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Javier Gómez Jiménez jefehistorico@dgan.go.cr
Fanny Valverde Hernández descripcion04@dgan.go.cr
P ronto, en los días 22, 23 y 24 de julio, se realizará el XXVII Congreso Archivístico Nacional; pero ¿cuándo empezó la historia que nos lleva a él? Podría señalarse el año 1660, cuando se registró el auténtico primer interés por el rescate y la conservación de la documentación existente en la provincia de Costa Rica.
Entonces, el alférez Juan López de Ortega “presentó una excitativa al cabildo de Cartago para que recojan cédulas provisionales Reales y los oficios de escribanos, que son útiles y de bien público para esta ciudad y se depositen en la caja de llaves del cabildo” (Juan Rafael Quesada Camacho: Historia de la historiografía costarricense , 2003, p. 12).
López solicitó también que los particulares devuelvan de inmediato tales documentos, bajo pena de severos castigos para quienes los retengan.
“El archivo debía estar bajo la responsabilidad de tres individuos: el alcalde ordinario más antiguo, el alférez mayor y el escribano del archivo, quienes debían estar presentes en toda gestión de apertura o cierre del archivo” (Quesada, p. 127).
No obstante, mucha documentación se perdió. Por ejemplo, en 1663, en el acta del cabildo de Cartago se informa de la sustracción de documentos.
Muchos años después, en 1848, el informe de Francisco María Oreamuno sobre el estudio de los Archivos de Costa Rica indicó lo siguiente: al revisarse el archivo Municipal de Cartago, se encontró que “los expedientes que se registran más antiguos empiezan en el año de 1650, y, de esa fecha a la conquista del país, no hay historia alguna” (José Francisco Murillo Delgado: El Archivo Nacional . Tesis, 1980, p. 43).
La denominada “cuestión de límites” que se originó en 1824 en la frontera sur y luego en el norte a partir de 1838 (disputa con Colombia y Nicaragua), motivó la recopilación de documentos en España; la dirigió Felipe Molina con la colaboración de León Fernández Bonilla.
Personajes. En el origen del Archivo Nacional destaca la participación de Fernández Bonilla, abogado, diplomático y profesor, quien ocupó varios cargos políticos en el gobierno de su cuñado Tomás Guardia. Sin embargo, por entrar en contraposición de ideas, Guardia lo desterró. Fernández viajó entonces a Guatemala y visitó varios archivos.
A su regreso al país, en 1876, Fernández Bonilla se alejó de las actividades relacionadas con el gobierno. Sin embargo, en junio de 1881, al ocupar la Presidencia de la República, Salvador Lara Zamora nombró a don León secretario de Estado en el Despacho de Hacienda, Comercio y Policía.
Convencido de la importancia de los archivos, Fernández transmitió su interés a las autoridades gubernamentales.
En consecuencia, el 23 de julio de 1881 se promulgó el decreto XXV, que creó los Archivos Nacionales con carácter de oficina y dependiente de la Secretaría de Hacienda. Su primer director fue el cubano Pedro Acosta Mena; el segundo, Rafael Machado Jáuregui; el tercero, su propulsor, León Fernández Bonilla.
El Archivo Nacional ha tenido como directores a figuras relevantes en el campo de la cultura y la política. Entre los historiadores cabe citar a León Fernández, Adán Montes de Oca, Anastasio Alfaro, Faustino Víquez Zamora, Ricardo Fernández Guardia y Jorge Volio Jiménez. Entre los políticos destacan Rafael Villegas, León Cortés Castro, Ezequiel Gutiérrez Iglesias y el mismo Volio Jiménez.
Evolución. En el desarrollo de la institución pueden distinguirse cuatro etapas principales: inicial, de asentamiento, de replanteamiento y de consolidación.
1. Etapa inicial (1881-1888) . Se caracteriza porque los documentos se encuentran desorganizados, incompletos y deteriorados, así como por el reducido número de personal y las instalaciones inadecuadas.
2. Etapa de asentamiento (1889-1968) . El local se ubica en el edificio de la Universidad de Santo Tomás. Se inicia la organización de sus fondos documentales. Pasa a la Secretaría de Estado en el Despacho de Gobernación en 1894, y se dispone que el Archivo de los Ministerios forme una sección especial de los Archivos Nacionales.
En 1902 se dicta el Primer Reglamento de los Archivos Nacionales. El 30 de noviembre de 1934, por la ley n.° 43, se crea el timbre del Archivo con la finalidad de construir un edificio adecuado y dotarlo del mobiliario.
El 10 de agosto de 1936 se edita el primer número de la Revista del Archivo Nacional . Finalmente, el 10 de enero de 1966, se aprueba la ley del Archivo Nacional (n.° 3.661), que cambia el nombre “Archivos Nacionales” por “Archivo Nacional”.
3. Etapa de replanteamiento (1969-1990) . La ley n.° 5.574, de 17 de setiembre de 1974, establece una Junta Administrativa con nuevas funciones, principalmente la de dotar a la institución de un edificio propio.
Asimismo, se recibe un mayor respaldo de las autoridades gubernamentales y de la cooperación internacional, sobre todo de la Organización de los Estados Americanos y de la Organización de las Naciones Unidades para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO).
4. Etapa de consolidación. Empieza en 1990 con la ley n.° 7.202, del Sistema Nacional de Archivos, del 24 de octubre de 1990, la cual dota de un marco jurídico a la institución. Además, esta ley crea la Dirección General del Archivo Nacional (DGAN), a cargo de un director general, y la adscribe como órgano desconcentrado del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes, hoy Ministerio de Cultura y Juventud.
En 1993, la Dirección se asienta en un edificio propio, que reúne las condiciones para la custodia documental. La ley 7.202 se reglamenta por el decreto ejecutivo n.° 24.023, del 30 de enero de 1995.
Actualidad. Veamos cuáles son las grandes funciones que realiza el Archivo Nacional: 1) reunir, organizar, conservar, facilitar y divulgar el patrimonio documental de la nación; 2) ejercer la rectoría del Sistema Nacional de Archivos; 3) coadyuvar en el control del ejercicio notarial.
El Archivo Nacional es el archivo histórico más grande del país y está conformado además por el Archivo Notarial y el Archivo Intermedio (juntos suman unos 20.400 metros lineales). Sin embargo, en los últimos años se han hecho grandes esfuerzos por impulsar el desarrollo archivístico de las instituciones públicas.
La rectoría del Sistema Nacional de Archivos cubre más de 300 instituciones públicas, a las que se orienta en materia archivística, se les brindan asesorías y se les realizan inspecciones.
Como parte de esas labores, entre los años 2012 y 2014 se remitieron más de 100 seguimientos de inspección escritos.
Por otro lado, entre 2012 y 2015 se realizaron más de 103 visitas a instituciones. Más del 90 % de estas han sido o serán denunciadas por incumplimientos (como la eliminación de documentos), ante las respectivas Unidades de Auditoria Interna y el Ministerio Público.
El Archivo Nacional se enfoca en explicar la vital importancia de los archivos. Un ejemplo es el caso de instituciones que exhiben desorden en el manejo de recursos, atención insatisfactoria de usuarios y deficiencias.
Javier Gómez Jiménez es jefe del Departamento Archivo Histórico del Archivo Nacional.
Fanny Valverde Hernández es profesional del Departamento Archivo Histórico del Archivo Nacional.
