Motivada por las múltiples actividades sociales que había diseñado y ejecutado en la familia, Vianella comenzó a planear cada detalle de aquel momento.

Las primeras semanas fueron para conformar la lista de invitados, la búsqueda de proveedores, la confección de su vestido y del traje de su futuro esposo y la conceptualización de la idea de lo que querían aquel 7 de abril, fecha elegida para la boda.

Reconoce que desde el día uno el trabajo fue intenso, lo que pronto desembocó en estrés, mal humor y desveladas que le comenzaron a pasar la factura con rapidez.

“En aquel momento mi novio me decía que no soportaba más verme estresada. Me sugirió que buscáramos a alguien que nos ayudara. Él me decía que un minuto más de estrés mío y terminábamos. ¡Es que uno como mujer es la que más se estresa y para ellos eso se vuelve incomprensible!”, recuerda.

Las palabras de su prometido fueron un golpe de realidad: asumir la organización de una boda para 170 personas era más complejo de lo que se imaginaba y, necesariamente, alguien más debía asumir esa tarea si ella quería mantener en firme el “acepto” que había respondido a su novio aquel 17 de enero, cuando se comprometieron.

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Distinto a Vianella, Luis Aparicio siempre tuvo conciencia de que la organización de una boda podría ser una tarea titánica que no solo desgastaría energías de la pareja, sino que también les restaría mucho tiempo para ocuparse de temas paralelos a la decisión de casarse.

Él y su pareja se casarán en diciembre del 2020 y desde hace algunos meses ellos delegaron en una tercera persona la coordinación completa del enlace.

“Nosotros lo que queríamos era centralizar toda la información en una sola persona que se encargue de todo para nosotros disfrutar ese día a plenitud”, comenta Aparicio.

Eligió a un organizador de bodas específico que provino de recomendaciones de amigos y de experiencias que él mismo había sumado como invitado a actividades organizadas por ‘el elegido’.

Aparicio y su pareja de nacionalidad italiana encargaron una boda elegante, sobria y conservadora, con actividad tanto al aire libre como bajo techo, y que incluirá sorpresas para los invitados, música instrumental italiana para un coctel que ofrecerán posterior al “sí” y de ‘dj’ para más entrada la noche.

“Sabemos que el día de la boda lo vamos a disfrutar porque angustias es lo menos que hay que tener ese día”, subraya Aparicio.

Ayuda rumbo al altar

Tanto Aparicio como Vianella pusieron el día más importante de sus vidas y la de sus respectivas parejas y familias en manos de Wedding Planners u organizadores de bodas, un oficio que pasó de la sombra a la luz de un instante a otro y que cada vez es más común que las parejas incorporen al presupuesto de sus bodas.

Así como un arquitecto proyecta un edificio en un espacio determinado, un diseñador de moda visualiza una prenda suya en célebres pasarelas del orbe o un profesor instruye a sus pupilos en distintas áreas, los Wedding Planners asumen el compromiso del diseño y la coordinación integral de una boda.

Asesorar, planificar, coordinar y ejecutar antes, durante y después de un enlace matrimonial son las funciones de los organizadores de bodas, un gremio que existe en Costa Rica desde hace unas dos décadas y que, con el tiempo, afianza más su oferta y demanda en el mercado.

Publicaciones de célebres revistas internacionales como Marie Claire o Elle –dedicadas a la moda y a las tendencias– reseñan que la profesión de Wedding Planner nació en Estados Unidos en la década de los 50 como resultado de la incorporación de la mujer al mercado laboral, lo cual provocaba que algunas de ellas se quedaran sin tiempo suficiente para atender otros temas, como el de organizar su propio matrimonio. Esto propició que otras congéneres comenzaran a desarrollarse en el “sector nupcial”.

Con celeridad, la nueva profesión se difundió entre las parejas estadounidenses con planes de boda. Luego su fama corrió hacia Latinoamérica hasta que cruzó el Atlántico para llegar a Europa. Inglaterra fue el primer país del Viejo Continente que incorporó la figura del Wedding Planner entre sus profesiones y de ahí se extendió al resto de países europeos.

La popularidad del nuevo trabajo la potenció la evolución de la sociedad y las distintas necesidades que comenzaron a surgir en medio de ese avance. De ahí provienen las “nuevas profesiones” (por ejemplo personal shoppers, community managers, coachs, wedding planners...) que, aunque antes eran inconcebibles, en la actualidad son de alta demanda.

