Juntas directivas deben tomar precauciones legales y tecnológicas durante sesiones virtuales

El nuevo coronavirus también obliga a las directivas de empresas y bancos a virtualizar sus sesiones de junta. ¿Qué consideraciones legales y tecnológicas deben tener en cuenta? En la cooperativa Coopemep el Consejo de Administración realizaba las sesiones de trabajo de comisiones y comités en forma presencial, con la situación sanitaria que enfrenta el país, a partir del mes de marzo 2020 se activaron las sesiones virtuales, por medio de la plataforma Teams de Microsoft.

La cooperativa ya contaba con esta herramienta de comunicación, utilizada por las áreas administrativas y de negocio, además Skype Empresarial, también para realizar sesiones de trabajo como videoconferencias, con el propósito de mantener una comunicación más fluida con las 18 sucursales del país.

El Código de Comercio solo reconoce sesiones de Junta Directiva con presencia física de sus directores, sin embargo, desde 2018 es permitida la celebración de sesiones virtuales, siempre que la organización garantice cuatro condiciones: legalidad, simultaneidad, interactividad y respaldo.

Especialistas en consultoría legal y de riesgo explicaron a La Nación, explicaron que la ley fue adaptada a las necesidades actuales mediante una circular emitida por el Registro de Personas Jurídicas. Monserrat Soto Roig, especialista en derecho corporativo de ECIJA Legal Costa Rica, explicó que la razón para autorizar las sesiones virtuales fue la dificultad creciente para reunir directores cuya residencia o actividades comerciales están en diferentes países.

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En los años previos a la pandemia, las sociedades con esas particularidades modificaron su pacto social, para autorizar expresamente las sesiones virtuales de sus directores.

En el caso de juntas que vayan a comenzar a sesionar vía remota por la pandemia, Ricardo Güell, gerente senior de Deloitte, advirtió de que siempre será necesaria una primera sesión presencial (física) para modificar el documento constitutivo y posteriormente registrar esta modificación ante el Registro Público. Este paso es indispensable para asegurar la legalidad de las sesiones.

Sobre la simultaneidad, es necesario fijar una hora y una herramienta de comunicación mediante la cual los asistentes se conecten al mismo tiempo, en directo. Arturo Apéstegui, miembro asociado de EY Law, señaló que la circular del 2018 acepta las sesiones celebradas por videoconferencia, pues éste medio cumple con un requisito de simultaneidad, interactividad e integralidad.

Estas dos últimas condiciones implican la utilización de una plataforma de software donde, además de escuchar la sesión, sea posible participar y compartir imágenes, sonido y datos.

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Sergio Amador, experto en derecho societario de la firma Batalla, resaltó que también será requerido que el sistema permita la clara identificación de las personas que participan en la sesión. Esto es clave porque las juntas de socios o reuniones de directivas son privadas y deben tomar parte únicamente las personas autorizadas para hacerlo.

Además, debe garantizarse la conservación y autenticidad de los acuerdos. Para esto, existen recomendaciones prácticas que facilitan la transparencia y el cumplimiento de la ley.

Tecnología

Hay muchas opciones de plataformas para reuniones virtuales. Soto comentó que se puede utilizar software comercial para teleconferencias, como Zoom o Teams, o recurrir a opciones especializadas, que contienen mecanismos automatizados para ejercer el derecho a voto, mecanismos de autenticación previa de los asistentes y algunas hasta redactan un borrador del acta a partir de los temas incluidos en el orden del día.

Andrés Casas, socio de Risk Advisory de Deloitte, recomendó verificar los términos de uso de la plataforma seleccionada, para comprender las condiciones y responsabilidades que implica su utilización. Por ejemplo, si las sesiones son grabadas, ¿qué sucede con la custodia y protección de esas grabaciones?

Cada proveedor ofrece diferentes opciones de seguridad que incluyen, entre otras, contraseña de ingreso, aceptación del ingreso a la sesión por el organizador, control de cierre de ingreso de participantes a la sesión así el participante tenga contraseña o doble factor de autenticación. Utilice todas las que considere pertinentes.

Si va a dar el salto a la digitalización total, el Reglamento del Registro Nacional para legalización de libros de sociedades mercantiles permite que los libros legales de la sociedad puedan ser llevados en forma digital, siempre que se cuente con firma digital certificada, es decir, la tarjeta que expiden las entidades bancarias.

Eso sí, Soto advierte que si los libros son físicos, deberán ser firmados también en físico: no sería válido firmar digitalmente un documento, imprimirlo y luego incluirlo en el libro de accionistas o de consejo de administración. Otro tipo de documentos que no sean los libros legales, como podría ser un registro de asistencia o incluso el voto, se pueden firmar digitalmente con otros mecanismos, como un pin o recursos biométricos.

Al incorporar estos recursos, Apéstegui recomendó tomar en cuenta que algunos participantes pueden estar en sus primeras experiencias con este tipo de tecnologías.

“Con la nueva realidad aprenderán a usarlas igual que no hace mucho una generación pasó del correo postal al fax y al e-mail. La actitud correcta es ayudar a quienes no terminan de familiarizarse con ellos para que su atención esté en la reunión y no en el manejo de la tecnología”, enfatizó el consultor.