Ángela Ávalos. 1 abril, 2018

(Video) Expediente digital en salones hospitalarios

"Yo no creí llegar a ver esto antes de pensionarme", reconoció francamente Óscar Jiménez Zúñiga, jefe de Registros Médicos del hospital psiquiátrico Roberto Chacón Paut.

Jiménez se refería al expediente digital, del cual se ha hablado en la Caja durante más de dos décadas sin concretar nada. Hasta ahora.

Con 45 años de trabajar ahí, Jiménez se ha convertido en uno de los principales usuarios del Expediente Digital Único en Salud (EDUS), cuyo último módulo, el de visita hospitalaria, se empezó a instalar en ese centro psiquiátrico de La Unión, en Cartago, en diciembre pasado.

El Chacón Paut es el plan piloto que la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) está desarrollando previo a reproducir la experiencia en el resto de sus 29 hospitales y como parte del sprint final de este proyecto.

La meta es tener todos los módulos del EDUS en operación completa en diciembre de este año: desde el primer nivel de atención (Ebáis y área de salud), hasta el tercer nivel (hospitales nacionales y especializados).

Fue en mayo del 2012 cuando la Junta Directiva de la CCSS aprobó arrancar con el EDUS en los más de 1.000 Ebáis de la institución en todo el país.

El 23 de setiembre del 2013, salió la conocida como ‘Ley del EDUS’, que fijó como plazo máximo para finalizar este desarrollo diciembre de este año.

Con el EDUS, cada asegurado tendrá un único expediente, y no varios desperdigados en diferentes centros, como sucede ahora. El documento será accesible desde cualquier centro de salud del país.

Ahí tendrá su historia clínica donde quedará nota de sus consultas en el Ebáis, los medicamentos prescritos, operaciones, consultas con el médico especialista, internamientos, exámenes de laboratorio y de diagnóstico, como ultrasonidos o mamografías.

Además de ser un instrumento de registro digital de la historia clínica, este expediente será un control que limitará los abusos tanto de pacientes como de funcionarios.

Los primeros, ya no andarán pidiendo medicinas a diestra y siniestra. Los segundos, no tendrán espacio para meter pacientes privados en la consulta pública, una práctica frecuente conocida como 'biombo'.

Cambio sustancial

Óscar Jiménez está a menos de 23 días de su retiro, aunque todavía se lo está pensando porque ha hecho de ese hospital su segunda casa.

Él lleva los últimos 35 años a cargo del área de Registros Médicos del Hospital Chacón Paut. Está acostumbrado a lidiar con voluminosos expedientes de papel, de hasta diez tomos por paciente, y con la ardua tarea de interpretar la letra de médicos en las historias clínicas que está a cargo de registrar.

"Yo codifico enfermedades, registro tratamientos a la hora del egreso de los enfermos. A veces, son letras inintelegibles", comentó este funcionario, quien inició funciones ahí como un trabajador de aseo y fue ascendiendo paulatinamente hasta ocupar la jefatura de Registros Médicos.

Óscar Jiménez Zúñiga es el jefe de Registros Médicos del Hospital psiquiátrico Roberto Chacón Paut. Tiene 43 años de trabajar ahí y 35 de dirigir ese departamento. La incorporación del expediente digital a la gestión, asegura, acarrea múltiples ventajas. En el archivo, asegura, hay alrededor de 600 expedientes de papel. GRACIELA SOLÍS
Óscar Jiménez Zúñiga es el jefe de Registros Médicos del Hospital psiquiátrico Roberto Chacón Paut. Tiene 43 años de trabajar ahí y 35 de dirigir ese departamento. La incorporación del expediente digital a la gestión, asegura, acarrea múltiples ventajas. En el archivo, asegura, hay alrededor de 600 expedientes de papel. GRACIELA SOLÍS

Lo que parecería un detalle (la letra) al final es un asunto vital que podría definir el paso a seguir en el tratamiento a un enfermo. Si hay un error en la interpretación de manuscritos complicados, esto podría afectar la calidad de la atención del paciente.

Con el EDUS se acaba ese problema (la mala letra) pues el personal de salud estará obligado a escribir desde una computadora portátil o una tableta la información médica del paciente.

"El EDUS nos facilita muchas cosas. Sin duda, estos esfuerzos mejorarán en todo sentido la calidad de la atención", comentó Jiménez, quien también es responsable de resguardar las historias clínicas contenidas en cerca de 600 expedientes de papel que aún se almacenan en el archivo del psiquiátrico.

