Con el inicio del segundo calendario de obligatoriedad de la factura electrónica resurgieron múltiples dudas entre los contribuyentes. Las inquietudes abarcan desde quiénes deben usar los comprobantes digitales hasta aspectos operativos y de tecnología.
“Es muy importante asesorarse para no incurrir en sanciones que puedan poner en riesgo la actividad que realizan”, recomendó Bryan Mora, gerente de impuestos de Deloitte.
Las directrices generales del Ministerio de Hacienda y de la Dirección de Tributación Directa no atienden a casos específicos ni situaciones de funcionamiento, planteadas por los diversos sectores.
German Morales, socio de impuestos y legal de la firma Grant Thornton, afirmó que Tributación ha emitido escasa información, no ha comunicado un plan claro a los contribuyentes y se limita a recomendar la revisión del manual de 50 páginas.
Precisamente, Carlos Vargas, director de Tributación Directa, en diferentes ocasiones ha insistido en que el público tiene disponible la resolución sobre factura electrónica, el manual y varios tutoriales en el sitio web de Hacienda, entre otros esfuerzos de divulgación de la institución.
De acuerdo con los especialistas de Deloitte, de Grant Thornton, PwC y del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, saber si se está obligado a no a emitir el documento digital, está entre las principales dudas que plantean los contribuyentes
1. ¿Estoy obligado a usar la factura electrónica?
La principal duda de los profesionales y trabajadores independientes y de los negocios y empresas es si le corresponde o no usar la factura electrónica.
“La Administración Tributaria debió comunicar a cada contribuyente en forma individual sobre la fecha de inicio y debió haberlo notificado al correo o a la dirección que cada contribuyente tiene registrada”, dijo Morales, de Grant Thornton.
Por eso, cada persona física y jurídica, debe revisar su situación ante Tributación pues, si bien la obligación se estableció en la resolución de esa entidad, en el proceso se han introducido algunas excepciones y prórrogas.
2. ¿Quiénes no están obligados?
No están obligados los contribuyentes inscritos en el régimen simplificado, los bancos regulados por la Superintendencia General de Entidades Financieras y las instituciones públicas.
Los sectores de transporte remunerado, productos agrícolas y servicios personales (excepto profesionales liberales) tampoco están obligados.
Otros que no deben emitir facturas electrónicas son las personas que no están sujetas al pago del impuesto sobre la renta y las exentas por ley, siempre y cuando no vendan mercancías o presten servicios gravados con el impuesto general sobre las ventas.
Los especialistas insisten en que si no debe generar comprobantes electrónicos no se debe inscribir para factura electrónica.
“Lo recomendable es que si no es emisor, no se inscriba”, advirtió Carlos Barrantes, socio de impuestos de PwC.
3. ¿Cuáles prórrogas se han otorgado?
Algunos sectores cuentan con una prórroga otorgada por Tributación.
Las gasolineras y aerolíneas deberán empezar a usar la factura electrónica hasta marzo del 2019.
Asimismo, los sectores agropecuario y pesquero deberán hacerlo hasta octubre del 2019.
4. ¿Y las fundaciones, cooperativas o entidades sin fines de lucro? ¿Deben utilizarlas?
El marco legal las exime de usar la factura electrónica. Pero si tienen actividades donde realizan ventas de bienes y servicios deberán revisar su situación.
Tributación ha indicado que incluso las cooperativas deberán emitir facturas electrónicas en aquellas actividades lucrativas que son ajenas a su naturaleza. Se incluye ahí tiendas, alquiler de locales, centros de recreación, servicios de televisión por suscripción y de Internet, entre otros.
5. ¿Qué pasa con mis proveedores?
Carlos Barrantes, de PwC, advirtió de que también es muy importante revisar los proveedores que cada contribuyente tiene para ver si están obligados a entregarle factura electrónica.
Si es así, ellos deberán generar y enviar el comprobante electrónico en las compras que usted les realice.
6. ¿Qué ocurre con los contribuyentes del régimen simplificado?
