La Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) utiliza sistemas informáticos obsoletos para generar la planilla y pagar los sueldos y horas extras de sus 63.885 trabajadores. Las aplicaciones empleadas tienen 40 años de funcionamiento, datan de finales de la década de 1970, y solo cuatro empleados de la institución tienen el conocimiento técnico en este lenguaje de programación, conocido como Cobol, y se jubilan en un plazo de cinco años.
Por la antigüedad de los sistemas es necesario utilizar más personal para gestionar la planilla y provoca atrasos. Estos son algunos de los hallazgos revelados en el informe Auditoría de carácter especial sobre la gestión de la generación de la planilla salarial y el proceso de los pagos salariales ordinarios y extraordinarios al personal de la CCSS, efectuado por la Auditoría Interna de la entidad, en octubre del 2021.
“Se evidenció (...) obsolescencia en el lenguaje de programación del Sistema Planilla de Salarios (SPL) utilizado para el pago de la planilla salarial a nivel institucional, lo que implica que las unidades locales deban tramitar pagos mediante procesos manuales y poco eficientes, que demandan horas hombre en el proceso de confección, revisión, digitación y envío de la nómina”, se detalla en el estudio ASAAI-98-2021, del cual tiene copia La Nación.
La investigación encontró, entre las repercusiones del atraso tecnológico, que la Caja puede tardar entre uno y siete meses en hacer efectivo el pago para personas de nuevo nombramiento. Así se determinó en la revisión de casi 1.000 casos tramitados en 25 unidades de Gestión de Recursos Humanos de la CCSS, en diferentes partes del país.
El estudio de la Auditoría Interna no fiscalizó si los riesgos detectados provocan pagos salariales de más, o incluso menores. La Dirección de Administración y Gestión de Personal de la Caja informó, por escrito, que cuenta con varios controles para corregir inexactitudes en el pago al personal. Sin embargo, no detalló si es una situación recurrente.
“El sistema de pago actual se encuentra desarrollado en un lenguaje de programación denominado Cobol el cual dificulta realizar ajustes de forma expedita e implica procesamientos manuales; lo que impide en algunos casos el pago oportuno de los nombramientos interinos”, reconoció la entidad.
La institución tiene previsto implementar un nueva plataforma de pagos en cuya primera fase se invertirán $5,7 millones. El sistema salarial utilizado por la institución autónoma es relevante porque posee una de las mayores planillas del sector público, solo detrás de la del Ministerio de Educación Pública con 82.000 docentes.
El buen funcionamiento de las plataformas de la CCSS es también relevante porque el gasto anual en remuneraciones es de los más elevados del Estado costarricense. El año pasado ascendió a ¢1.424.450 millones, es decir, el 51,5% del total de los gastos, según el Informe de Liquidación Presupuestaria 2021, presentado a la Contraloría General de la República.
Repercusiones en planilla
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El informe de la Auditoría Interna efectuó la fiscalización de los procesos de pago en varios hospitales del país y en diferentes áreas de salud. Entre los centros médicos que fueron supervisados estuvieron el San Vicente de Paúl, en Heredia; el hospital México, el Monseñor Sanabria, en Puntarenas; el San Rafael de Alajuela; entre otros.
La inspección, hecha entre enero y agosto del 2021, encontró que la institución usa diferentes plataformas para la realización de las planillas en cada una de las 25 unidades fiscalizadas. En específico dispone del Sistema de Planilla Salarial (SPL), el Sistema Operativo de Gestión de Recursos Humanos (Sogerh), el Sistema Integrado Laboral de Recursos Humanos (Silarh) y el programa de Excel, en los casos que se lleva el proceso de forma manual.
“Estas situaciones (diversas plataformas) generaron una mayor carga de trabajo en las unidades de Recursos Humanos, a causa del aumento en los cálculos y el trámite manual que deben realizar y por ende se aumenta el riesgo de atrasos en el pago de salarios”, se subraya en el oficio.