Lo que podría parecer un detalle, resulta fundamental cuando se trata de la historia clínica de un paciente. Esta es la muestra de la letra de un médico que se ven obligados a 'traducir' enfermeras, farmacéuticos o personal de registros médicos para dar continuidad a tratamientos tan críticos como los psiquiátricos. Con el expediente digital estos 'detalles' se acaban. ÁNGELA ÁVALOS
Lo que podría parecer un detalle, resulta fundamental cuando se trata de la historia clínica de un paciente. Esta es la muestra de la letra de un médico que se ven obligados a 'traducir' enfermeras, farmacéuticos o personal de registros médicos para dar continuidad a tratamientos tan críticos como los psiquiátricos. Con el expediente digital estos 'detalles' se acaban. ÁNGELA ÁVALOS

Este hospital psiquiátrico fue fundado en 1952 como un anexo del centro Manuel Antonio Chapuí, ubicado en San José.

Hasta hace unos años, llegó a albergar hasta 360 usuarios, muchos de los cuales (alrededor de 140) hicieron de él su hogar permanente, hasta que después de 1990 y de la firma de convenios internacionales sobre salud mental, se inició su proceso de reinserción comunitaria.

Actualmente, el Chacón Paut tiene 179 camas (117 ocupadas) y un presupuesto de ¢6.800 millones.

Los 600 expedientes de papel que se guardan en su archivo reflejan la historia médica de todas estas personas. En promedio, cada paciente no deja de tener al menos dos volúmenes de documentos como parte de su historia clínica, pero hay bastantes personas con ocho y hasta diez volúmenes.

Este es el 'expediente' de un solo paciente del Chacón Paut. Son más de diez volúmenes acumulados a lo largo de varios años de tratamiento en ese hospital psiquiátrico. ÁNGELA ÁVALOS
Este es el 'expediente' de un solo paciente del Chacón Paut. Son más de diez volúmenes acumulados a lo largo de varios años de tratamiento en ese hospital psiquiátrico. ÁNGELA ÁVALOS

Eduardo Rodríguez, líder usuario del EDUS en la CCSS, explicó que este hospital se tomó como plan piloto para desarrollar el último módulo de visita hospitalaria, que no es otra cosa que la visita al pie de la cama realizada por el personal de salud varias veces al día.

Los otros módulos del EDUS incluyen, entre otros, la programación de las agendas y citas médicas, un módulo para farmacia, otro para laboratorio, uno quirúrgico y la ficha familiar.

"Muchas mejoras saldrán de aquí", aseguró Rodríguez.

"(...) nos permite registrar en un solo documento digital todo el trabajo interdisciplinario que se hace desde Trabajo Social, Psicología y las diferentes terapias (física, ocupacional, del lenguaje)", Rodolfo Gutiérrez, director a. í.

El enfermero Mario Buzo aplaudió que, por primera vez, se escogiera al Chacón Paut para un proyecto de esta envergadura.

"Este hospital se merecía ser el primero en algo porque siempre ha sido el último. Claro que nos agarró por sorpresa y, sí, había mucho temor entre la gente", comentó el funcionario.

En este hospital de La Unión, Luis Ríos es el enfermero a cargo de la capacitación al personal local. Contó que, al menos, ahí había unos diez funcionarios con más de 30 años de trabajar y que carecían de conocimientos básicos de computación. Por ahí tuvieron que comenzar.

El Chacón Paut tiene 235 funcionarios en total.

"Los formamos para hacer el registro de procedimientos. No tenían esa costumbre de trabajar en computadora pues llevaban décadas de hacer todo a mano y en papel", comentó Ríos.

El módulo de visita hospitalaria, incluido en el expediente digital, permite al personal de salud, como médicos o enfermeras, tener acceso a toda la historia clínica del paciente registrada en Ebáis o en otros servicios hospitalarios por medio de una tableta. GRACIELA SOLÍS
El módulo de visita hospitalaria, incluido en el expediente digital, permite al personal de salud, como médicos o enfermeras, tener acceso a toda la historia clínica del paciente registrada en Ebáis o en otros servicios hospitalarios por medio de una tableta. GRACIELA SOLÍS

Sandra Ruiz, directora administrativa del Chacón Paut, comentó que la mayor ventaja en todo este proceso –que los tomó por sorpresa, reiteró– ha sido el acompañamiento permanente, la formación de un equipo interdisciplinario de la CCSS y el trabajo conjunto entre dirección médica, administrativa, informática, registros, médicos y enfermeras.

Óscar David Castillo Quirós, funcionario que sirve de enlace del proyecto EDUS en este hospital, afirmó que sí, encontraron cierta resistencia al cambio, más motivada por el temor al uso de la tecnología.

"Tuvimos que comenzar enseñando a utilizar el 'usuario institucional', que los funcionarios tienen pero que no aprovechan. Fue uno de los pasos para empezar a quitar el 'chip' de hacerlo todo en físico, en papel. Los funcionarios han visto que los beneficios son muchos.

"Los médicos, por ejemplo, tienen acceso directo a lo principal de la historia clínica de su paciente generada desde el Ebáis", agregó Castillo.

"También nos permite registrar en un solo documento digital todo el trabajo interdisciplinario que se hace desde Trabajo Social, Psicología y las diferentes terapias (física, ocupacional, del lenguaje).

