La Auditoría Interna de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) advirtió sobre un faltante millonario en los registros financieros de la institución y en la información de activos, como bienes muebles, equipos médicos y mobiliario, debido a fallas en la migración de estos datos al nuevo sistema contable ERP-SAP.
En el oficio AD-AFINPE-0092-2025, del 9 de octubre y del cual La Nación tiene copia, el auditor Olger Sánchez alertó a la Gerencia Administrativa y a otras direcciones de la Caja sobre la ausencia contable de ¢498.305 millones, identificado al comparar los saldos registrados en el Sistema Contable de Bienes Muebles (SCBM), anterior plataforma de la CCSS, con la información migrada al ERP-SAP.
Además, reveló que el proceso de transferencia de los datos de la anterior plataforma a la nueva, se hizo sin que la Dirección Financiero Contable de la institución participara y avalara el proceso. La migración la ejecutó la Dirección del Plan de Innovación, encargada de ERP-SAP, el pasado 8 de enero.
Los hallazgos de la Auditoría surgieron al contrastar los registros de mayo pasado en el SCBM, antes de la entrada en operación del nuevo sistema, con los datos de junio, ya migrados y bajo la operación del ERP-SAP.
“Esta Auditoría obtuvo información respecto a los resultados de la conciliación de saldos contables efectuada por la Dirección Financiero Contable entre el SCBM (mayo 2025) y el SAP-ERP (junio 2025), la cual reflejó diferencias por un monto de ¢498.305 millones, lo que constituye un riesgo en términos de razonabilidad de la información financiera y confiabilidad de los registros”, señaló la auditoría en su informe.
El ERP-SAP, que entró en funcionamiento el 2 de junio del 2025, buscaba concentrar en la Administración Central de la CCSS procesos que antes se ejecutaban de manera descentralizada, como facturación, pagos a proveedores, incapacidades y gestión de activos.
Por su parte, el Sistema Contable de Bienes Muebles funcionaba como repositorio oficial, permitiendo a la institución autónoma consolidar toda la información sobre sus activos muebles (incluidos mobiliario, equipos médicos, vehículos, computadoras y otros bienes tangibles) y facilitar su seguimiento desde la adquisición hasta su baja o desecho.
Cada bien estaba asignado a un responsable de uso y custodia, conforme a las normas de control patrimonial interno y al Reglamento para el Control y Registro de Bienes Muebles de la CCSS.
Por ende, uno de los objetivos principales de la implementación del ERP-SAP era unificar toda la información contable y de control de activos, incluyendo los registros del SCBM, en una sola plataforma que garantizara trazabilidad, control y uniformidad en la información financiera.
No obstante, la Auditoría detectó fallas críticas en la migración de datos entre el SCBM y el ERP-SAP, como la omisión de saldos de depreciación, errores en la agrupación de cuentas contables, saldos sin respaldo y la falta de conciliaciones oportunas. Esto derivó en el faltante de casi medio billón de colones.
Además, evidenció debilidades en la coordinación entre las áreas financieras, de innovación (responsable del nuevo sistema) y de control patrimonial.
“Entre los hallazgos señalados destacan inconsistencias en la migración de datos, ausencia de saldos migrados en determinadas cuentas, falta de congruencia en la contabilización de depreciaciones acumuladas y deficiencias en los mecanismos de validación interinstitucional”, señala el informe de la Auditoría.
“La situación descrita ocasiona que, desde la perspectiva financiera y contable, se debilite el principio del devengo y la comparabilidad de los saldos, lo que compromete la razonabilidad de los estados financieros emitidos de enero 2025 a mayo 2025″, agrega.
La Nación consultó a la CCSS sobre los hallazgos de la Auditoría desde la mañana del jueves 16 de octubre. Al cierre de esta edición, la consulta se mantenía en trámite.
“La falta de conciliación oportuna y el registro extemporáneo de movimientos de inventario, junto con la ausencia de coordinación en el inventario anual de activos, afectan la efectividad del control patrimonial y limitan la detección y corrección de diferencias contables”.
— Informe de Auditoría Interna, AD-AFINPE-0092-2025.
Dirección no avaló migración de datos
Según detalló la Auditoría, en agosto del 2024 se emitió un documento con la estrategia para el levantamiento y la migración de datos de los activos fijos en la implementación del ERP-SAP. En dicho documento se especificaba la necesidad de trasladar todos los datos maestros y contables de los activos fijos en uso dentro de la institución.
