EscucharDel 23 al 29 de julio se celebra en Costa Rica la Semana del Archivista Costarricense. Con este motivo es relevante compartir algunas reflexiones acerca del trabajo que llevan a cabo estos profesionales y el impacto de los archivos en nuestra sociedad.
Tradicionalmente el público percibe a los archivos como lugares secretos y misteriosos utilizados únicamente por historiadores y genealogistas, y se ignora la importancia que también tienen los archivos administrativos de las instituciones públicas y las organizaciones privadas, donde se custodian, organizan y suministran testimonios e información en cualquier soporte, tradicional en papel o electrónico, y que en definitiva son elementos esenciales como garantes de derechos y obligaciones.
La relación entre archivos y desarrollo es cada vez más reconocida: la existencia de archivos completos y organizados es sin duda indispensable para garantizar el libre acceso a la información pública por parte de los tribunales, los periodistas y los ciudadanos en general con el fin de promover una administración del Estado moderna y transparente, y para una verdadera rendición de cuentas de los gobernantes.
Asimismo, para el propio Estado y el cumplimiento de sus competencias es vital la conservación de documentos tales como leyes promulgadas, tratados internacionales, documentos tributarios, de policía y seguridad, expedientes judiciales, entre muchos otros, parte de los cuales, más adelante se conservarán en archivos históricos para fines culturales y para documentar investigaciones que fortalezcan la identidad nacional.
La organización y conservación óptima de los documentos, en cualquier soporte, es un mecanismo indispensable en la lucha contra la corrupción, para el control y fiscalización de la Hacienda Pública y de la ética en la función pública y, por supuesto, para comprobar en los tribunales de justicia la realización de determinados hechos, de delitos tales como fraudes, corrupción en la función pública, blanqueamiento de capitales y otros.
En una magistral conferencia impartida en 2009 por el fiscal general de entonces, Francisco Dall’anesse Ruiz, él comentó que “la disciplina de preservar la información, es una disciplina importantísima en lo que se refiere a la administración de justicia. En la vía penal el papel del documento es lo que genéricamente se conoce en la prueba penal, como evidencia física, es decir, “el testigo que no miente”. Efectivamente los documentos conservados en los archivos son las pruebas que no mienten, y es responsabilidad del Estado que estén bien custodiados y conservados por todos los años que sea necesario ya que, como afirmaba Dall’anesse, “a los documentos nadie los amenaza, nadie les paga, ni les amenazan hijos, ni los amenazan con despedirlos”.
Lamentablemente, la importancia que tienen los archivos y los profesionales a cargo muchas veces no corresponde a la que le dan los jerarcas institucionales y los propios ciudadanos, quienes no exigen que se cumpla con la normativa vigente, y que una y otra vez acuden a instituciones públicas donde no localizan los documentos de su interés, o donde se han extraviado sus expedientes administrativos o de salud, o donde les solicitan aportar el mismo papel en varias ocasiones.
La sociedad costarricense debe realizar un esfuerzo para que se fortalezca y consolide el Sistema Nacional de Archivos que fue creado mediante ley desde 1990, de manera que se logre un tratamiento integral de los documentos estatales y se asegure el servicio de estos a quienes los demanden y cuando sean necesarios, para lo cual se requieren dos elementos esenciales: el compromiso de los poderes públicos y el compromiso de los archivistas. Lo anterior se hace aún más patente en el caso de la administración electrónica que, bien gestionada, sin duda aporta una mayor eficacia, agilidad y transparencia, pero que debe garantizar a los ciudadanos la preservación y la disponibilidad de los documentos públicos por el tiempo necesario para el ejercicio de sus derechos.
Sobre estos temas se discutirá ampliamente en el próximo XXIV Congreso Archivístico Nacional “El buen gobierno y los archivos”, que organiza el Archivo Nacional de Costa Rica. Alrededor de 150 profesionales se darán cita en la actividad los días 26 y 27 de julio, en el hotel Crowne, plaza Corobicí.