"Permite entonces una visión del tratamiento más integral. Nos ordena los procesos como el del reporte obligatorio de enfermedades. ¡Esto es una maravilla!", acotó Rodolfo Gutiérrez Villalobos, director a.í. del Chacón Paut.

(Video) Expediente digital en salones hospitalarios

Etapa final

Para utilizar el módulo, la CCSS invirtió en infraestructura tecnológica. En total, se calcula que desde el 2012 se han invertido cerca de $200 millones, sin contar el desarrollo del programa, que fue realizado por funcionarios de la propia institución.

La misma experiencia del Chacón Paut, se replicará en los otros centros médicos con el desarrollo de redes inalámbricas para la conectividad y equipo (tabletas y portátiles) para médicos y enfermeras.

"Yo había escuchado hablar del EDUS desde mis tiempos en Guanacaste, hace muchos años atrás. La verdad, nunca creí que fuera a llegar a los hospitales y hoy es una realidad", Bernardo Morales, médico del Chacón Paut.

Manuel Rodríguez Arce, director del EDUS, citó las siguientes ventajas para el paciente y el profesional de salud:

  • Mejora en la calidad de la atención.
  • Reducción de la duplicación de pruebas diagnósticas al haber un mejor registro.
  • Disponibilidad de información epidemiológica en tiempo real para facilitar la toma de decisiones. 
  • Mayor seguridad diagnóstica pues el sistema lanza alertas. 
  • Reducción en la brecha digital institucional.
Estas hojas, hasta hace poco, servían para registrar el control del estado del paciente. En ellas, las enfermeras apuntan información como signos vitales cada vez que pasan visita a los enfermos. Estos documentos ya no se usarán más pues toda la información será anotada digitalmente con ayuda de tabletas. GRACIELA SOLÍS
Estas hojas, hasta hace poco, servían para registrar el control del estado del paciente. En ellas, las enfermeras apuntan información como signos vitales cada vez que pasan visita a los enfermos. Estos documentos ya no se usarán más pues toda la información será anotada digitalmente con ayuda de tabletas. GRACIELA SOLÍS

Según anunció la CCSS, a partir del arranque del módulo de visita hospitalaria, se inicia el proceso de despliegue de este sistema en los 29 hospitales institucionales.

Actualmente, informó la institución, la totalidad de los Ebáis usan expediente digital. En el caso de hospitales, 29 utilizan el módulo de Admisión y Egresos, 25 el módulo Quirúrgico, y 26 trabajan con el expediente en emergencias.

La totalidad de los 29 hospitales emplean el Sistema de Agendas y Citas (SIAC) y el Sistema Integrado de Expediente de Salud (SIES) en diferentes especialidades de la Consulta Externa Especializada.

La experiencia hasta ahora ha sido muy positiva en el hospital de La Unión. Bernardo Morales, médico general integrante del equipo de apoyo del EDUS ahí, comentó que en el tiempo que tienen de usar esta herramienta ya varios de sus colegas solicitaron, expresamente, no volver al expediente físico.

"Es cierto que al inicio hubo miedo y resistencia, pero ahora más bien lo buscan a uno para aprender a usar mejor el expediente. Yo había escuchado hablar del EDUS desde mis tiempos trabajando en Guanacaste, hace muchos años atrás. La verdad, nunca creí que fuera a llegar a los hospitales y hoy es una realidad", comentó Morales.

Para la enfermera Anáis Elizondo Valverde, subdirectora clínica del área de Enfermería, lo han detectado beneficios adicionales pues además de todas las ventajas para la atención del paciente, han notado una mejora en la planificación de los presupuestos.

Elizondo contó cómo ahora es más fácil llevar un control de los insumos que se gastan en cada procedimiento, y fortalece lo que el personal de salud conoce como la verificación de "los cinco correctos":

  • El paciente correcto.
  • El medicamento correcto.
  • La dosis correcta.
  • El método correcto.
  • El horario correcto.

Este servicio es, quizá, uno de los más beneficiados. Katherine Vásquez, enfermera de la Unidad de Pacientes Agudos (UPA), utiliza desde comienzos de marzo una tableta para registrar sus visitas de control a los salones de pacientes hospitalizados.

Atrás quedaron las hojas pegadas al pie de la cama donde debían registrar a mano la presión arterial, temperatura y otros signos vitales tomados al enfermo en el tiempo de visita.

En su lugar, hoy utiliza una tableta con acceso al expediente digital. Ahí mismo, según contó Vásquez, pueden enviar consultas en línea a los médicos en caso de dudas sobre tratamientos o para notificar cambios en el estado del paciente.

El sistema permite que al médico se le encienda una señal de alerta cuando le lleguen estas consultas. Para Vásquez y sus colegas de Enfermería, ya no es necesario recorrer medio hospital para buscar personalmente al profesional y plantearle las preguntas.

(Video) Expediente digital está enfocado en el paciente