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Quizá haya oído hablar de un experto en organización llamado David Allen. Con el paso del tiempo, Allen ha ayudado a muchas personas a organizar tiempo, tareas y –quizá lo más importante– las bandejas de entrada del correo electrónico con un método al que denomina “Organízate con eficacia” u OCF, para abreviar.
Sin embargo, el problema con muchos sistemas para organizar es que remplazan una ansiedad (Mis cosas no están organizadas) con otra (Mis cosas no están organizadas de acuerdo con este sistema específico). Sin ser demasiado meticuloso en esto, quizá el mejor sistema es ningún sistema. O, expresado de otra forma, el mejor sistema requiere la menor modificación de conductas.
Es posible que haya que adoptar algunos pequeños hábitos, pero nada tan riguroso como el OCF. En realidad, la razón es bastante simple. La tecnología puede hacer gran parte del trabajo al automatizar ciertas tareas organizativas. Yo tengo un sistema simple de cinco pasos: dejar que las cosas pasen.
Sin embargo, su mantenimiento podría ser su perdición. ¿Qué tal si un mensaje no se coloca en la carpeta correcta? ¿Qué tal si un mensaje no se archivó correctamente y desapareció en una purga rutinaria de datos de correo electrónico?
Mantener un régimen de etiquetas o carpetas requiere una vigilancia constante y febril. Afortunadamente, la tecnología ha hecho que las carpetas y etiquetas sean menos importantes y prometedoras, si no es que inútiles.
Cuando se busca algo, a menudo se busca una cosa: el número de confirmación de un vuelo, una invitación a cenar, un estado de cuenta bancaria.
Casi todos los programas y sistemas operativos de correo electrónico tienen ahora una poderosa característica de búsqueda con la cual se puede localizar cualquier mensaje que contenga la palabra, el número o la frase que se busca.
La búsqueda universal de Windows 7 encuentra cualquier correo electrónico guardado en la computadora, al igual que el Spotlight de Mac OS X.
Casi todos los servicios de correo web permiten encontrar un mensaje con base en el remitente, el asunto o el cuerpo del texto.
Tener una carpeta puede ser una buena idea en unos cuantos casos: cuando se tienen correos electrónicos relacionados con un proyecto específico de largo plazo, como las vacaciones familiares, renovaciones en la casa o empleados a los que hay que observar atentamente.
Con ese fin, considere a “bloquear al remitente” su compinche brutal pero leal en esta batalla constante. Obviamente, se debe bloquear, de manera despiadada, a las personas que envían correo basura. ¿Pero por qué detenerse allí? También, se puede bloquear a personas e instituciones legítimas, y se debería hacer. ¿Comerciantes por catálogo? Bloqueados. ¿Organizaciones políticas que todavía envían correos electrónicos después de una elección o un referendo? Bloqueadas.
El editor de Wired, Chris Anderson, genialmente publicó alguna vez las direcciones electrónicas de publicistas a los que bloqueó porque le enviaban presentaciones a ciegas. Era una lista asombrosamente larga de gente legítima de relaciones públicas, y es probable que se hayan sentido agobiadas al enterarse que el editor de Wired no leyó sus presentaciones en años.
Otra idea más: use el buzón de entrada correcto para el mensaje correcto.
Hoy día es frecuente tener más de uno, no solo de cuentas de correo electrónico para el trabajo y asuntos personales. Facebook tiene bandeja de entrada, al igual que Twitter, Linkedin, Google+ y otros servicios.
En la mayoría de los casos, estas otras bandejas de entrada pueden enviarle un correo electrónico cuando reciben un mensaje o sucede algo más en su cuenta. Yo prefiero apagar esas alertas y mantener estos mensajes en los sitios correspondientes. Recibir un correo que dice: “¡Joe Smith te etiquetó en una foto!” o “Jane Jones reenvió uno de tus
Sin embargo, ¿qué hay con los mensajes de otras personas? Es posible que reciba una nota de alguien, a quien quiere hacerle un seguimiento, pero no en este momento. Si la deja en el buzón, corre el riesgo de que los nuevos mensajes la hagan bajar tanto que no la vea y se olvide de ella. Afortunadamente, hay sitios y agregados que pueden administrar su correo electrónico y hacerlo reaparecer al principio de la lista en una fecha determinada.
Servicios como Nudgemail, Followup, Followupthen y Boomerang permiten programar un mensaje para reaparecer posteriormente como nuevo en el buzón de entrada.
Básicamente, usted se reenviará el mensaje con un retraso de una hora a semanas o meses.
Si usa Outlook, considere agregar un agregado como Xobni, que puede automatizar las tareas del directorio cada vez que usted recibe un mensaje.
La siguiente vez que necesite contactar a alguien, solo busque el nombre. ¿No lo sabe? Busque el de la compañía o su dominio. Un efecto secundario bueno de este sistema (además del hecho de que no tiene que mantener un directorio) es que está naturalmente al día. Verá el correo electrónico más reciente de esa persona, lo cual es útil porque la gente cambia de empleo y servicios de correo, pero es posible que usted no haya actualizado su lista de contactos. Y cuando haya terminado estas tareas, hay una más que debe realizar:
Así que relájese. No se atormente por ello.
