¿Son deducibles los pagos por gasolina y alimentación que un patrono entrega a sus colaboradores? Un fallo emitido en febrero por el Tribunal Fiscal Administrativo, órgano adscrito al Ministerio de Hacienda, precisó en qué supuestos estos desembolsos pueden rebajarse del impuesto sobre la renta y cuándo deben considerarse sujetos a gravamen.
El Tribunal estableció que es posible descontar rubros como combustible o alimentación en la declaración de renta, siempre que el contribuyente demuestre que son útiles, necesarios y pertinentes para el desarrollo de su actividad económica y no un beneficio personal para el trabajador.
En términos generales, durante los procesos de fiscalización, Tributación puede definir qué erogaciones califican como deducibles y verificar que su registro sea correcto.
En el caso de los patronos, cuando el fisco determina que ciertos beneficios —ya sea salario en efectivo o en especie, como el uso discrecional de un vehículo corporativo— integran la remuneración, estos se incluyen dentro de los conceptos sujetos a gravamen y se exige la retención respectiva.
Reclamo de una empresa motivó el pronunciamiento
Fabio Salas, socio de Impuestos y Legal de Deloitte Costa Rica, explicó a La Nación que el pronunciamiento surgió a raíz del caso de una empresa ubicada en una zona rural, donde la mayoría de colaboradores debía recorrer largas distancias para cumplir sus funciones y, por el aislamiento, no tenía opciones cercanas para adquirir alimentos.
La compañía alegó que esos desembolsos eran indispensables para su operación y, por tanto, procedía su deducción en el impuesto sobre las utilidades.
No obstante, Salas recordó que, de forma histórica, la Administración Tributaria ha interpretado que determinados beneficios adicionales que los patronos incluyen en contratos laborales pueden calificar como salario en especie y, por ende, deben estar sujetos a gravamen.
“El gasto deducible dependerá de si es útil, necesario y pertinente. Este tipo de compensación económica por kilometraje o por alimentación no siempre debe ser considerado como parte del salario, porque obedece a la realidad de cada empresa”.
— Fabio Salas, Deloitte Costa Rica.
Durante una fiscalización, auditores de Hacienda cuestionaron si los pagos por kilometraje y alimentación debían considerarse parte de la remuneración, dado que no se incorporaron como salario ni estuvieron sujetos a retenciones o cargas sociales. A partir de ese señalamiento surgió la controversia respecto a si debían cobrarlos o no.
En este caso, sin embargo, el Tribunal Fiscal concluyó que los montos destinados a transporte y alimentación eran útiles, necesarios y pertinentes para la actividad económica de la empresa, por lo que podían rebajarse de la renta.
¿Cómo diferenciar un gasto ‘necesario’ en la práctica?
Salas explicó que la deducibilidad de ciertos rubros en la declaración de renta dependerá siempre del giro y de las condiciones específicas de cada empresa.
Habrá situaciones en que subsidios por kilometraje, alimentación u otros viáticos constituyan un beneficio económico para el trabajador, destinado a su disfrute personal y no al cumplimiento de sus funciones.
Por ello, según explicó Salas, los rubros que un patrono pretenda deducir no deben constituir un beneficio personal para el trabajador, sino responder a una necesidad propia del funcionamiento del negocio.
Por ejemplo, si una empresa asigna a un empleado un vehículo corporativo para su uso discrecional —incluidos fines de semana— y no solo para trasladarse al centro de trabajo, el beneficio puede representar incluso un ahorro personal al cubrir su necesidad de transporte.
En un escenario así, Salas indicó que el fisco podría calificarlo como una ventaja en especie y no como un gasto deducible para efectos del impuesto sobre la renta. Añadió que, si Hacienda concluye que la empresa omitió sin justificación las retenciones correspondientes, puede imponer una sanción de entre el 50% y el 100% adicional del tributo adeudado.
No obstante, si la empresa demuestra que la asignación del vehículo responde al desempeño exclusivo de funciones laborales y lo acredita debidamente, ese gasto podría considerarse deducible.
Un criterio similar aplica, según Salas, para capacitaciones o pólizas médicas, siempre que exista sustento suficiente y se analice cada caso en particular.
Justificación ante Hacienda depende de elementos esenciales
Erika Barrantes, gerente de Legal, y Francella Sáenz, gerente senior de Impuestos, ambas de EY, explicaron a La Nación que, para respaldar ante el fisco la deducción de rubros como alimentación o kilometraje, es indispensable regular por escrito estos beneficios.
Añadieron que cada pago debe vincularse con una necesidad operativa real, como desplazamientos laborales, jornadas extendidas o trabajo en zonas sin oferta cercana de alimentos.
Indicaron que la política interna, en ese sentido, debe definir criterios de elegibilidad, supuestos de aplicación y autorizaciones previas, a fin de evitar que el reconocimiento sea interpretado como una liberalidad.
También recomendaron establecer parámetros y topes razonables: en kilometraje, usar tarifas acordes con el mercado y exigir bitácoras detalladas; en alimentación, respaldar con facturas a nombre de la empresa o reembolsos contra comprobante y descartar montos fijos sin relación con la operación.
Advirtieron que, además, no basta con la norma escrita, pues en materia laboral prevalece el principio de realidad; la práctica debe coincidir con lo documentado. Si se pretende que estos conceptos no se consideren salario, aconsejaron manejarlos como reintegros contra factura y mantener controles que acrediten su relación directa con el puesto.
Este diario consultó al Ministerio de Hacienda cómo deben documentarse y organizarse internamente los pagos por alimentación y kilometraje para que puedan deducirse como gastos necesarios. También pidió aclarar en qué circunstancias estos montos dejan de ser operativos y se convierten en un plus gravado, así como las posibles sanciones si, pese a aplicar ese criterio, son rechazados en una fiscalización.
Al cierre de edición, la consulta permanecía en trámite.