El cumplimiento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) debe entenderse como una práctica permanente de orden y prevención, no solo como un trámite aislado cada mes de abril.
La obligación de presentar la declaración alcanza a las sociedades, sucursales extranjeras, fideicomisos y otras estructuras legales, aun cuando no tengan actividad económica, y exige disciplina anual y controles internos claros.
La declaración ordinaria debe presentarse antes del 30 de abril de cada año, incluso si no existen cambios; por lo que asumir que “todo sigue igual” y omitir la presentación es uno de los errores más comunes.
Las buenas prácticas comienzan por mantener actualizada la información de socios y beneficiarios finales, identificando participaciones directas e indirectas y los mecanismos de control efectivo.
Es recomendable documentar la cadena de accionistas, conservar respaldos y documentar cambios presentados cuando aplique. Asimismo, resulta clave asegurar que el representante legal y el usuario en Central Directo estén vigentes con antelación, evitando contingencias técnicas en fechas límite.
Otra práctica saludable es calendarizar, junto con contabilidad y asesoría legal, la revisión del RTBF al menos una vez al año y cada vez que ocurra un cambio a nivel societario.
No menos importante es atender la declaración extraordinaria, que debe presentarse dentro de los 15 días hábiles siguientes a modificaciones como cesiones de cuotas o acciones, cambios en beneficiarios finales, variaciones en el control por otros medios o reestructuraciones, incluso cuando intervienen entidades del exterior. Postergar o “esperar a abril” estos cambios coloca al contribuyente en incumplimiento automático.
Las sanciones aplicables ante un eventual incumplimiento justifican el esfuerzo en la revisión y documentación de cada movimiento a nivel de accionistas, pues la omisión de dicha obligación puede generar multas de hasta el 2% de los ingresos brutos del período anterior, con máximo de cien salarios base, lo que equivale a poco más de ¢46 millones aproximadamente.
Además, el incumplimiento conlleva restricciones administrativas, como la imposibilidad de obtener certificaciones de personería jurídica o inscribir actos, afectando operaciones bancarias y corporativas.
En un entorno de mayor transparencia, cumplir bien con el RTBF protege al contribuyente, reduce riesgos y fortalece su reputación frente a autoridades, bancos e inversionistas.