Video: ¿Cómo cumplir con el registro de accionistas? Tributación lo aclara en 10 preguntas

Los dueños de sociedades anónimas y otras personas jurídicas deberán comenzar a cumplir, a partir del próximo 1.° de setiembre, con un nuevo requerimiento: ingresar en un registro los datos de quiénes son los dueños de sus acciones hasta llegar a los beneficiarios finales.

La plataforma para realizar el registro, llamado de transparencia y beneficiarios finales, estará disponible a partir del próximo 1.° de setiembre. Se encuentra alojada en el sitio web de Central Directo, del Banco Central de Costa Rica.

Carlos Vargas, director general de Tributación, y Arturo Hidalgo, funcionario de la Dirección de Inteligencia de esta misma entidad, explicaron quién debe registrarse, qué deben registrar, así como detalles sobre cómo funcionará dicha plataforma.

Este es un resumen de 10 respuestas sobre este nuevo requerimiento que compartieron los funcionarios.

1. ¿Cuándo estará habilitado el sitio web para comenzar a registrarse?

– A partir del domingo 1.° de setiembre. El sistema se podrá acceder cuántas veces sea necesario. Arturo Hidalgo explicó que el representante puede suministrar la información paso a paso e inclusive puede suspender la sesión y continuar en otra, el sistema guarda la información. Además, puede corregir lo guardado.

2. ¿Qué tipo de documentos digitales (certificaciones, personerías o cédulas, por ejemplo) se requieren? ¿En qué tipo de formatos y cuánto deben pesar esos documentos?

– Carlos Vargas explicó que ya el sistema tiene precargada una serie de información que envió el Registro Nacional respecto a las personas jurídicas y su presidente, que es el que puede hacer la declaración en el caso de sociedades anónimas.

“Si se trata de poderes, para personas que no sean el presidente, previamente se tiene que hacer un proceso por medio de un notario para que el notario, que es el que da fe pública del otorgamiento de ese poder, lo suba al sistema y se le habilite la posibilidad a la persona para que entre, con su firme digital, y utilice el sistema”, detalló Vargas.

Hidalgo añadió que el tamaño máximo del archivo que se puede subir es de 10 megabytes y explicó que, en esta primera versión, hay tres momentos donde se puede requerir subir información: cuando se hacen poderes para personas que no son el presidente de la sociedad, cuando una persona jurídica cotiza en un mercado de valores organizado extranjero, y debe aportar una prueba de eso; y cuando indica que tiene limitante para identificar los beneficiarios finales.

3. ¿Los representantes legales pueden cargar la información antes del mes que les corresponde?

Sí. Los que tienen cédula jurídica que termina en 0 o 1 se registran en setiembre del 2019; en 2 y 3, en octubre; 4 y 5, en noviembre; 6 y 7, en diciembre; y 8 y 9, en enero del 2020. Si a una sociedad le corresponde en octubre, por ejemplo, y tiene la información lista en setiembre, la puede cargar.

Hidalgo añadió que, incluso, ingresar temprano la información es recomendable para quienes tienen gran cantidad de accionistas porque les puede llevar un tiempo importante para completar la información.

4. ¿Qué pasa si hay errores en la información? ¿El sistema se lo indica o requiere la revisión de Tributación?

– Hidalgo explicó que el sistema realiza algunas verificaciones, por ejemplo, si se digita una cédula nacional, el sistema trae el nombre de la persona que tiene esa cédula, para evitar errores en esa área.

También el sistema pide completar algunas áreas para poder continuar; por ejemplo, si una sociedad reporta 100 acciones el sistema le va a pedir que reporte a los dueños de esas 100 acciones y si no lo hace no le permite continuar con el registro.

5. ¿Quiénes tienen que registrarse ahora y quiénes lo harán luego?

-A partir de setiembre deben registrarse las personas jurídicas que tengan plazo social vigente e incluye a: sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, en nombre colectivo, en comandita, sucursales de sociedades extranjeras, empresas individuales de responsabilidad limitada y sociedades civiles.

Vargas explicó que plazo social vigente significa que “tengan vida”, se refiere al plazo que está en la escritura de constitución y se presentó al Registro Nacional.

En un segundo bloque ingresarán fideicomisos, asociaciones, organizaciones sin fines de lucro y entidades que administran fondos de terceros. Todavía no se tiene definida la fecha.

6. ¿Las sociedades inactivas tienen que registrarse?

Sí. Una sociedad inactiva es aquella que no tienen actividad económica; por ejemplo, una sociedad que es solo para tener bienes, como una casa o un carro.

Si la sociedad se disuelve no tiene que registrarse, pero debe hacerlo antes del mes en el cual le toca registrarse, porque si lo hace después, y no se ha registrado, no puede hacer trámites en el Registro Nacional; por ejemplo, no puede registrar una venta.

7. ¿Hay un manual o video de cómo utilizar el sistema?

– Hidalgo explicó que se va a poner a disposición un manual; una guía con las pantallas para que la persona pueda hacer su declaración, donde le dice paso a paso qué tiene hacer. Estará listo, a más tardar, el 1.° de setiembre, en la página web del Ministerio de Hacienda.

8. El responsable de subir la información es el representante legal, ¿qué pasa cuando el representante legal está fuera del país?

– Vargas explicó que las personas pueden acudir a los consulados y por medio del notario otorgar el poder directamente.

9. ¿Qué porcentaje de accionistas minoritarios se tienen que indicar?

– Vargas comentó que todas las sociedades costarricenses deben suministrar la información del 100% de sus socios y la participación que tienen esos socios dentro del capital. Si hay socios extranjeros, y si es persona física, ese es el beneficiario final y lo reporta. Si el socio extranjero es una persona jurídica entonces lo debe registrar si tiene una participación de 15% o más del capital social, si tiene menos no.

10. ¿Cómo va a hacer el acceso de los funcionarios a la información del Registro de Beneficiarios?

– El Banco Central es el que tiene la información. Hacienda y el Instituto Costarricense sobre Drogas van a tener acceso a la información bajo ciertas condiciones definidas en la Ley.

En el caso de Tributación puede acceder a la información cuando se trata de un caso de intercambio de información, en una fiscalización o para control de riesgo.

Hay esquemas de seguridad físicos para ingresar al recinto donde está el equipo, el que ingresa requiere permiso de al menos dos de tres oficiales de seguridad de información en el Ministerio de Hacienda.

Una vez autorizadas las personas ingresan a un cuarto completamente cerrado con cámaras de video.

Ingresan, con firma digital, a un equipo que no tiene posibilidad de grabar en llaves maya, ni ningún dispositivo y está aislado de los sistemas del Ministerio de Hacienda.