Mediante un plan de $45 millones, la CCSS pretende modernizar, en los próximos dos años, sistemas informáticos obsoletos que utiliza como base para sostener toda su gestión financiera, administrativa, de logística y de infraestructura.
Una de las instituciones más vitales del país todavía maneja la gran mayoría de sus millonarios procesos de compra y administración de recursos a mano (en papel), o a lo sumo, con registros en Excel.
Con un presupuesto anual cercano a los ¢4 billones (millones de millones) en sus seguros de Salud y Pensiones, la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) reconoce que todavía "un porcentaje relevante" de sus procesos no están automatizados.
Por eso, mucha de la información que maneja para compra de insumos, registro y control de proveedores, presupuesto y tesorería no se actualiza en línea, lo cual multiplica varias veces la duración de los procesos... y el riesgo.
"A través del tiempo, la Caja ha desarrollado numerosos sistemas informáticos con características diferentes (lenguajes y bases de datos diferentes), y sí, hay altos niveles de riesgo y obsolescencia.
"Algunos tienen entre 35 y 40 años. Nómina y contabilidad, por ejemplo, tienen tiempos de creación extensos. (Son sistemas que) no se comunican entre ellos. Cuando uno habla que no tiene comunicación es que los sistemas no se alimentan uno con otros, no están interconectados, cada uno es independiente", reconoció el gerente financiero de la Caja, Gustavo Picado Chacón.
El riesgo, entonces, es enorme.
Por ejemplo, hoy es imposible hacer un rastreo de cada una de las vacunas colocadas durante la pasada campaña contra la gripe. En esa compra la institución invirtió más de $4 millones.
¿Qué pasa si una de esas vacunas no se le puso a una persona dentro de los grupos prioritarios de riesgo? ¿Y si nunca llegó a su destino? Lo mismo sucede con otro tipo de medicamentos e insumos médicos, reconoció el gerente.
La adquisición de fármacos es solo uno de los múltiples rubros a cargo de la administración de la Caja, que también debe desarrollar infraestructura hospitalaria, comprar equipos médicos y gestionar la atención directa de la salud de las personas.
Un documento que sirvió de base para que la Junta Directiva de la institución diera su visto bueno definitivo a este plan de innovación reconoce, en materia de disponibilidad de información, lo siguiente:
- Un porcentaje relevante de los procesos no están automatizados.
- Los que tienen algún nivel de automatización se caracterizan por contar con información fragmentada y esto genera datos que son inoportunos, imprecisos o que aparecen en varias versiones.
- Los procesos y sistemas actuales no están centrados en el usuario y esto dificulta la mejora en el servicio y la atención.
- Todavía se hacen tareas manuales.
- La actualización de la información no es en línea y esto dificulta reducir el tiempo que toma cada proceso.
Apuesta de $45,2 millones
En diciembre del 2014, la Junta Directiva decidió crear una reserva para financiar el Plan de Innovación para la Mejora de la Gestión Financiera, Administrativa y Logística de la Caja.
Ese es el nombre que le asignaron a un megaplan que busca, según la institución, impulsar la transformación de esos procesos con una prioridad: mejorar la calidad de los servicios.
Para esto, se creó una reserva con unos pagos en proceso del Estado que permitieron crear un fondo especial de $45,2 millones.
"Hay un fondo de inversión que se llama Plan de Innovación. La ventaja es que este proyecto está financiado desde que se creó", aseguró Gustavo Picado.
Tiene tres componentes:
El principal es el Sistema Integrado de Administración Empresarial (ERP, por sus siglas en inglés). Manejará toda la parte de presupuesto, tesorería, contabilidad y activos, así como la logística de compras: cadena de abastecimiento, control de inventarios y manufactura (centros de producción, lavandería y laboratorios).
En la parte de infraestructura, el ERP permitirá trabajar las áreas de mantenimiento y administración de las grandes obras de la CCSS.
En la actualidad, el sistema existente duplica funciones y obliga, tanto a los usuarios internos (funcionarios de la Caja) como externos (asegurados y proveedores), a realizar grandes y engorrosos recorridos para hacer una gestión.
Por ejemplo, mencionó Picado, una función tan básica como la gestión de una nómina (que debería afectar automáticamente la parte de presupuesto y contabilidad) hoy obliga, primero, a pagar la planilla, y luego tomar el archivo e ir al área presupuestaria para modificar ahí lo que corresponda. Esto se debe a la falta de sistemas integrados.
La Caja ya tiene los términos de referencia para contratar las soluciones que darán vida al ERP. Según Picado, se hizo una audiencia previa, en setiembre pasado, con 19 potenciales proveedores. La licitación que se lanzará será para una solución integral "llave en mano".
Además, desde julio del 2015 se hizo un proceso de licitación abreviada donde se eligió a la empresa PWC (Price Waterhouse Coopers) para que sea la encargada de acompañar a la Caja en todo el proceso de gestión de cambio cultural que implica este plan.
Del 2014 a la fecha, según Picado, se han realizado 300 sesiones de trabajo con participación de más de 140 expertos de toda la Caja, en donde se analizaron 244 procesos y se identificaron unos 2.323 necesidades, un gran porcentaje de ellas (33%) relacionadas con el área financiera.
Oficinas virtuales
Los otros dos componentes del plan se sostienen en oficinas virtuales, con servicios en línea que le permitan a la persona hacer todos los trámites dentro de la Caja con una contraseña de usuario único.
"Las plataformas nuestras están llenas de gente porque no hay canales de servicios adicionales. No hay una central única para la CCSS", sostiene Picado.
Lo que se propone aquí es extender los canales de comunicación y crear un centro de contacto único donde en una sola plataforma se pueda dar respuesta a un conjunto de información básico, desde horarios de atención en un hospital hasta los requisitos mínimos para gestionar el pago de la incapacidad.
El ideal es que, en un futuro próximo, la CCSS también ofrezca no solo un chat para gestión de consultas en el área administrativa-financiera, sino que se avance hacia uno de servicios de salud, con consultas a médicos y a farmacéuticos de la institución. Esto último ya lo manejan varios hospitales; entre ellos, el Nacional de Niños y el de Geriatría.
Según el informe conocido por la Junta Directiva de la CCSS, este plan, en su componente de ERP, enfrentará costos de inversión y de operación que, para sus primeros cuatro años, serán de $16 millones (primer año) hasta bajar paulatinamente a menos de $4 millones.
La modernización del Sistema Centralizado de Recaudación (Sicere) también tendrá costos de inversión y operación que pasarán de poco más de $1,6 millones, en su primer año, a alrededor de $800.000 en su segundo año.