Se planteó que la plataforma del SCBM permaneciera disponible hasta el 30 de noviembre del 2024, y que, a partir de esa fecha, no se realizarían más registros en este sistema para dar inicio a la migración de la información.
No obstante, en octubre de ese mismo año, mediante el oficio GF-DFC-2007-2024, el jefe de la Dirección Financiero Contable, Andrey Sánchez Duarte, informó a Héctor Arias, director del Plan de Innovación, de que su unidad no avalaba la estrategia de migración de los activos fijos ni la propuesta de cierre del SCBM bajo los términos planteados.
“Desde la perspectiva de esta unidad no se avala la estrategia de migración de activos fijos, ni la propuesta de cierre del SCBM en los términos planteados, así como sus implicaciones en el pago a proveedores. En este sentido, se debe recordar que existen obligaciones de Ley de Contratación Administrativa y contractuales que se deben respetar”, señala el oficio GF-DFC-2007-2024, citado por la Auditoría.
“Lo procedente es que las gestiones de transición hacia el sistema ERP deban ser transparente para los usuarios internos y externos, no se justifica que los procesos institucionales se afecten por estrategias y coordinaciones internas”, agrega.
No obstante, la Auditoría señaló que, el 8 de enero de 2025 los responsables del proyecto de implementación y consolidación del ERP validaron la correcta transferencia de los archivos XML con los datos maestros y transaccionales de los activos fijos.
En esta fase se cargaron 725.029 transacciones con corte a diciembre de 2024, confirmándose “cero errores en la carga de datos”, específicamente para bienes muebles.
En ese contexto, la Auditoría consultó el 6 de agosto de 2025 al jefe del Área de Contabilidad y Control de Activos y Suministros, Máximo Peñaranda, si la Dirección del Plan de Innovación le había solicitado participar en la certificación de la carga inicial de los datos o validar los saldos contables transferidos al nuevo sistema.
No obstante, Peñaranda indicó que no fue considerado para dicha participación.
“Desconozco el motivo por el cual no me se consideró en la participación y consecuentemente en la firma de la minuta de certificación y aprobación de cargas iniciales”.
— Máximo Peñaranda, jefe del Área de Contabilidad y Control de Activos y Suministros de la CCSS.
Ante este panorama, la Auditoría consultó a Karina Pérez, líder del componente financiero de la Dirección del Plan de Innovación, sobre las áreas que aprobaron la migración de los datos.
Entre ellas, Pérez indicó que el Área de Control de Activos (ACA), de la Dirección de Servicios Institucionales, era la responsable operativa del SCBM y se encargó de enviar la información y garantizar su incorporación en el ERP para la migración final.
Este diario solicitó a la CCSS explicar las razones del aval otorgado por las áreas responsables a la migración de datos y las discrepancias detectadas por la Auditoría tras la entrada en funcionamiento del sistema. La respuesta a esta consulta aún se encuentra en trámite.
Institución no publica estados financieros desde mayo
Según el sitio web oficial de la institución, desde mayo pasado no se publican los estados financieros no auditados.
En el oficio GF-DFC-0957-2025, del 5 de mayo, la Auditoría señaló que la gestión de activos mediante el SCBM tiene un peso significativo en los estados financieros del seguro de salud y en las transacciones diarias de los centros médicos y unidades administrativas.
Sin embargo, debido a la transición al ERP, el procesamiento de datos controlados no refleja la realidad operativa, funcional ni contable de la institución autónoma.
“A la fecha los datos migrados al ERP carecen de una congruencia con la realidad que tiene la institución en torno a los procesos de gestión de activos, así como su contabilización por ser emitidos con corte a noviembre 2024, reflejándose únicamente las altas por compra de activos”.
— Auditoría Interna de la CCSS, AD-AFINPE-0092-2025.
Además, la Auditoría advirtió de que la falta de uniformidad entre los saldos migrados y los registros históricos limita la gestión de los activos por parte de las unidades ejecutoras, generando reprocesos, conciliaciones tardías y retrasos en el inventario anual de bienes muebles.
Por ello, ordenó a la Caja presentar, en un plazo de 30 días hábiles, las medidas aplicadas para atender los riesgos señalados, junto con los avances y resultados del proceso de conciliación y depuración contable, a fin de corregir las diferencias y garantizar la integridad y confiabilidad de la información financiera.