Un error en el sistema de Farmacia de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) ocasionó que el Hospital Dr. Rafael A. Calderón Guardia perdiera dos semanas de registros sobre su inventario de medicamentos y la trazabilidad de sus movimientos financieros.
La falla se registró el 25 de junio en la base de datos del Sistema Integrado de Farmacia (SIFA), según consta en el oficio ARSDT-CNSF-0218-2025, emitido el 14 de agosto del 2025, y dirigido a Mario Mora Ulloa, jefe del Área de Regulación y Sistematización de Diagnóstico y Tratamiento, de la Dirección de Desarrollo de Servicios de Salud de la Caja.
En el documento, del cual La Nación tiene copia, no se especifica la naturaleza ni el origen del error; sin embargo, se indica que el servicio de Farmacia no contaba con un respaldo actualizado de la plataforma en el servidor virtual utilizado por la institución para resguardar la información.
Lo anterior obligó a restaurar el sistema localmente con una copia de la base de datos del 11 de junio.
El desfase de 15 días afectó directamente los perfiles farmacoterapéuticos, las existencias de medicamentos y la trazabilidad de los registros contables del hospital.
Esto quiere decir que, por ejemplo, la información y el respaldo de las recetas de medicinas emitidas durante ese periodo en las diferentes áreas generales y de especialidad del hospital resultaron comprometidos por la falla.
“Localmente, se decidió restaurar el sistema utilizando el respaldo del 11/06/2025, generando un desfase de 15 días. Esta acción generó la afectación inmediata de la información del SIFA del 11/06/2025 al 25/06/2025″, se precisa en el oficio.
El Hospital Calderón Guardia es el segundo a nivel nacional que más medicamentos prescribe anualmente. El año pasado, fueron 1,6 millones; solo fue superado por el Hospital San Juan de Dios, en el cual se dieron 2 millones de fármacos, según el Anuario Estadístico 2024, de la CCSS.
De acuerdo con información de la institución autónoma, el Hospital Calderón Guardia brinda atención en consulta externa con cerca de 71 especialidades médicas y no médicas, además de servicios de emergencia y hospitalización en 33 áreas especializadas.
La Nación solicitó a la Caja información sobre las causas de la falla en el sistema, el número de existencias de medicamentos afectadas, si se logró recuperar los datos mediante los controles realizados y un detalle de los fármacos por especialidad que resultaron impactados.
Al cierre de edición, la consulta permanecía en trámite.
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Jerarca descarta que nuevo sistema contable ERP-SAP provocara falla
Ante consultas de La Nación, Héctor Arias Mora, director del Plan de Innovación de la CCSS, explicó que el SIFA tiene la particularidad de que sus datos se encuentran asociados a bases almacenadas en servidores locales, y que la falla se produjo en ese nivel.
El funcionario descartó que el error estuviera vinculado con el nuevo sistema contable de la institución, desarrollado bajo la plataforma de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) de la empresa SAP.
Dicho sistema (ERP-SAP) centralizó en la Administración Central de la CCSS todos los procesos de facturación, pagos a proveedores e incapacidades, que anteriormente se ejecutaban de forma descentralizada.
No obstante, desde su entrada en operación, el 2 de junio, se han detectado errores en la descarga de recetas y su registro en los perfiles de pacientes, así como pérdida de control sobre las existencias, cantidades reales y beneficiarios de los medicamentos.
Aunque el SIFA existía antes de la implementación de la nueva plataforma, con la entrada en vigencia del ERP-SAP se esperaba que ambos operaran mediante una interfaz conjunta.
No obstante, la institución ya reportó problemas en la conexión entre SIFA y ERP, pues el sistema llegó a duplicar, triplicar e incluso cuadruplicar la información transferida desde el ERP-SAP, según consta en el oficio GF-DFC-1805-2025, del 25 de agosto.
Esta situación ocurrió con fármacos de uso restringido como el fentanilo y la morfina.
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También se identificó que los reintegros de medicamentos no retirados por los pacientes no pueden incorporarse nuevamente a las existencias en el SIFA, lo que genera un riesgo contable, patrimonial y de control interno, debido a la ausencia de trazabilidad real en las entradas y salidas del inventario.
A pesar de lo anterior, Arias insistió en que la pérdida de información en el Hospital Calderón Guardia no tuvo relación con el nuevo sistema contable.
El funcionario remitió las consultas de este diario sobre el número de existencias afectadas al centro médico.
“Se aclara nuevamente que el fallo no tiene relación alguna con la implementación del ERP. De igual forma es de importancia señalar que el ERP no registra datos de pacientes. La consulta sobre el particular es importante canalizarla con el Hospital Calderón Guardia”, indicó Arias.
Autoridad ordenó recuperación manual de información
Según el oficio ARSDT-CNSF-0218-2025, la Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos dispuso medidas inmediatas para atender y corregir la falla en el sistema.
En una primera etapa, se solicitó la revisión, análisis y verificación de la información registrada en el ERP-SAP, con el fin de determinar si era posible recuperar los datos extraviados a partir de los registros del nuevo sistema contable.
Como parte de este proceso, se pidió a la Dirección Plan de Innovación, responsable del sistema, remitir los archivos de todos los movimientos contables realizados entre el 11 y el 25 de junio.
Asimismo, se instruyó validar la integridad y consistencia de los datos, así como elaborar un inventario de contingencia, lo que incluyó un conteo físico para identificar existencias y detectar inconsistencias con respecto a las cantidades reflejadas en el SIFA.
Finalmente, la Coordinación ordenó consolidar registros paralelos mediante la unificación de información manual y en Excel, con el fin de reconstruir la trazabilidad de los medicamentos.
El 30 de setiembre, la CCSS señaló, en respuesta a consultas enviadas por este diario desde el 5 de setiembre, que la estabilización y corrección de las fallas en el sistema ERP no cuenta, por el momento, con una fecha estimada de finalización.
Sin embargo, la institución aseguró que se continúan ejecutando acciones para resolver la situación en el menor tiempo posible.
“Es importante señalar que se trata de un proceso técnico y operativo que, por su naturaleza, no permite establecer una fecha definitiva de conclusión. Sin embargo, se están realizando acciones concretas y coordinadas con las unidades involucradas, con el objetivo de acelerar su consolidación en el menor plazo posible”, afirmó Natalia Parrales, asistente de la Dirección Plan de Innovación.
Asimismo, el director Héctor Arias confirmó que los datos cargados en el sistema ERP durante junio, correspondientes a los movimientos de inventario de la farmacia del hospital, fueron remitidos al centro de salud para facilitar la recuperación de la información extraviada.
No obstante, el jerarca no confirmó que la información se restaurara de forma efectiva. Agregó que es competencia del centro de salud informar sobre el estado de la recuperación de datos.
