Hace 18 meses el mundo era básicamente presencial y me costaba que aceptaran las reuniones virtuales. De repente, se tornó virtual. Cientos de millones de personas se quedaron en sus casas y continuaron trabajando de manera remota, utilizando herramientas para videoconferencias. Ahora todas las reuniones se llevan a cabo a distancia, algunas más eficaces que otras.
Al quedarnos los trabajadores de oficina en nuestras casas, se redujo el consumo de combustible, aumentó la productividad, mejoró la calidad del aire y se incrementó el tiempo disponible. También, se complicó la administración del personal que no tenía métricas de productividad, los jefes no sabían cómo ser jefes en remoto y los jóvenes perdieron el ejemplo, guía y ayuda de los mayores. Asimismo, la formación de nuevos equipos de trabajo cayó en dinamismo y también la separación entre la vida en el hogar y en la oficina. El agotamiento tecnológico se reveló en muchos casos.
Las actividades también se virtualizaron. Eso trajo mayores audiencias con mucho mayor alcance geográfico, pero menos tiempo de transmisión (rápidamente aprendimos que la audiencia no pasa varias horas frente a un monitor como en un teatro o auditorio). Las actividades por Internet facilitan la presentación de artistas y conferencistas de todas partes del mundo a través de sistemas de traducción más eficientes, y todo por una fracción del costo. La interacción entre los miembros de la audiencia es más difícil, a pesar de las novedosas herramientas diseñadas para ello.
Ya se vislumbra un posible regreso a las oficinas (la mayoría están todavía vacías). Estudios llevados a cabo por múltiples empresas, incluidas Microsoft y Accenture, este año, concuerdan con que el futuro será híbrido. Una encuesta en Estados Unidos reveló que hasta un 40 % de los trabajadores de oficina están dispuestos a renunciar si los obligan a ir todos los días. La mayoría prefiere ir dos o tres veces.
En el Work Trend Index, publicado por Microsoft en marzo de este año, se indica que un 66 % de los líderes mencionaron que sus empresas están rediseñando el espacio de trabajo para acomodar el sistema híbrido, un 73 % de los empleados quieren que las opciones de trabajo en remoto flexible permanezcan y un 67 % de los empleados desean más trabajo presencial después de la pandemia.
En el estudio elaborado por Contract Workplaces, un 75 % de las organizaciones dijeron prever que como mínimo un tercio de sus empleados trabajarán de forma remota y un 70 % espera un aumento en la productividad a causa del trabajo a distancia. En ese mismo estudio, un 28 % de las empresas dijeron que mantendrán entre un 70 y un 100 % de los colaboradores en teletrabajo y un 47 %, entre el 30 y el 69 %.
Tanto en el Club de Investigación Tecnológica como el TEDxPuraVida tenemos muchos años de transmitir charlas por Internet y de efectuar actividades presenciales, pero no son actos híbridos. Para que lo sean, deben lograr lo mejor de los dos mundos. Antes de la pandemia, en las reuniones había uno o varios participantes en forma virtual, pegados en un monitor en la pared, y muchas veces ignorados por los asistentes. Esas no son reuniones híbridas, porque estas deben permitir la participación igualitaria de todos y la posibilidad de conversar dos minutos con un participante en particular, al principio o al final.
Para que el modelo de trabajo híbrido sea exitoso, son necesarias mejoras tecnológicas y de procesos. Las empresas e instituciones deben apoyar a los empleados con equipos, sillas y conectividad adecuados para habilitar el trabajo en remoto, ya que deficiencias en estas producen serias mermas de productividad.
El trabajo en la oficina también debe cambiar. Las oficinas y cubículos deben ser reemplazados por diseños que incentiven la colaboración y tomen en cuenta que solo un porcentaje de la fuerza laboral se encontrará presente en un momento dado. Hay grandes ahorros en bienes raíces que pueden ser obtenidos a corto plazo. Deben habilitarse múltiples canales de comunicación, pero para evitar la confusión debe quedar muy claro cuáles canales se utilizan en cada ocasión o situación.
Deben establecerse métricas de productividad y medirse continuamente. La flexibilidad en la utilización del tiempo debe aparejarse con mediciones objetivas de productividad en el trabajo presencial y en remoto.
Normas éticas del trabajo a distancia deben hacerse explícitas y su cumplimiento estar asegurado. Así como hace 25 años se creó la etiqueta para utilizar Internet («netiquette»), que incluía reglas, entre las cuales figuran no escribir todo con letra mayúscula (porque es como que le griten a uno) y no responder a todos los receptores de correos con muchos destinatarios, hoy el teletrabajo exige puntualidad en las reuniones, tanto para comenzar como para terminar, y las videoconferencias siempre deben llevarse a cabo con la cámara encendida, por respeto y porque una gran parte de la comunicación es no verbal.
En Costa Rica mucha gente permanece en las reuniones con la cámara apagada, lo cual dificulta saber si están atentos o están jugando o contestando correos, sobre todo, en reuniones grandes (más de media docena de participantes). Esto, obviamente, resta eficacia a las reuniones, presuponiendo que solo se invita a quienes deben estar ahí.
Desafortunadamente, en el país existe la excusa perfecta para apagar la cámara (el no haberse peinado o afeitado no son justificaciones aceptables), y es que la transmisión se «congela». Esto último sucede cuando la velocidad de subida es insuficiente, y ese es el caso en más del 80 % de las conexiones en territorio nacional.
Son conexiones asimétricas con velocidades de subida muy lentas, por ejemplo, una conexión de 50 Mbps de bajada y 5 Mbps de subida (configuración bastante popular, por cierto) para ver televisión es excelente. Probablemente tres o cuatro personas vean programas diferentes al mismo tiempo sin ningún problema; sin embargo, si dos o más intentan hacer videollamadas simultáneamente, se les va a «congelar» la transmisión.
Abundante evidencia indica que la educación será híbrida y algunos dicen que mixta, es decir, una mezcla de presencialidad y virtualidad. Aquí también hay grandes oportunidades y retos. Aun solucionando los problemas de conectividad y falta de equipos, no está claro cómo hacer la mezcla, la cual deberá variar según la edad de los educandos.
Para mí, hay un par de asuntos bastante obvios. Primero, que el mundo será híbrido y, segundo, que no hay expertos todavía. No hay cursos sobre cómo crear un ambiente de trabajo o de estudio híbrido. De seguro hay consultores muy talentosos cobrando grandes sumas para ayudar a empresas e instituciones a hacer la transición hacia el mundo híbrido, y no dudo que agreguen mucho valor, pero hay que estar claros en que todos estamos aprendiendo. Igualmente, empresas de arquitectura se dedican a rediseñar espacios de oficina y centros de estudio, con toda buena intención y talento de sobra, pero ellas también están aprendiendo.
En este caso como en casi todos, el talento es mucho más valioso que la experiencia. Si bien existe un modelo de negocios basado en la reutilización del conocimiento, copiar y repetir lo que han hecho en otras partes anula el talento y la innovación, y sin innovación es muy difícil que haya competitividad en el futuro.
roberto@sasso.cr
El autor es ingeniero, presidente del Club de Investigación Tecnológica y organizador del TEDxPuraVida.
