Mejor grafíquelo

¿Un gráfico?

Cuando hablamos de gráfico , nos referimos a una forma de presentar datos de una forma clara y sencilla.

Un ejemplo: en lo que va del año, sus gastos de teléfono han sido de ¢11.000 en enero, ¢18.000 en febrero, ¢7.000 en marzo, ¢8.500 en abril y ¢19.000 en mayo. Los números le bastan para entender que las sumas han aumentado considerablemente.

No obstante, si usted tomara esta información y la presentase en un gráfico, el aumento de los gastos podría ser entendido con mayor rapidez y claridad que con sólo una explicación como la del párrafo anterior.

Reglas de oro

Si usted necesita hacer una exposición, utilizar gráficos podría facilitarle las cosas e incluso asegurarle un mayor éxito, pues, empleados de la forma correcta, harán su presentación más llamativa y clara.

Tres reglas de oro para hacer un gráfico son: 1) ordene sus datos en un cuadro como el que aparece en el recuadro "Gasto de teléfono", pues así podrá elaborar sus gráficos más fácilmente. 2) En un gráfico solo debe presentar una pequeña cantidad de datos; demasiada información o gran variedad de ella pueden hacerlo confuso. 3) Los datos de un gráfico siempre son aproximados, por ello es importante que, en sus trabajos, además de los gráficos, entregue los respectivos cuadros.

Ahora, ¡manos a la obra!: encienda su computadora e ingrese al programa Excel u otra hoja de cálculo similar.

Paso a paso

Debe de tener enfrente una hoja blanca dividida en pequeños rectángulos llamados celdas.

Copie los datos de la tabla que aparece en esta nota; corresponden a los pagos de teléfono efectuados por Pedro en lo que va del año.

Ahora haga clic con el botón izquierdo del ratón sobre la celda donde está enero. Mantenga el ratón oprimido y suéltelo hasta llegar a los ¢19.000 del mes de mayo.

Como ve, todas estas casillas cambiaron de color, lo que quiere decir que las seleccionamos para alguna tarea.

Ahora haga un clic sobre la palabra Formato en la parte superior de su pantalla, y luego en Gráficos .

Ahora le aparece una ventana donde usted tiene todas las opciones para escoger el tipo de gráfico que necesita.

Incluso, usted puede tener una opción para ver una muestra de cómo quedaría su gráfico antes de seguir.

Por ahora, dé un clic en la palabra Siguiente , dos veces consecutivas.

Donde dice Título del gráfico podría escribir Gasto de teléfono año 2000; en eje de categorías X escriba meses; debajo del eje de valores Y escriba Importe pagado en colones .

Haga clic en Siguiente, y ahora escoja si quiere su gráfico en una página aparte o al lado de los datos.

Todo listo

Ahora tiene que ver su gráfico terminado. Para ajustar su tamaño solo haga clic en una de las orillas del gráfico. Cuando le aparezca una línea que parece moverse alrededor de todo el gráfico, vuelva a hacer un clic en la orilla del gráfico y, sin dejar de oprimir el botón del ratón, mueva su mano para ajustar el tamaño del gráfico.

Si le aparece un rótulo que dice Serie 1 , es mejor que lo elimine pues lo va a necesitar para gráficos que manejan una cantidad mayor y más compleja de datos.

Para desaparecer el rótulo Serie 1 , haga clic una vez sobre el gráfico; luego vaya a la parte superior de su pantalla y haga clic de nuevo sobre la palabra Gráfico y luego sobre Opciones de gráfico . Escoja la opción Leyenda y haga un clic sobre la marca al lado de la palabra Mostrar leyenda , para que no la exhiba más.

Ahora ya tiene listo su gráfico. Si su trabajo o reporte está en Word , no se preocupe: sólo necesita pasar una copia del gráfico.

Para ello haga clic sobre el gráfico y oprime la teclas Control y C al mismo tiempo ( copiar ).

Nada más tiene que dar un clic en el lugar de su documento de Word donde necesita colocar el gráfico, y oprimir la teclas Control y V para pegarlo.