Los contribuyentes del régimen simplificado no emiten ni confirman facturas electrónicas.
Sin embargo, sí deben guardar el XML de las facturas recibidas para como respaldo contable en las declaraciones trimestrales.
Asimismo, en caso de que el cliente necesite incluir el gasto como deducible se debe emitir una factura de papel, con los datos completos y la descripción de lo vendido.
También, podría emitir una factura electrónica si lo desea, lo cual es opcional y le permite agilizar la contabilidad y ahorrar en papel, entre otros beneficios.
7. ¿Cuándo comienzo a entregar factura electrónica?
La obligatoriedad se inició en enero pasado con los contribuyentes del área de salud.
En febrero le correspondió a los sectores contable, financiero, auditoría, economistas y administrativos.
En marzo fue al sector legal, y en abril al sector de ingeniería, arquitectura, topografía e informática.
En mayo le correspondió al sector de consultorías, publicidad, mantenimiento industrial, tecnología de alimentos y otros servicios.
Ahí concluyó el primer calendario.
El segundo calendario establece que el 1°. de setiembre debían empezar a usar la factura electrónica las personas físicas y jurídicas cuya cédula termina en los dígitos 1, 2 y 3. En octubre los de 4, 5 y 6 y en noviembre 7, 8, 9 y 0.
8. ¿Puedo usar la factura electrónica antes del mes asignado?
Los especialistas han recomendado iniciar el uso de la factura electrónica para efectos de evitar los inconvenientes por saturación de sistemas y del servicio de atención a contribuyentes, lo cual se produce en las primeras fechas cuando ingresa un nuevo grupo.
Hacerlo con tiempo también le permite hacer ajustes en la operación y en los procesos internos, pues el uso de facturas electrónicas puede cambiar muchas tareas y actividades internamente.
Eso sí, una vez inscrito estará obligado a usar las facturas electrónicas, advirtió Dunia Zamora, fiscal del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica.
También había dudas sobre los receptores. No hay fechas distintas para los que reciben facturas electrónicas.
El contribuyente adquiere la condición de emisor y receptor en el mismo momento en que inicia con el uso de factura electrónica.
9. ¿Cuáles son los sistemas de factura electrónica de Hacienda?
El Ministerio de Hacienda desarrolló dos sistemas relacionados con el proceso de factura electrónica.
Primero encargó a la Empresa de Servicios Públicos de Heredia (ESPH) el desarrollo del sistema de validación.
Cuando se genera una factura electrónica o una nota de débito o crédito, el comprobante electrónico viaja como un archivo informático XML hasta ese sistema para ser validado.
El segundo es un sistema de facturación desarrollado por la División de Tecnología de Información del Ministerio de Hacienda. Este sistema se ofrece de manera gratuita y guarda las facturas por dos meses.
Recuerde que los proveedores de servicios gratuitos sólo están obligados a guardar los archivos durante un mes y que usted está obligado a conservar las facturas por cinco años.
10. ¿Conviene usar otro sistema?
En el mercado se ofrecen más de 25 servicios o sistemas desarrollados por empresas informáticas. Todos los sistemas de facturación electrónica, tanto el de Hacienda como el de los proveedores, deben generar un archivo en formato XML y un archivo en formato PDF de la factura electrónica o de las notas de débito y crédito.
Asimismo, deben tener la posibilidad de que el contribuyente apruebe o rechace el comprobante electrónico y de recibir el archivo XML de validación de Hacienda.
11. ¿Qué ofrecen los sistemas privados?
Los proveedores de sistemas y servicios privados ofrecen paquetes distintos con costos, almacenamiento, integración a sistema contable y diversas facilidades.
Por ejemplo, hay servicios que incluyen una app para facturar desde un teléfono móvil, tableta o handheld (computadora de bolsillo).
También, algunos ofrecen integración de la factura al expediente del cliente y a la agenda de citas, de utilidad en el caso de los sectores de salud, legal y de otros profesionales independientes.
