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Las sociedades mercantiles ahora tienen plazo hasta el 4 de setiembre y no al 4 de junio como estaba establecido originalmente para registrar su correo electrónico oficial. Así lo dispuso la Junta Directiva del Registro Nacional en una resolución publicada en el diario oficial La Gaceta.
Se trata del procedimiento correspondiente a la reforma al artículo 18, inciso 10) del Código de Comercio y a lo establecido en los transitorios I y II de la Ley N.° 10597, así como la directriz DPJ-002-2025, publicada en La Gaceta N.° 98 del 30 de mayo de 2025.
La medida establece el correo electrónico como mecanismo oficial para recibir notificaciones judiciales y administrativas. Esto significa que cualquier resolución enviada a esa dirección se considerará legalmente notificada a la empresa.
Trámite será gratuito cuando se apruebe cambio en proyecto
La obligación de registrar un correo electrónico tiene un costo debido a los honorarios notariales. Se estima entre ¢60.000 y ¢90.000. Sin embargo, al sumar los gastos conexos, la cifra real que deben asumir los usuarios ronda los ¢112.000.
Sin embargo, este jueves 28 de mayo, los diputados aprobaron en primer debate, el proyecto de ley que modifica las normas para que las sociedades mercantiles puedan registrar, de forma gratuita y rápida, un correo electrónico como medio oficial para notificaciones.
La iniciativa se aprobó nuevamente en su primera votación, luego de que los congresistas le aprobaron una retrotracción, es decir, lo devolvieron a la etapa previa, para hacerle una modificación al texto.
Esa modificación se hizo este mismo jueves, a través de una moción de texto sustitutivo, para aclarar la redacción del proyecto de ley. El segundo debate está previsto para el próximo lunes 1.º de junio.
Sobre la prórroga
Según se detalla en la publicación oficial, la prórroga responde directamente al incremento masivo en el volumen de las solicitudes.
El Registro Nacional afirmó que, aunque desde el 4 de junio del 2025 se otorgó un plazo de un año, solo entre abril y mayo del 2026 se concentró el 33,5% de todas las solicitudes recibidas.
Según la institución, esto significa que un tercio de los trámites ingresó en los dos últimos meses, lo que provocó una sobrecarga que supera la capacidad instalada del Registro de Personas Jurídicas.
La entidad aseguró que ha aplicado medidas administrativas urgentes para intentar cumplir con los plazos legales, pero advirtió que el volumen de documentos aumentó en un 300%.
Todavía faltan 294.806 sociedades por inscribir su correo, y que solo se han realizado 80.130 inscripciones desde el 4 de junio de 2025 hasta la fecha.
Este requisito no aplica para otro tipo de figuras jurídicas como asociaciones, fundaciones o cooperativas, sino únicamente para sociedades mercantiles reguladas por el Código de Comercio:
- Sociedades anónimas
- Sociedades de responsabilidad limitada
- Sociedades en comandita
- Sociedades de nombre colectivo
La obligación de inscribir un correo electrónico aplica tanto para sociedades mercantiles ya existentes como para las nuevas constituciones. Desde 2025, estas últimas deben incluir obligatoriamente una dirección electrónica como medio oficial de notificación, sin importar si el trámite se realiza mediante la plataforma TrámiteYa de RACSA o la Ventanilla Digital.
