gestión, empezaría a funcionar por completo el 1.° de marzo.
Héctor Rubén Arias Mora, director del Plan de Innovación de la CCSS y principal responsable del ERP, lo prometió este jueves, al reiniciarse las sesiones de la Junta Directiva de la CCSS.
Arias informó a la Junta Directiva de que se está haciendo una “salida en vivo progresiva” desde el 3 de enero. Ese día, explicó, entraron en implementación los primeros dos módulos: el de proyectos y gestión de portafolio. Poco a poco, aseguró, se irán sumando los restantes 16 para finalizar el sábado 1.° de marzo.
La puesta en marcha en un periodo de tres semanas desencadenó dudas y preocupaciones entre los nueve directivos de la CCSS y algunos gerentes.
Martha Rodríguez González, representante del bloque de los trabajadores, advirtió que el ERP no estaba listo para entrar a funcionar este 3 de enero.
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“Los principales módulos no están en operación. (...) Para mí, comenzar con solo dos módulos es un fracaso del proyecto, que tiene tantísimos años de estarse trabajando. (...) Yo ya había planteado que no estaba listo.
“Héctor es el que ha insistido que todo está listo, y yo no lo veo listo; es un proyecto fallido. Con Farmacias nunca se pasaron las pruebas, igual con Sicere (Sistema Centralizado de Recaudación)”, destacó la vocera sindical.
ERP y las dudas sobre su ejecución en CCSS
El ERP es un sistema informático que permite gestionar los procesos administrativos, financieros y logísticos de forma centralizada. Busca mayor eficiencia en el proceso y ayudar a la toma de decisiones, especialmente en una institución tan compleja que maneja millones de datos.
Quienes lo defienden lo califican de vital para la CCSS pues permitirá modernizar e integrar los sistemas de gestión de compras, inventarios, control de almacenes, tesorería, contabilidad, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, mantenimiento y transporte, entre otras funciones.
Arias recalcó que se comenzó con estos dos sistemas porque son los que no dependen de otros y pueden sostenerse por sí mismos. Los otros sistemas dependen de otros para algunas de sus tareas y solo podrán funcionar por completo cuando los otros sistemas estén.
Esteban Vega de la O, gerente de logística, y Gustavo Picado Chacón, gerente financiero, consideran que poner el 1° de marzo como plazo para completar la implementación es un tiempo muy corto.
Lo anterior, dijeron, a pesar de que los trabajos de implementación y las correcciones solicitadas se han ido dando. Ambos creen que el margen de maniobra es reducido en caso de alguna eventualidad.
“El 1.° de marzo es una fecha sumamente ajustada, estamos trabajando al 100%. Ya llevamos dos semanas de atraso en algunas pruebas", advirtió Vega.
Picado coincidió: “Hay estrechez en el cronograma para salir en marzo. Sí se puede si todo sale bien, (pero) si hay algún fallo y atraso la fecha está muy cerca”.
Héctor Arias destacó que, para la implementación, se requiere del apoyo de la Directiva, de las gerencias y de los equipos técnicos por la complejidad que conlleva.
“Esto representa un cambio que estamos esperando desde hace mucho tiempo. Es imposible una salida en vivo perfecta, pero sí tener planes de contingencia y un trabajo en equipo bien desarrollado para poder salir avantes”, expuso.
Mónica Taylor Hernández, presidenta ejecutiva de la CCSS, pidió confiar en el trabajo que se realizaba.
“Es prematuro hablar de funcionamiento cuando no hemos salido de forma completa. No es un asunto de que funcione. Lo estamos matando antes de tenerlo en su totalidad”, señaló la jerarca.
ERP, ¿sistema incompleto?
El ERP comenzó su diseño en 2016. Ha tomado casi ocho años el inicio de su puesta en marcha.
En los últimos meses, han surgido varias dudas. Por ejemplo, el 21 de diciembre, las jefaturas de la Gerencia Financiera firmaron un oficio donde citaron los problemas de la herramienta. Sobresalen la incapacidad de integrarse con otros sistemas que utilizan para procesos de pago, contabilidad y compras.
La Gerencia de Logística también expresó preocupaciones. En las pruebas realizadas entre el 16 y el 20 de diciembre, los equipos de trabajo detectaron que “no reúne los elementos mínimos para su entrada en operación” ya que se perdió hasta un 50% de los datos relacionados con control de inventarios.
Arias señaló que se sistematizaron estas observaciones, se hicieron varias reuniones y el 22 y 27 de enero se aprobó la Hoja de Ruta de parte de las gerencias Logística y Financiera.
Del 16 al 24 de febrero se harán controles de cambio y se irán implementando los nuevos programas.
“Ahorita lo que estamos haciendo es un repaso para asegurarnos de que el flujo de información se dé de forma eficiente”, recalcó Arias.
La Junta Directiva acordó pedir a la jefatura de Innovación que este 20 de febrero, es decir, en dos semanas, presente un informe con los avances de la implementación para esa salida en vivo el 1.° de marzo.