Daniela Cerdas E.. 18 agosto
El Departamento de Análisis Estadístico se encarga de procesar los datos de matrículas que reportan las direcciones regionales, con base en informes de los directores de cada centro educativo. Foto: Rafael Pacheco
El Departamento de Análisis Estadístico se encarga de procesar los datos de matrículas que reportan las direcciones regionales, con base en informes de los directores de cada centro educativo. Foto: Rafael Pacheco

Para el Ministerio de Educación Pública (MEP) no es nada nuevo que algunos directores de escuelas o colegios inflen la matrícula para lograr un aumento en sus salarios.

De dicha anomalía se tiene conocimiento desde hace por lo menos siete años. Sin embargo, a la fecha, no hay ninguna estrategia para impedirlo, como lo reprocha la propia Auditoría Interna del MEP en un informe de este mes.

Según el documento, persiste la falta de control sobre los procesos de matrícula que la institución deja exclusivamente en manos de los directores quienes, cuanto más estudiantes a cargo reporten, mayor remuneración tendrán.

En visitas realizadas por los centros educativos, los funcionarios confirmaron que los encargados de algunos lugares tienen un número menor de alumnos que el reportado, también encontraron duplicación de boletas de matrícula, desorganización en el proceso.

De esta forma, concluyen que el Ministerio no ha hecho nada para revertir la situación.

“No hay ningún tipo de seguridad o verificación sobre la información de matrícula remitida por los centros educativos.

"Si bien se incluye una declaración jurada que deben firmar el director y supervisor haciendo constar que los datos son reales, esto no brinda seguridad; infortunadamente ni el DAE (Departamento de Análisis Estadístico) ni el MEP cuentan con un sistema de información adecuado para el registro de la matrícula que garantice la fiabilidad de la información, como resultado se tiene un proceso bastante lento e información estadística poco confiable, contrario a lo establecido en las Normas de Control Interno, Calidad de la información y Tecnologías de Información”, explica la Auditoría en su informe 25-19 sobre el Proceso de matrícula.

El salario base de un director, sobre el cual se calculan los pluses y recargos, puede variar con solo un alumno de más o un alumno de menos, pues el Ministerio clasifica a los centros educativos, de acuerdo en la matrícula, en 17 tipos.

Un director de un “colegio académico 1’, que tiene menos de 500 alumnos, recibe de salario base ¢705.400. Si el número de alumnos sube a 501, la categoría del centro sería ‘colegio académico 2’ y el salario base de ese director sería de ¢716.900. Lo mismo al revés, si el número de alumnos baja, cambia la categoría del centro, y el salario del director.

De la clasificación del centro educativo, también dependen los recursos que se le asignan a partir de la matrícula registrada. Estos comprenden recurso humano –tanto docente como administrativo– pluses salariales, ampliaciones de jornadas y recargos.

También se asignan recursos económicos transferidos a las Juntas de Educación y Administrativas, subvenciones para comedor y transporte y aportes de leyes, entre otros. A mayor rango de matrícula así aumenta la clasificación y los recursos que reciben los centros educativos.

La alteración de matrícula con estudiantes inexistentes también alteran las cifras de deserción y otras estadísticas del sistema educativo.

Desde el 2012, la Auditoría del MEP ha reportado la presencia de “alumnos fantasma”. En ese entonces, se había calculado que se pagaban cerca de ¢6.000 millones de más. Los estudiantes ficticios se mantienen años después.

“El MEP no cuenta con un sistema de información centralizado y eficiente para el registro de la matrícula, confiable y adecuado a las necesidades institucionales, cuya información pueda ser accesada por instancias internas y externas que requieran de los datos como insumo para procesos tales como la asignación de recursos a los centros educativos (...) Tal ausencia ha provocado que la asignación de recursos a los centros educativos se realice de acuerdo a la información indicada por los directores, sin probabilidades de verificación en tiempo real y con altas posibilidades de error”, dice la Auditoría.

Inconsistencias

En visitas realizadas al azar para confirmar si la matrícula reportada coincide con la real, la Auditoría logró encontrar escuelas que reportaron al MEP un dato mayor al real.

Por ejemplo, en la Escuela San Pablo de Palmichal, de Acosta, la matrícula reportada al MEP fueron 35 alumnos pero, se confirmó que en realidad eran 24 y en la Escuela Morado, en Santa Ana, reportaron 107 estudiantes cuando en realidad había 95.

