EscucharEn columnas anteriores hicimos referencia a la legalización de los libros de actas y registros de socios de las sociedades mercantiles. Con justa razón, algunos lectores han preguntado sobre la legalización de los libros contables.
Pronunciamiento. Respondiendo a esta inquietud, la Dirección General de Tributación emitió la Directriz N.º DGT-R-001-2013, publicada en el diario oficial La Gaceta el pasado 14 de febrero. Un primer aspecto que debe quedar claro, es que resulta obligatorio para los contribuyentes llevar sus registros contables y financieros en medios que permitan a la Administración conocer, en forma ágil, clara y precisa, sus operaciones comerciales y situación económica.
Sin embargo, estos registros no deben ser legalizados por instancia alguna; es decir, dicha función ya no será ejercida por la Dirección General de Tributación ni por ningún otro ente u oficina estatal.
Este nuevo régimen, en el cual no se legalizan los libros contables, aplica a partir del periodo fiscal 2013. La llevanza de los registros contables y financieros podrá hacerse mediante sistemas de información a elección del contribuyente, los cuales deben garantizar la seguridad y la fiabilidad del registro de las operaciones.
La contabilidad debe estar conforme a lo establecido en las Normas Internacionales de Información Financiera, adoptadas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica y el de Contadores Privados de Costa Rica. La Administración podrá requerir, a los sujetos pasivos, los respaldos sobre las transacciones registradas en tales sistemas.
Respaldo digital. En caso de utilizarse sistemas informáticos, los contribuyentes deberán llevar respaldos (copias) mensuales de las operaciones que realicen y conservarlos en sitios seguros para evitar la pérdida de información.
El respaldo correspondiente a las operaciones diarias será el que soporte el libro diario; el respaldo correspondiente a la totalización de cada una de las cuentas, será el que soporte el libro mayor; de la misma forma se deberá crear un respaldo de los inventarios y estados financieros mensuales, este será el soporte correspondiente al libro de inventarios y balances.
Todo lo anterior debe hacerse, por su puesto, sin detrimento de los registros auxiliares establecidos por ley, los cuales tampoco deberán ser legalizados.