Costa Rica no ha visto de reojo esas nuevas tendencias y, hoy, muchas parejas demandan la profesión que Jennifer López expuso al mundo desde la gran pantalla con su papel de Mary Fiore en la comedia romántica The Wedding Planner (2001).

Apasionado y creativo

El trabajo de Wedding Planner necesita de mucha organización, responsabilidad y creatividad; pero también de pasión y paciencia para llevar al plano real la fantasía con que se proyectan los novios el día de su boda.

Es decir; ellos son una especie de hadas madrinas, aunque llamarles así no es del todo correcto: en el gremio también se han abierto espacio hombres.

María Fernanda Castro, Jennifer Velásquez, Amalia Ramírez y Jeffrey Cervantes son cuatro costarricenses que, en distintos momentos, emprendieron un negocio de Wedding Planners. Algunos trabajan con paquetes preestablecidos, pero la mayoría lo hace basado en el presupuesto que disponga la pareja; eso sí, todos tienen la misma garantía: la apetecida exclusividad.

“Nosotros hemos montado bodas en lugares bien remotos, donde ni siquiera hay agua ni luz, pero a mí lo complicado me encanta. Entre más desafiante sea el montaje más me gusta porque es un reto de conocimiento. Hay bodas que se vuelven una obra de ingeniería porque requieren construir desde pisos hasta techos y paredes. Una vez diseñamos la boda de un cliente que se casó en una plantación de café, la estructura medía 1.000 metros y estábamos a siete metros de alto. Hay montajes de bodas que se empiezan a realizar hasta con 15 días de antelación, no es lo usual, pero a veces la pareja viene con ideas muy diferentes y retadoras”, dice María Fernanda Castro, una de las primeras costarricenses que ofreció en el país los servicios de Wedding Planner.

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En la producción de eventos esta publicista y administradora de negocios acumula 26 años, 16 de los cuales los ha trabajado bajo el sello de su empresa MFC Producciones, que desde su fundación hasta este 2019 contabilizaba la producción completa de 1.000 bodas, entre ellas los mediáticos enlaces de Keylor Navas, Bryan Ruiz y Joel Campbell.

“La gente me decía que la idea de dedicarme a esto iba a ser un fracaso, pero yo creí en el proyecto. Lo más complicado fueron esos primeros años porque era difícil que la gente creyera que necesitaba de alguien para organizar un evento, antes todo era muy distinto y la organización de una boda era una tarea que hacían entre la novia, la mamá de la novia y la tía más cercana; sin embargo, siempre pensé que cuando el mercado creciera la gente iba a sentir la necesidad de contratar un servicio de estas características”, refiere.

Castro destaca que el trabajo de un Wedding Planner es garantizar que el día de la boda todo acontezca tal cual fue acordado y diseñado durante los ocho o 12 meses que transcurrieron entre la planificación de la boda y el día cero, porque el margen para los errores es estrecho, por no decir que es casi imperdonable.

En ese sentido, el Wedding Planner y su equipo de asistentes vela por el detalle más mínimo de cada boda. “Soy la primera en llegar al sitio de la recepción. Recibo a los proveedores y les entrego el croquis que diseñamos para esa boda, donde viene señalado los montajes y las horas. En el salón tengo que velar en que todo quede dispuesto tal cual fue acordado con la pareja. Ya luego me traslado a la iglesia o al sitio donde será la ceremonia para recibir a los invitados, reservar las bancas para el cortejo, buscar a las personas que harán las lecturas, entregar misales si es una ceremonia católica y verificar con el coro que las canciones sean las que la pareja solicitó para la ceremonia”, explica Jennifer Velásquez, una muchacha que se dedica a la organización de bodas y eventos desde hace tres años y medio.

Velásquez –graduada en Enseñanza del Inglés– dice que en algunos casos el trabajo de ellos empieza en la casa de la novia o en la habitación del hotel donde se hospeda. “Algunas novias también te quieren como asistente de ellas ese día porque entre nosotros (los Wedding Planners) y la pareja se crea mucha confianza, entonces para ella, el que la persona que organizó su boda esté ahí y le ayude a vestirse y a velar porque lleve todo les da más seguridad”, afirma Velásquez; de ahí la necesidad de que ella también tenga sus asistentes.