En la Escuela las Juntas de Pacuare, en Pérez Zeledón, se ingresaron 203 alumnos, pero en realidad había 197.

En estos casos, los auditores informaron de que no existían documentos que indicaran que los estudiantes se trasladaron, además había boletas de estudiantes duplicadas y sin firmar; había alumnos que se trasladaron de centro pero en la escuela visitada aparecía con un expediente activo. No había acceso a los expedientes de estos grupos ni a la lista de alumnos.

La situación se presenta en todos los niveles educativos. Un informe de Auditoría del MEP, del 2017, revisó la veracidad de matrícula en colegios nocturnos y determinó que el 20% de los alumnos solo existían en papel.

Según el MEP, los supervisores son los que deben presentarse a confirmar la matrícula que mediante declaración jurada reportan los directores. Sin embargo, la Auditoría visitó 54 centros educativos, entre el 18 de junio y el 17 de agosto de 2018, y solamente se tiene evidencia de la visita a dos centros educativos.

La Auditoría del MEP llama a ejercer mayor control. Actualmente, trabajan en una plataforma que permita registros más ordenados. Fotos: Mayela López/Archivo
La Auditoría del MEP llama a ejercer mayor control. Actualmente, trabajan en una plataforma que permita registros más ordenados. Fotos: Mayela López/Archivo
Cada quien, organiza como quiera

Para el control del registro de matrícula, notas y otros, el MEP implementó, en 2016, el PIAD (Programa de Informatización para el Alto Desempeño) que cuenta con una herramienta llamada SIGCE para incluir estos datos. El uso era obligatorio.

Andrés Fernández, asesor del Viceministerio de Planificación del MEP, admitió que el PIAD es la sexta iniciativa del Ministerio en esa línea.

Sin embargo, la Auditoría reportó que para el 2018 solo el 60% de los centros educativos utilizaba el SIGCE, el restante 40% usa sus propios sistemas de registro. Ninguno de estos sistemas cuentan con una base de datos centralizada que lleve la información a oficinas centrales del MEP.

El proceso de recopilación y procesamiento de la información de matrícula de cada uno de los centros educativos está a cargo del Departamento de Análisis Estadístico (DAE) y se ejecuta de forma manual

La información relacionada con matrícula y demás datos de los centros educativos se recolecta por medio de formularios en Excel que luego cada uno remite en forma física al DAE, para que sus digitadores ingresen manualmente esta información a su sistema. Por esta razón es que consolidar a nivel central la información remitida por los centros puede tomar varios meses.

Como se dijo anteriormente, esos datos que se remiten no son verificados.

La organización del proceso de matrícula, entonces, es responsabilidad del director, así como el establecimiento de la capacidad locativa y la verificación posterior para procesos de solicitudes, aumentos o disminuciones de recursos.

Según la Auditoría, no existe un procedimiento estandarizado para la matrícula; cada director lo organiza según las políticas y posibilidades del centros. Existen más de 30 formas diferentes de realizarlo.

“Lamentablemente la Administración no se ha preocupado por estandarizar este proceso a nivel de centros educativos, tomando en cuenta las diferencias que puedan presentar modalidades como educación especial, preescolar, educación de adultos o educación técnica; asimismo el reglamento de matrícula estipula cuestiones de carácter técnico, pero nada sobre el proceso administrativo en los centros , lo que finalmente genera desigualdades entre los diferentes centros educativos”, indicó el órgano auditor.

Fernández explicó que, para evitar la inflación en la matrícula, trabajan en una plataforma ministerial, que, en su primera etapa, incluye una aplicación web que capturará el número de alumnos en enlace con el Tribunal Supremo de Elecciones (TSE).

El desarrollo terminó en marzo, la idea es que, desde todos los centros educativos del país se reporte la matrícula y esta llegue a oficinas centrales.

Explicó que actualmente, ya se logró capturar el 80% de la matrícula del país, y , cuando esté ingresado al 100% de alumnos, se iniciarán los análisis para verificar los datos.

“Esto evitará que se ingresen cédulas que no existen, cédulas duplicadas; permitirá saber dónde está el alumno y la cantidad real de estudiantes”, manifestó el funcionario.

La siguiente tarea será socializar el proyecto para que sea de uso masivo por parte de los centros educativos.