Lo que sí debe tener claro es que Tributación no permite utilizar dos métodos o sistemas de facturación y el contribuyente debe utilizar solamente uno.
12. ¿Los proveedores de sistemas están certificados?
Hacienda no certificó a los desarrolladores de estos servicios, por lo que cada contribuyente debe elegir el que más se ajuste a sus necesidades.
Algunos de los proveedores privados cuentan con un sello o certificación de la Asociación GS Uno y forman parte del Comité Nacional de Factura Electrónica, que tiene como fin establecer condiciones de calidad de las plataformas y servicios.
Incluso cada empresa puede usar uno propio, desarrollado internamente. Solamente debe tener la capacidad técnica de conectarse al sistema de validación de Hacienda.
En el caso de las instituciones públicas, Hacienda indicó que: “deben hacer el esfuerzo posible para tener al menos el módulo de recepción”, para que los contribuyentes que les venden bienes y servicios puedan enviarles las facturas electrónicas.
13. ¿Puedo usar un sistema aunque no esté obligado?
Quienes no estén obligados a usar la factura electrónica –como los del régimen simplificado– pueden usar voluntariamente un sistema privado para generar facturas en forma digital si lo desean. De esta forma, se obtienen beneficios de ahorro de papel, mejor atención al cliente y digitalización. Además, usar las facturas electrónicas facilita la contabilidad.
En estos casos no se debe realizar ninguna gestión ante Hacienda, solo con el proveedor de servicio o sistema de factura electrónica.
14. ¿Se pueden usar tiquetes electrónicos?
Los sistemas brindan la posibilidad de emitir tiquetes electrónicos, especialmente en empresas de comercio al detalle para entregar a los consumidores finales.
En el caso de empresas de comercio al detalle, que son contribuyentes obligados a usar la factura electrónica, se utiliza el tiquete electrónico siguiendo el mismo proceso de validación de la factura electrónica.
El tiquete puede imprimirse y entregarse al consumidor o enviarse a un correo electrónico que este indique.
15. ¿Qué ocurre si el consumidor pide factura en un comercio al detalle?
En casos de comercio al detalle, donde se entrega tiquete en caja, si el cliente requiere considerar una compra en su contabilidad se le debe entregar la factura electrónica.
Algunos sistemas permiten generar la factura electrónica en cajas también.
Si no se cuenta con algún servicio o software que brinde esta posibilidad hay que tener habilitada una estación de servicio al cliente para generar la factura electrónica.
“Es importante que el comercio avise al cliente para evitar malos entendidos”, recomendó Dunia Zamora, del Colegio de Contadores.
16. ¿Las facturas electrónicas y las de papel entran en el cierre fiscal?
Efectivamente. Para efectos de aceptar como deducibles los gastos y costos respaldados con facturas físicas y electrónicas se deben contemplar ambos tipos de documentos, debido al proceso de transición durante este año 2018.
En el cierre fiscal se deben incluir las facturas físicas emitidas desde el inicio del periodo fiscal (1°. de octubre del 2017 en la mayoría de los casos, y 1°. de enero para algunos) hasta antes de la fecha de obligatoriedad de la factura electrónica.
También hay que incluir los comprobantes electrónicos que se generaron desde el momento en que el contribuyente tiene la obligación de utilizar las facturas electrónicas.
Algunos especialistas, sin embargo, insisten en que falta una aclaración pública del Ministerio de Hacienda, que formalmente establezca el reconocimiento de ambos tipos de factura.
Dunia Zamora, del Colegio de Contadores, indicó que el próximo año también estará vigente la mezcla de facturas de papel y electrónicas para los sectores a los que se les concedió la prórroga.
17. ¿Debo aceptar o rechazar la factura electrónica de inmediato?
La aceptación o rechazo de la factura electrónica es obligatoria y debe realizarse en el plazo de ocho días hábiles después de recibida.
El receptor de la factura debe verificar que recibe tres archivos: el XML y el PDF del comprobante electrónico y el XML con el mensaje de validación de Hacienda.
