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Los primeros días, al estrenarse una cuenta de servicio de correo electrónico, son magia pura. El buzón de correos está casi limpio y hasta ilusiona revisar la correspondencia o elaborarla.
Sin embargo, los espejismos del orden y control de la mensajería huyen, tan pronto como llegan, por la dificultad para lidiar con mensajería indeseable, que se estanca con los días en el inbox .
El antídoto reside en los hábitos de uso. En primer lugar, el buzón de entrada debería verse como un sitio de estadía temporal de mensajes sin leer, en vez de un depósito permanente de todo el correo, propone Thanh Pham, un consultor especializado en manejo de tiempo y productividad.
Mensajes leídos o ya procesados van a otro sitio para mantener el buzón en cero, sugiere Pham. Esto, argumenta, reporta tranquilidad y orden visual.
Un truco es activar filtros que envíen al basurero correo entrante no solicitado. Otra táctica es salirse de servicios de mensajería o alertas de lectura infrecuente.
Ahí caen, por ejemplo, los avisos de redes sociales como Facebook o Twitter o mensajería sin abrir con varios días añejándose.
Si un correo puede responderse en dos minutos o menos, hágalo, dice Victoria Vosler, articulista del sitio projectproductivity.com.
De lo contrario, mejor borrarlo, archivarlo en carpetas específicas por tema o marcarlo para atenderlo luego, recomienda Vosler.
Si puede, limite a horas del día y lapsos específicos la revisión del correo. Evite la revisión compulsiva, propone a su vez Leo Babauta, de http://zenhabits.net/
- Atajos. Comandos rutinarios del correo se facilitan usando solo teclas. Tras escribir un mensaje, oprima control y enter para enviarlo. Existen más, pero primero deben habilitarse en configuración (settings), sección combinaciones de teclas (shortcuts). Ya habilitados, si oprime “c”, aparecerá un nuevo mensaje para redactar y, si es “/”, el cursor saltará al campo de búsqueda. Si oprime “?” sale una ventana con todas las combinaciones de teclas posibles.
- Solo documentos adjuntos. Cuando busque un mensaje con archivos adjuntos en él, escriba este código: has:attachment en la barra de búsqueda, localizada en la pantalla principal de su buzón de correo. De esta manera, el resultado de la búsqueda solo listará mensajes con algún archivo adjunto. Esto evita la revisión de correos vacíos. Si, por ejemplo, escribe from:lorena has:attachment, la búsqueda será aún más concreta.
Cerrar sesión desde lejos. Si ingresa a Gmail desde distintos aparatos y teme haber olvidado cerrar la sesión, puede hacerlo en forma remota. En la base de su buzón de entrada, a la derecha, se localiza información de la última actividad de su cuenta. Si hace clic en el link Información detallada (details, en inglés) descubrirá si la sesión sigue abierta en otro lugar. Justo ahí, hay una opción para cerrar cualquier sesión aún activa.
Agregue o quite pestañas. En mayo del 2013, Gmail actualizó el diseño del buzón de entrada (inbox) agregando tres pestañas. Estas filtran sus mensajes en principal (primary) social y promociones (promotions). Sin embargo, son por completo ajustables. Si desea recibir todos sus mensajes en un solo punto, dé clic al signo de suma (“+”) a lado de la pestaña de promociones. Aparecerá una ventana donde podrá elegir cuáles pestañas desea ver en su cuenta.
Sea una superestrella. En el área de configuración de la cuenta, está la sección de estrellas. Allí pueden activarse hasta 11 íconos para marcar y clasificar mensajes aparte de la tradicional estrella amarilla disponible junto a los mensajes en el inbox. Así, quien archive mensajes con símbolos de estrella, luego podrá localizarlos en la barra de búsqueda utilizando la fórmula: has yellow-star, has blue-star, has green-check, has red-bang.
