Tras el desorden generado por la implementación de su nuevo sistema contable ERP-SAP, la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) recurrirá a la contratación temporal de personal para estabilizar la gestión de pagos, el control de inventarios y los cierres contables que aún permanecen pendientes.
La institución aprobó la incorporación de 113 nuevas plazas. De ellas, 68 operarán bajo la modalidad de “servicios especiales y optimización de procesos asociados al ERP-SAP”, mientras que las 45 restantes se destinarán a la digitación de recetas pendientes y a la normalización de los saldos de inventarios.
Estas contrataciones reforzarán la Dirección Financiero Contable y el Área de Almacenamiento y Distribución Institucional (ALDI) en el nivel central, además de brindar apoyo en distintos hospitales del país.
Así se detalla en la presentación GF-3403-2025, elaborada por las gerencias Médica, Financiera y Logística, titulada Reforzamiento de la capacidad instalada para la estabilización del ERP-SAP en el proceso de pagos, gestión de inventarios y cierres contables.
El documento fue presentado ante la Junta Directiva de la CCSS el martes 4 de noviembre, y recibió el visto bueno en esa misma sesión. La Nación posee copia del informe.
“(La contratación tiene) el fin de garantizar la estabilización operativa, la transparencia financiera y la continuidad de los servicios institucionales de la CCSS, y mitigar el impacto que se ha producido con la entrada en vigor del nuevo sistema”, detalla el documento.
Aunque la meta del nuevo sistema contable ERP-SAP era centralizar los procesos de facturación y pagos de la Caja, desde su entrada en funcionamiento, el 2 de junio pasado, ha generado múltiples inconsistencias que comprometen la trazabilidad contable y la confiabilidad de la información financiera de la institución.
Entre los problemas detectados figuran errores que no permiten registrar con precisión los movimientos de ingreso y salida de medicamentos, lo que ha impedido consolidar y publicar los estados financieros desde junio. El último reporte disponible corresponde a mayo del 2025.
Además, el ERP-SAP ha provocado dificultades en la descarga y registro de recetas médicas en los perfiles de pacientes y la pérdida de control sobre las existencias reales de fármacos.
A esto se suman atrasos en los pagos a proveedores de medicamentos y suministros, debido a la acumulación de facturas sin procesar, e inconsistencias en el control de fármacos sensibles como el fentanilo y la morfina.
El gerente financiero de la CCSS, Gustavo Picado, confirmó a La Nación que el martes solo se aprobó la creación de dos grupos de plazas, cuya asignación específica aún está pendiente.
“Hoy (4 de noviembre) se aprobaron dos grupos de plazas de servicios especiales para apoyar actividades para la estabilización del ERP en la CCSS. 68 plazas (se destinarán) al proceso de pago a proveedores, ejecuciones de los cierres contables y generación de los estados financieros”, afirmó Picado.
“Y 45 plazas están enfocadas en la digitación de recetas pendientes de registros y normalización de los saldos de inventarios”, agregó.
Distribución de plazas
Del primer grupo de plazas aprobado, compuesto por 68 puestos temporales, la CCSS autorizó 42 para reforzar la trazabilidad contable, la conciliación y el cierre financiero mensual en el Área de Tesorería General (ATG) y el Área de Contabilidad Financiera (ACF).
Por su parte, el ATG contará con 24 plazas por un año, mientras que la ACF tendrá 18 plazas por un periodo de seis meses.
En los hospitales nacionales se asignaron 13 plazas y en los regionales, ocho, todas por un periodo de medio año. Dichas incorporaciones buscan estabilizar los procesos de validación, registro y pago dentro del ERP-SAP.
Las cinco plazas restantes se destinaron al Área de Almacenamiento y Distribución Institucional, con el propósito de fortalecer el control de inventarios, la gestión de garantías y la distribución institucional, también por un periodo de seis meses.
A esto se le suman 45 plazas adicionales destinadas a digitar las recetas pendientes e impulsar la normalización de los saldos de inventarios.
CCSS identifica situaciones ‘críticas’
La CCSS también identificó una serie de condiciones “críticas” que afectan la trazabilidad e impactan la continuidad operativa tras la implementación del ERP-SAP, según consta en las presentaciones GM-16471-2025 y GL-1902-2025, también sometidas a la Junta Directiva el pasado martes y de las cuales La Nación posee copia.
Entre junio y octubre, los informes señalan un total de 2,2 millones de recetas pendientes de digitar.
Además, advierten de que, desde mayo, el Área de Almacenamiento y Distribución Institucional acumula 126.000 recetas de medicamentos pendientes de revisión y conciliación, de las cuales solo 8.763 líneas han sido verificadas hasta ahora.
A ello se suman “inconsistencias relevantes” entre el Sistema Integrado de Farmacia (SIFA), el Sistema de Gestión de Suministros (SIGES) y el ERP-SAP, lo que compromete la integridad de los datos y la toma de decisiones.
Entre los riesgos ya materializados, la institución reporta inventarios desactualizados que dificultan conocer la disponibilidad real de productos, complicaciones en la conciliación contable y operativa, riesgo de desabastecimiento por datos incompletos e impactos en las compras y el reabastecimiento oportuno de insumos.
“Durante junio-octubre 2025 se materializaron riesgos operativos previamente advertidos por Gerencia Médica y Dirección Financiero Contable. Deficiencias en integración SAP-ERP y SIFA, con dependencia excesiva de procedimientos manuales”.
— Presentaciones GM-16471-2025 y GL-1902-2025, CCSS.
En el apartado “Situación actual del sistema”, las gerencias admiten un riesgo sistémico derivado de la implementación del ERP-SAP, con “repercusiones directas en la prestación de servicios de salud”.
Además, confirman la pérdida del historial de consumo y análisis de datos desde mayo del 2025. A cinco meses de la puesta en marcha del sistema, la institución reconoce que la gestión de la cadena de suministros basada en inteligencia de negocio permanece comprometida.