Debilidades en el control de perfiles de pensionados, escasa cultura de riesgos, fallas en la política de inversiones y discrepancias en la contingencia del gasto figuran entre las 25 debilidades detectadas por la Superintendencia de Pensiones (Supén) en la gestión del régimen de Invalidez, Vejez y Muerte (IVM), el principal fondo de pensiones del país.
Ante este panorama, el ente supervisor emitió 73 recomendaciones a la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), responsable de administrar el fondo de pensiones, con el fin de mitigar riesgos y fortalecer el manejo del régimen. La institución autónoma ya descartó aplicar todas las recomendaciones.
Según el oficio SP-1372-2024, enviado el 28 de noviembre de 2024 a la Junta Directiva y a la Gerencia de Pensiones de la Caja, la Superintendencia señaló que identificó 25 fallos en la gestión del régimen del IVM, tras una evaluación sobre la calidad en el manejo de riesgos.
De forma general, la Supén señaló carencias en la administración del régimen de pensiones, deficiencias en los sistemas de información y en la estrategia digital, así como en la gestión de riesgos y el manejo de la liquidez, según el documento del cual tiene copia La Nación.
También advirtió sobre falencias en auditorías internas, demoras excesivas en la tramitación de solicitudes, deficiencias en los indicadores de desempeño, errores en la toma de decisiones, falta de control sobre los perfiles de pensionados y el uso de títulos con información desactualizada.
Las deficiencias explicadas en el documento de 31 páginas advierten sobre las consecuencias adversas para los jubilados actuales y las personas que están por retirarse del IVM.
“Las situaciones antes expuestas generan (...) se presente un perjuicio al futuro pensionado por el pago inoportuno de su beneficio”, destacó la entidad.
Dichos señalamientos fueron abordados por la Junta Directiva de CCSS, en marzo anterior, mediante los oficios GP-0314-2025 y GF-0806-2025, en los que se definieron lineamientos de acción y medidas de contención para fortalecer el régimen y los servicios asociados.
Este diario solicitó, este lunes 21 de julio, una posición a la Gerencia de Pensiones sobre el informe de la Superintendencia, pero al cierre de este artículo no hubo respuesta.
El IVM es el principal fondo de jubilaciones de Costa Rica. Al cierre del año pasado contaba con 379.189 jubilados y tuvo un gasto en pago de pensiones y el seguro de salud de estas personas de ¢1,85 billones.
Según las últimas proyecciones de la Caja, en los próximos 15 años el número de pensionados se duplicará y representará casi una quinta parte de la población del país.
Si usted es asalariado o trabajador independiente, estos hallazgos de Supén tienen una implicación en el manejo de su pensión y para la sostenibilidad futura del régimen porque implican, por ejemplo, el registro adecuado de sus cotizaciones y el cálculo mensual de su beneficio.
Deficiencias en los servicios y mecanismos de evaluación
La primera deficiencia señalada por la Supén corresponde a la ausencia de un acuerdo formal entre la Gerencia Financiera y la Gerencia de Pensiones, así como a la falta de un mecanismo para evaluar la calidad del servicio.
El informe evidencia problemas en la atención que se brinda a las personas en las sucursales de la CCSS, donde se presentan errores recurrentes en el ingreso de datos, tanto por parte del personal como de los solicitantes, lo que genera devoluciones de pagos y atrasos en el trámite de pensiones.
Además, se señala una débil articulación con los mandos medios y la carencia de una estructura organizativa clara, ya que, aunque la Gerencia de Pensiones lidera el trámite a nivel institucional, no hay una coordinación efectiva definida en las sucursales.
Ante esto, se recomendó elaborar un manual de procedimientos, capacitar al personal, corregir inconsistencias señaladas por la Subárea de Pagos y regular formalmente la prestación del servicio entre ambas gerencias.
La Supén también advirtió sobre deficiencias en la clasificación y seguimiento digital de las solicitudes de pensión. En específico con la administración del Sistema Integrado de Pensiones (SIP). Esta plataforma se encarga del análisis de nuevas solicitudes, revisión de los beneficios aprobados y efectuar el pago.
Las inconsistencias, se advierte en el oficio, pueden afectar a las personas por errores en la información de la cuenta bancaria, para depositar la pensión, o la contabilización de las cuotas para jubilarse.
La Supén también advirtió la ausencia de un control que permita identificar las solicitudes ingresadas por correo electrónico y aquellas pendientes de atención desde las sucursales, lo cual “incrementa el riesgo operativo debido a que la solicitud de pensión se asigna manualmente en carpetas compartidas”.
