EscucharGaby pasó varias noches sentada frente al computador adelantando un trabajo para la exposición sobre bacterias.
Sin embargo, si, el día que debe entregarlo, ella olvidase el nombre del archivo que contiene su trabajo y no recordara en cuál carpeta lo guardó, tendría que conseguir de urgencia un detective o una buena excusa para contarle a su profesor.
Pero esta nota no trata de cómo conseguir detectives, sino de cómo evitar que se le pierdan a usted sus documentos. Para ello solo necesita tomar unos segundos de su tiempo y aplicar algunas normas muy sencillas.
Divide y vencerás.
Antes de grabar cualquier documento, establezca un orden general: hágase un conjunto de carpetas básicas muy generales. Por ejemplo, si utiliza Windows, verá que tiene una carpeta que se llama Mis Documentos .
Ahora saque todo lo que tenga ahí dentro y defina tres o cuatro carpetas generales en las que pueda clasificar todos su documentos con nombres como Trabajo , Estudio , Personal , Mi novio y Respaldos .
Dentro de Trabajo puede definir otras carpetas que representen la información usada con mas frecuencia, como Mensajes de correo , Cartas , Cuadros , Presentaciones , Trabajos urgentes .
Dentro de Mensajes de correo puede usted tener otras dos carpetas llamadas Enviados y Recibidos . Dentro de estas puede hacer carpetas para clasificar los mensajes según el mes.
En Estudio puede crear subcarpetas para cada uno de los cursos que esté llevando, por ejemplo, Mercadeo2 , RelacionesHumanas1 , ProgramaciónIV . Incluso, si lleva cursos en diferentes sitios, puede hacer otra carpeta anterior que solo diga el nombre de la institución y, dentro de esta, incluir la carpeta de cada uno de los cursos.
En la carpeta Personal puede incluir otras carpetas, como Mensajes de correo , Poemas recibidos , Fotos , Canciones , etc.
En la carpeta Mi novio no ponga nada y deje que él lea esta nota y decida si aplicará estos consejos.
En la carpeta de Respaldos puede crear otra subcarpeta que se llame Personales y otra Trabajo (dentro de esta podría mantener copias de respaldo de sus documentos mas importantes).
Como ve, a cada una de estas carpetas se le ha puesto un nombre que representa, en términos generales, la información que contiene.
Así, usted se ahorra el hacer una carpeta que se llame Mensajes de correo del trabajo enviados durante el mes de marzo . En cambio, puede crear una que se llame Marzo2002 , dentro de una llamada Enviados , dentro de otra titulada Mensajes de Correo , e incluidas todas en la carpeta Trabajo dentro de su carpeta Mis Documentos .
Como ve, aquí, la clave es tener unas carpetas generales y luego, según sus necesidades, ir creando nuevas carpetas y colocándolas en el sitio adecuado.
Lo mismo sucede con los nombres de los archivos, nada más que en este caso le recomendamos que trate de resaltar detalles mas específicos.
La parte del bautizo
Si usted posee una buena organización de las carpetas, reducirá la necesidad de incluir una gran cantidad de información en el nombre de sus archivos.
Por ejemplo, si va a guardar la tarea del curso de relaciones humanas, busque un nombre que aclare los datos más útiles de esa tarea.
Si deberá presentar diez tareas sobre las diferentes normas de etiqueta a la hora de comer, un buen nombre podría ser Etiquetaenlamesa1.doc
Como el nombre coincide con el tema del trabajo, si usted olvida el nombre y sólo recuerda de qué trataba, esto facilita una eventual búsqueda. Salve el orden, y el orden lo salvará.
Si, a pesar de todo esto, usted necesita un buscador, recuerde que en el menú de Inicio de Windows hay una herramienta llamada Buscar, y en Mac hay otra llamada Sherlock .
Además, en la ventana Abrir de los programas de Office, también hay una opción de búsqueda automática.
Asimismo, puede instalar en su computadora un programa buscador de archivos más avanzados. Algunos ejemplos de programas son:
AcroSoft File Finder
ftp://ftp.acrosoft.com/fido/acrosoftff.zip
d-find
http://www.tecapro.com/tecapro-utilitarios-d-find.html
File Ferret
