EscucharA los problemas planteados por la Gerencia de Logística y la Gerencia Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) con el nuevo sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), ahora se suman alertas de la Gerencia Médica.
El ambicioso proyecto, valorado en $45 millones (poco más de ¢22.000 millones al tipo de cambio actual), echó a andar en enero, aunque con solo dos de 16 módulos, y una serie de cuestionamientos y advertencias.
Una de estas se dio el 6 de enero, por parte de Ana Jéssica Navarro Ramírez, directora de Desarrollo de Servicios de la Salud, quien mediante un oficio comunicó a la Gerencia Médica los problemas detectados en la ronda de pruebas del nuevo sistema que se había efectuado en diciembre.
Ese mismo día, Alexander Sánchez Cabo, gerente médico, trasladó el reporte a la Dirección de Plan de Innovación, departamento a cargo del proyecto.
En el documento, Navarro explicó que al intentar incluir en el ERP el Sistema Integrado de Farmacia (SIFA), software que se encarga de la gestión y distribución de medicamentos a nivel institucional, hubo pérdida de datos, transferencias de información incompletas y errores de homologación.
Por ejemplo, Navarro declaró, por escrito, que al intentar cargar los movimientos contables del SIFA al ERP, de una muestra de cinco centros médicos, “la prueba no se ejecutó con la totalidad de datos que fueron proporcionados”.
Además, al evaluar la transferencia de información como solicitudes de insumos, recetas despachadas, notas de devolución y preparación de medicamentos, entre otros, enfrentaron errores de homologación.
“Se envía un total de datos cargados de 7.491 registros, de los cuales el SAP-ERP recibe 5.384 registros y el restante, 2.107 fue reportado como registro con error”, comentó la funcionaria.
Por último, enfatizó que durante las pruebas no se pudo recrear “un escenario con información real de un servicio farmacia”.
En sus conclusiones, Navarro declaró que se comprobó que sí se puede realizar “de forma correcta” información desde el SIFA al ERP, pero subrayó que “en virtud de que los escenarios de pruebas no contemplaron de forma completa los escenarios de la operativa diaria de los servicios de farmacia de la Institución, se comunica formalmente que los resultados de las pruebas realizadas desde SAP-ERP a SIFA a la fecha se encuentra en estado incompleto”.
El lanzamiento del ERP
El ERP que se implementó con ocho años de retraso, pretende modernizar e integrar los sistemas de gestión de compras, inventarios, control de almacenes, tesorería, contabilidad, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, mantenimiento y transporte, entre otros.
Desde el 7 de enero, La Nación solicitó una entrevista con Héctor Arias Mora, director de Plan de Innovación y encargado del proyecto, pero contestó que está dedicado “de forma priorizada a la salida en vivo de los módulos restantes del ERP” y que solo podía contestar preguntas por escrito. Al insistirle en una entrevista, el 16 de enero respondió: “Espero en los próximos días poder generar el espacio requerido para una adecuada atención de lo solicitado”.
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El lanzamiento del sistema de forma incompleta consta en un oficio firmado el 30 de diciembre por la entonces jerarca de la Caja, Laura Ávila; el gerente financiero, Gustavo Picado Chacón; el gerente de Logística, Esteban Vega de la O, y el director de Plan de Innovación, Héctor Arias Mora. En ese documento, Ávila expresó que, a partir del 3 de enero, el sistema saldría “en vivo” solo con los módulos de “Gestión de Portafolios y las principales funcionalidades del módulo de Proyectos”. Es decir, con dos de 16 módulos.
La razón principal de esa decisión fueron los cuestionamientos planteados por la Gerencia Financiera y la Gerencia de Logística a la Dirección de Plan de Innovación. Por ejemplo, el 21 de diciembre, todas las jefaturas de la Gerencia Financiera firmaron un oficio en el cual enlistaron los problemas de la herramienta, como la incapacidad de integrarse con otros sistemas que utilizan para procesos de pago, contabilidad y compras.
El contratista encargado del desarrollo del ERP es GBM de Costa Rica. La adjudicación se realizó en 2018 en un proceso que se ejecutó fuera del Sistema Integrado de Compras Públicas. La proyección institucional es que, para agosto de 2025, el contrato ascienda a ¢27.000 millones.
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