Los sistemas de generación de factura electrónica deben tener una funcionalidad para aceptar o rechazar (total o parcialmente) un comprobante electrónico cuando el contribuyente realiza una compra de un bien o servicio.
El paso es exigido por Tributación para que esa factura o comprobante sea incluida como gasto en la contabilidad y para efectos de créditos fiscales.
El rechazo ocurre si hay un error en el documento electrónico o si el monto y las condiciones de pago son diferentes a lo pactado.
18. ¿Cuáles son los controles que realizará Tributación?
Tributación ha estado notificando a los contribuyentes que debieron incorporarse al uso de la factura electrónica en el primer semestre y no lo hicieron.
Entre enero y mayo estaban obligados 133.000 contribuyentes, pero solo 40.000 estaban cumpliendo.
Hacienda recordó que la sanción por incumplimiento equivale a un monto mínimo de ¢1,2 millones y un máximo de ¢43,1 millones.
En teoría, también realizará controles cruzados entre los contribuyentes, utilizando los sistemas que tiene a su disposición.
19. ¿Qué pasa si el cliente no quiere indicar el correo electrónico para enviarle la factura electrónica?
Cuando el cliente es consumidor final no es necesario pedir los datos de correo electrónico, nombre y número de cédula.
En estos casos se imprime el tiquete de caja, como normalmente se viene haciendo.
Si la empresa desea digitalizar la emisión del tiquete electrónico puede generar una campaña de comunicación para convencer a los clientes y solicitarles una dirección de correo electrónico.
Cuando el comprador es contribuyente o una institución pública sí es obligatorio que brinde esos datos. De lo contrario, no podrá incluir ese gasto en su contabilidad ni deducirlo de gastos.
20. ¿Qué pasa con los cobros por servicios en restaurantes o fletes?
Hay ingresos por servicios que se generan en actividades comerciales como restaurantes o fletes que se cobraban y que no eran gravables con la factura física, pero sí con la electrónica.
Todavía no hay ninguna resolución de Tributación sobre si mantendrá los mismos criterios que se tenían en estos casos anteriormente.
21. ¿Qué ocurre con los problemas del sistema de validación de Hacienda-ESPH?
Los contribuyentes que ya utilizan la factura electrónica han enfrentado inconvenientes por problemas de funcionamiento del sistema de validación desarrollado por Hacienda y la ESPH.
Ambas entidades niegan las situaciones que se han presentado y solo informan cuando el sistema normaliza su funcionamiento.
Hacienda no indica qué debe hacer el contribuyente cada vez que se presenta un problema del sistema, especialmente cuando el procesamiento de una factura empieza a tardar más tiempo del supuesto.
22. ¿Cuál es la validez jurídica de un cobro con una factura electrónica en la que se usó una llave criptográfica?
German Morales, de Grant Thornton, advirtió de que los tribunales sólo aceptan la factura física (el original firmado por el representante del cliente) para efectos de cobro en casos de morosidad en compras al crédito.
El problema, indica el especialista, es que la factura electrónica usa la llave criptográfica, que únicamente tiene validez fiscal y, al ser digital, no tiene el “recibo conforme” del cliente.
Una solución es usar la firma digital en lugar de la llave criptográfica. “La firma digital sí tiene validez ante un juez para ejecutar el cobro de facturas electrónicas morosas”, dijo Morales.
23. ¿Qué pasa si no hay electricidad ni Internet?
Cuando se produce un corte momentáneo de los servicios de electricidad o de Internet se emite un comprobante de contingencia impreso, pero cuando se supera la situación se debe generar y enviar a Hacienda los respectivos comprobantes electrónicos para su validación.
El comprobante provisional debe indicar esa condición y una leyenda que indica: “Este comprobante no puede ser utilizado para fines tributarios, por lo cual no se permitirá su uso para respaldo de créditos o gastos”.
El cliente también deberá recibir la factura electrónica cuando se supera la contingencia y entonces sí podrá considerarla para efectos de su contabilidad.