EscucharUsted está a punto de oprimir el botón final para que un determinado documento quede impreso en una hoja que, por lo general, es de papel.
Con frecuencia buscamos que nuestros documentos se acomoden de manera lógica en una o varias hojas; sin embargo, muchas veces en la impresión aparecen cortados o truncados.
Hoy le recomendamos algunas buenas costumbres para evitar que esto le suceda, y algunas soluciones en el caso que se enfrente a la maldición de documentos cortados.
Abra sus ojos
Lo primero que usted debería tomar en cuenta cuando va a imprimir un documento es que éste no siempre va a aparecer impreso de la misma forma en la que lo ve en la pantalla.
Para comenzar, normalmente, las dimensiones de su monitor son diferentes de las de las hojas donde va a imprimir. Por esta razón, una sana costumbre es, antes de imprimir, activar la opción de vista preliminar con la que vienen equipados la mayoría de programas. Es decir, revisar todo antes que llegue a la impresora.
Por ejemplo, en los programas Word, Excel y Power Point puede tomar el mouse para hacer clic en la palabra Archivo o File en la parte superior de la pantalla y luego hacer clic en la opción Vista Preliminar o Print Preview . Así verá en una nueva ventana la forma en la que saldrá impreso su documento.
Si el programa que está utilizando no tiene una opción de vista preliminar, puede probar haciendo clic de nuevo en la opción Archivo y luego en la opción Imprimir.
Por lo general, en la ventana que aparece hay una opción que funciona de manera similar a la de vista preliminar.
Si localiza un problema antes de imprimir, ahora solo es cuestión de realizar algunos ajustes, como los siguientes.
Cuestión de acomodo
Sin duda, uno de los programas más utilizados es el procesador de textos Word, el cual incluye, en sus versiones más recientes, varias herramientas útiles para que sus documentos queden del tamaño adecuado en el papel.
Por ejemplo, haciendo clic sobre la opción Archivo y luego en la de Configuración de página, verá una ventana donde aparece, entre otras, una casilla para introducir un número que a su vez hará que su documento aparezca impreso en un tamaño mayor o menor al original.
Una opción como esta puede resultar muy útil cuando usted tiene un cuadro en medio de varios párrafos de texto y este rebasa los márgenes de la hoja.
En esta misma ventana de Configuración de página, puede definir, además, si quiere que el documento salga impreso a lo ancho o a lo largo del papel.
Esta última es una buena salida a esos cuadros que son más anchos que altos o que vienen acompañados de texto. Específicamente, debería indicarle a su computador que imprima el ancho del cuadro en el largo de la página ( landscape ).
Otra herramienta útil y no tan conocida es Shrink to fit que aparece luego de hacer clic en las opciones Archivo y Vista preliminar.
Esta posibilidad permite que usted pueda comprimir sus textos de manera que algo que en principio consumía una página y dos líneas de la siguiente, entre en una sola.
Claro que, si usted le pide algo más rudo, esta herramienta se lo cumple y puede hacer que lo que ocupa tres páginas, entre en dos o incluso en solo una. Para ello, el programa lo que hace es reducir notablemente el tamaño de las letras del texto.
En el caso del programa Excel, este, al hacer clic en las opciones Archivo y Configuración de página, ofrece una serie de posibilidades para facilitar una correcta impresión, especialmente de los cuadros que normalmente no se ajustan a las dimensiones de una hoja con un tamaño carta.
Por ejemplo, si usetd tiene un cuadro muy grande y necesita que quede impreso en dos páginas, sólo tiene que hacer clic sobre la opción Fit to y escribir un 2 en las casilla en blanco que está al lado.
Si hace clic en la sección de márgenes, puede establecer con facilidad cuánto espacio libre quiere dejar entre el borde de la página y el cuadro y, además, centrarlo de manera horizontal o vertical en la hoja.
También puede usted hacer clic en la opción Sheet y desde allí ordenar a su computador que aparezcan o se oculten algunas partes del cuadro, como los encabezados de las columnas y las filas, o si se hacen visibles las líneas que marcan cada celda de la tabla.
Para obtener más información al respecto, no olvide consultar el capítulo de ayuda de su programa en la sección de cómo imprimir documentos.