“El día de la boda nosotros (los Wedding Planners) podemos estar desde minutos después de que la novia despierte y nos retiramos después de la salida del último proveedor. Eso implica también, en mi caso, empacar cualquier detalle que haya recibido la pareja el día de la boda, ponerlos en el carro y despedirlos a su noche de bodas”, enfatiza Velásquez, quien hasta hace ocho días sumaba 36 bodas en los tres años y medio que tiene en esta ocupación.

Confianza como aliada del éxito

Amalia Ramírez es otra costarricense que tiene su propio negocio de Wedding Planner. La organizadora de eventos –con estudios en Diseño del Espacio Interno– comenta que el éxito de una boda dependerá del Wedding Planner que elija la pareja y del grado de confianza que se otorguen entre las partes.

Esa es la conclusión a la que llega Ramírez luego de nueve años de dedicarse a ese trabajo desde su negocio Amalia Ramírez Event Planners. En promedio, Ramírez realiza 30 bodas al año.

“En la organización de una boda, una parte muy importante es que los clientes confíen en que uno va a ejecutar lo que ellos quieren. Nosotros hacemos todo tipo de eventos sociales, pero a mí, por lo que más me buscan son por bodas y eso es una enorme responsabilidad porque representa un compromiso con el cliente pero también con sus familiares, amigos y con nosotros mismos. Ninguna boda es igual y cada una representa un reto profesional y personal. Cuando llega un proyecto nuevo significa una nueva ilusión para mí y para mi equipo de trabajo, una bendición y una responsabilidad enorme por quedar bien y satisfacerlos a ellos (los esposos). Cuando veo por primera vez a la pareja les pregunto: ¿qué quieren?, ¿qué esperan de mí?, ¿cómo los podré hacer felices?”, manifiesta Ramírez.

Toda las bodas que organiza esa oficina parten de cero y será diseñada exclusivamente para esa pareja según las ideas y requerimientos de ellos. “Trabajamos única y exclusivamente para cada cliente y a cada proyecto le dedicamos mucha paciencia y amor. Todos los proyectos que llegan a la oficina los vamos trabajando al mismo tiempo”, subraya Ramírez.

Jeffrey Cervantes también se comenzó abrir espacio en ese mercado hace unos tres años. Desde entonces y considerando las contrataciones activas al día de hoy, este cartaginés llega a las 60 bodas organizadas, algunas incluso fuera del país.

Él se comenzó a rozar con ese mundo en los hoteles en los que laboró –es administrador de empresas hoteleras–, donde tuvo oportunidad de conocer, en criterio de él, a los mejores Wedding Planners del país.

“Tras ver de cerca el mundo de las bodas, la planificación, la organización y la producción que conlleva crear un evento de tal magnitud, me cautivó”, asegura Cervantes, director de Costa Rica Wedding Planner.

“Cada boda debe ser única porque debe reflejarse en ella el estilo y los gustos de la pareja. El día elegido, nosotros tenemos que vigilar muy de cerca cada detalle, eso sí, sin tener ningún protagonismo porque ellos (los novios) son los que se deben exhibir y ser el centro de atención. En mi caso, me gusta romper protocolos, las novias nuestras siempre son muy coquetas y buscamos que ella y su esposo vivan la experiencia de casarse sin miedo, sin estrés, y sin temores de ningún tipo”, dice Cervantes.

Como parte del auge que mantiene el negocio y de la nueva legislación que comenzará a regir en el país el próximo año, Cervantes ya puso a rodar otro proyecto: Costa Rica LGBTIQ Weddings and Evenings, donde ofrecerá la organización de bodas para la población LGBTIQ.

María Fernanda Castro y Amalia Ramírez también encaminan sus empresas a ofrecer ese servicio para esa población. No es que sea algo nuevo en sus firmas, siempre han tenido la opción, pero ahora se aprestan a incluir el servicio más abiertamente en sus catálogos, donde también destacan las Weddings Destination –Cervantes también lo tiene– o lo que es lo mismo, la organización de bodas en Costa Rica para extranjeros.

Para las Weddings Destination, ellos podrían asumir la responsabilidad hasta de la compra de boletos, traslados y hospedajes de los invitados, y el retorno de ellos a sus países. Claro, ese servicio dependerá de las peticiones del cliente.