Ante este escenario, recomendó mejorar la clasificación de solicitudes para separarlas correctamente y evitar atrasos, así como establecer un proceso automatizado para validar cuentas bancarias de los solicitantes y priorizar consultas y trámites de manera más eficiente.
Atrasos en la entrega de pensiones
Desde finales de abril del 2024, la Superintendencia advirtió a la CCSS sobre riesgos operativos, estratégicos y reputacionales ya concretados debido a los atrasos en la entrega de pensiones, lo que también evidencia una deficiente comunicación con los afiliados sobre el estado y avance de sus gestiones.
Ante ello, recomendó diseñar un plan de comunicación que contemple campañas informativas dirigidas a los usuarios para divulgar los canales disponibles para consultar el estado de sus trámites.
Por ejemplo, de las 34.879 pensiones otorgadas durante el 2023, el tiempo promedio de atención osciló entre nueve y 198 días, desde la presentación de la solicitud hasta el pago del beneficio. No obstante, se reportaron casos que tardaron hasta 454 días en ser resueltos, es decir, un año y tres meses.
La Supén también detectó fallas en el control interno del IVM, en particular sobre los perfiles de acceso y los registros de actividad en las plataformas informáticas. Señaló la existencia de funcionarios con más de un perfil asignado, incluso dentro de un mismo proceso, así como la interacción de personas sin perfil asignado o no identificadas.
Adicionalmente, indicó que tanto la Subárea de Investigación y Estudios Especiales, que elabora informes técnicos en diversas materias, como la Auditoría Interna, han emitido advertencias que no se han atendido de manera oportuna.
Otro aspecto observado es el aumento en la carga laboral del personal que gestiona las pensiones, producto del crecimiento en la demanda y de los reprocesos generados por devoluciones desde las sucursales.
Para mitigar esta situación, la Gerencia de Pensiones aplicó jornadas extraordinarias, lo que implicó un aumento significativo en el gasto: de ¢3,8 millones en 2021 a ¢18,3 millones en 2022, con un incremento del 383%. En 2023, el desembolso alcanzó los ¢25,1 millones. Esto fue identificado por la Supén como otro problema.
Información desactualizada y débil cultura de riesgos
La Superintendencia determinó que los procedimientos y guías de trabajo para el trámite y otorgamiento de pensiones están desactualizados, lo que expone al régimen a riesgos operativos y legales. También señaló debilidades en la planificación y el seguimiento del proyecto de Estrategia Digital en la Gerencia de Pensiones.
Asimismo, reprochó la débil cultura de gestión de riesgos de la Caja en torno al IVM, al evidenciarse la falta de una evaluación crítica de las acciones correctivas y preventivas propuestas, así como la ausencia de su implementación por parte de la gestión operativa para mitigar los riesgos identificados.
En este apartado, la Supén concentró la mayoría de sus recomendaciones, como fortalecer la cultura de riesgos, mejorar la identificación y control desde la gestión operativa, ampliar el rol del Comité de Riesgos, reforzar el apoyo del Área de Control Interno y evitar discrepancias, e implementar indicadores clave de desempeño que permitan medir el grado de avance.
Otras debilidades detectadas incluyen la falta de independencia del Área de Administración Integral de Riesgos, una valoración insuficiente de los riesgos, ausencia de un nivel de riesgo operativo aceptable para alcanzar los objetivos, deficiencias en la política de inversión y discrepancias en la gestión y contención de la liquidez institucional.
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CCSS propuso plan de cumplimiento
La Gerencia de Pensiones de la Caja afirmó que distintas unidades trabajan para atender algunas recomendaciones de la Supén entre 2025 y 2026; sin embargo, descartó abordar todas, pues se implementará un nuevo “Modelo de Gestión de Pensiones” que implica, entre otros, cambios en tecnología, estrategia digital y simplificación de trámites.
Según el cronograma de la Gerencia, para junio del 2025, se proyectaba conformar el Consejo Gerencial de Pensiones e iniciar la transición hacia un nuevo modelo, con la definición de servicios en sucursales, procesos complementarios y esquemas operativos regionales.
También se prevé que en el segundo semestre de este año se apruebe la estructura de los nuevos centros de servicio y que en el 2026 se evalúen e implementen los ajustes requeridos para un plan estratégico de gestión del cambio.
De las 73 mejoras propuestas, la CCSS indicó en marzo que 58 tenían fecha de implementación, 14 se consideraban atendidas y una está en trámite de aclaración.