La propia Dirección Administrativa de la Caja reconoció, en un informe de diciembre pasado, que sus plataformas usan el lenguaje Cobol. Se trata de un lenguaje de programación universal creado en 1959. A nivel global, actualmente existen nuevas tecnologías para desarrollar sistemas de pago como los Java y Oracle.
“El sistema se desarrolló en Cobol y actualmente se mantiene bajo ese lenguaje de programación, lo que adiciona una limitación por el alto costo de mantenimiento que representa y la lógica del sistema que no permite integrar otros procesos sustantivos de la gestión de recursos humanos”, se precisó el documento GG-DAGP-1656-2021, en poder de este diario.
La Auditoría comprobó que, en 918 nuevos nombramientos de empleados revisados, en el 48,7% de los casos las personas recibieron el primer pago entre dos y tres meses después de iniciar a laborar. Mientras que en el 28,7% de los casos fue en un plazo de uno a dos meses. Solo en el 4% de los casos revisados, es decir a 37 personas, se les depositó el salario durante el primer mes de trabajar en la Caja, se reseña en el documento.
Muchos de los casos analizados fueron del personal contratado para atender pacientes en centros médicos o el Centro Especializado de Atención de Pacientes con covid-19 (Ceaco) durante la pandemia.
Natalia Villalobos, subdirectora de Administración y Gestión de Personal de la CCSS, reconoció a la Junta Directiva de la Caja, que desde el 2018 la Dirección de Administración hizo una encuesta entre las áreas de Recursos Humanos la cual evidenció algunas de las dificultades descritas por la Auditoría Interna.
“La situación se complicó (en el 2019) a raíz de la implementación de la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas que modificó toda la forma de calcular los salarios en el sector público. Entonces hubo que establecer una operativa muy manual para cumplir con lo exigido en la ley”, explicó la funcionaria, según consta en el acta 9.228, del pasado 9 de diciembre.
Villalobos comentó que hasta un año después, es decir en el 2020, se empezó a automatizar algunos de los procesos para la confección de planillas. “Se suma la atención de emergencia nacional del covid-19 que aumentó el personal en alrededor de 5.000 plazas lo que viene a redundar en un aumento de la confección de documentos”, dijo.
Varios años, poco avance
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El estudio de la Auditoría efectuó una crítica por los atrasos en la ejecución del Sistema Integrado de Gestión de las Personas (SIPE), una nueva plataforma para aglutinar la confección de planillas y pagos, porque el proceso para ponerlo en marcha se inició, en el 2017, y aún no está en funcionamiento.
“El estudio permitió determinar que la Dirección de Administración y Gestión de Personal y la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación se encuentran desarrollando el SIPE, que permitiría optimizar el proceso de pago salarial. Sin embargo, se evidenció que el proyecto presenta atrasos en el cronograma de implementación”, se detalla en el informe.
En el documento se reseña que el programa lleva más de un año de atrasos en el cronograma. Precisamente, la CCSS prevé que, hasta en la segunda mitad del 2023, esté completa la primera fase de instalación del SIPE.
En dicha etapa, la institución podrá mejorar la calidad, precisión y oportunidad del pago de salarios a los trabajadores y contará con información en tiempo real, según el oficio GG-DAGP-1656-2021, del pasado 8 de diciembre.
Para agilizar la instalación del nuevo sistema, la Directiva avaló la contratación de cinco nuevos empleados para laborar específicamente en el programa.
El SIPE, incorporado en el portal de Recursos Humanos de la CCSS, actualmente está fuera de servicios y solo puede usarse en la red interna de la institución a raíz del ataque cibernético sufrido el pasado 20 de abril.
Para la atención de la pandemia, la planilla de la Caja aumentó en 5.000 personas. Estos trabajadores estuvieron entre los que pasaron hasta un máximo de siete meses con problemas de pagos salariales. (Imagen ilustrativa) (CCSS)