Las congojas no faltan

Jennifer, María Fernanda, Amalia y Jeffrey no esconden la responsabilidad que significa aceptar la organización de una boda, por ello todos hablaron de las características que debe tener un Wedding Planner.

Coinciden en que quien se dedique a esto debe ser extremadamente ordenado para desarrollar proyectos simultáneamente, creativo para lograr estructurar una boda que puede hacerse ya sea en un salón de hotel con todas las comodidades hasta en una finca que no tiene ni agua ni luz; poseer mucha inteligencia emocional para enfrentar los inconvenientes que puedan surgir en el camino e incluso en el mismo momento en que se desarrolla la actividad, ser sumamente observador para vigilar de cerca los detalles mínimos que pueden escaparse a la retina y ser camaleónico para desprenderse de sus propios gustos y lograr conceptualizar a partir de las personalidades, necesidades y preferencias del cliente.

A pesar de la destreza y experiencia de estos cuatro profesionales a la hora de diseñar y ejecutar una boda y de la premisa de que no debe haber espacios para errores, María Fernanda Castro, Jennifer Velásquez, Amalia Ramírez y Jeffrey Cervantes admiten haber tenido que hacerle frente a imprevistos, algunos más agobiantes que otros.

“Procuramos que los errores no sean nuestros, pero sí se presentan inconvenientes. Una vez me pasó en un hotel que apenas salimos hacia la ceremonia se fue la luz. Pusimos a funcionar la planta pero aún hoy seguimos sin entender cómo un animal estaba ahí metido y la planta explotó. Yo me fui para la iglesia sin saber si cuando regresábamos habría luz o no. Por dicha al final, cuando volvimos, ya todo estaba resuelto. Otra situación que hemos tenido que atender es que a dos personas les han dado un infarto en una boda nuestra y hay otra en la que un invitado se robó el queque. También recuerdo que corrimos por todo el país consiguiendo un carrusel de juegos mecánicos que queríamos poner en un salón”, resumió María Fernanda Castro.

Jennifer Velásquez cuenta que ella ha sudado porque la llegada de la novia a la Iglesia se retrasa por factores como un accidente que colapsa las vías. Además recuerda un caso de una novia estricta que creó un perfil en Facebook donde incluyó a los invitados y les indicaba cómo tenían que vestirse, lo que provocó malestar en muchos que el día de la boda no llegaron. “Esa ceremonia fue trágica porque la novia cayó en crisis. De 120 invitados que tenía solo llegaron 70, pero ante cualquier situación uno tiene que encontrar ese punto de tranquilidad y confiar en el equipo que uno tiene”, considera Velásquez.

“Me ha pasado de todo y en todos los eventos me pasa algo”, señala Amanda Ramírez. “Siempre son cosas sencillas y mínimas, gracias a Dios, como que se me olvidaron en la oficina las arras, el buqué, mi ropa por ejemplo. Generalmente en mis bodas hay gente que se pasa de tragos y terminan desmayados en el baño. Recuerdo una vez que la hermana de la novia se desapareció de la fiesta y al rato la novia me llama a preguntarme si la había visto. Me puse a buscarla y nada, hasta que me dio por entrar al baño y la muchacha estaba dormida ahí. Pero han sido cosas así, por dicha nada malo”.

Jeffrey Cervantes no escapa a esos momentos inesperados. “Habíamos terminado ya el montaje del salón, nos vamos para la Iglesia a decorarla y cuando llegamos a los floristas se les había extraviado las llaves del candado para abrir el camión. Hubo que destruir el llavín. También una vez el montaje de la recepción era alrededor de una piscina y había tanto viento que tuvimos que trasladar la actividad a un salón de ahí mismo, entonces fue montar todo de nuevo. Por eso siempre nosotros (los Wedding Planners en general) tenemos un plan B y a veces hasta C”, reseña Cervantes.

Esos momentos apremiantes por nada deben desequilibrar la tranquilidad de ninguna pareja que contrate los servicios de un organizador de bodas, un profesional que, al final, termina siendo un aliado más de los prometidos para convertir en un momento mágico y único un acontecimiento tan trascendental en sus vidas; por ello, cuando se enteran de que alguna pareja que ‘llevaron al altar’ se divorció, la noticia les conmociona y duele porque fueron testigos de la historia de amor que se tejió tras ellos.