La computación en las organizaciones se inició como un proceso centralizado. Las computadoras eran muy caras y poco poderosas, lo cual obligaba a optimizar su utilización (“sacarles el jugo”). Los recursos humanos requeridos eran tanto, o más, escasos que los recursos tecnológicos. La centralización de las operaciones era la única opción.
Luego (en la década de los setenta) vinieron las minicomputadoras, mucho más baratas y fáciles de utilizar. Esto permitió que organizaciones medianas (y departamentos de las grandes) tuvieran su propia computadora y se diera un crecimiento exponencial de la cantidad de sistemas. Durante los siguientes 15 años se dio una marcada tendencia a la descentralización, con el advenimiento de las microcomputadoras y las redes locales de computadoras personales.
La descentralización de las operaciones de cómputo de las organizaciones, como es de esperarse, también trajo la desintegración de los sistemas. Sistemas de una misma organización, que se refieren a los mismo clientes, los mismos productos y servicios, y los mismos libros contables, que no comparten la misma información, sino que la duplican varias veces, siempre resultan en datos de una aplicación que no concuerdan con los de las otras, lo cual genera enormes costos de conciliación y, sobre todo, crea desconfianza en la información, ya que es diferente dependiendo de donde venga.
La solución la introdujeron, hace 15 o 20 años, empresas como SAP, Oracle y Microsoft, con sistemas altamente integrados. La solución a los problemas de desintegración era reemplazar el popurrí de sistemas con un solo sistema altamente integrado. Pero un sistema monolítico tiende a ser tan tieso como un lagarto enyesado, lo cual obligó a buscar la manera poder “personalizar” dichos sistemas sin modificarlos (ya el mundo había aprendido que modificar un paquete de software es muy, pero muy mala idea). Para adaptar un sistema sin modificarlo, se necesitan herramientas de integración, herramientas que permitan integrar sistemas disímiles, de una manera ágil y efectiva. Para esto se inventó el middleware , que no es más que tecnología de integración de sistemas (“goma” para pegar sistemas).
Hoy en día es claro que todas las organizaciones requieren sistemas totalmente integrados, y esto se puede lograr con sistemas monolíticos o con la integración de múltiples sistemas. Lo importante es que, para el usuario, el sistema aparente ser uno solo y que la información siempre sea la misma, sin importar de donde venga. La mejor solución, entre adquirir un sistema integrado o integrar un conjunto de sistemas, depende de la estrategia y el modelo de negocios de cada organización.
Existen organizaciones (por ejemplo, Gobiernos) demasiado grandes, y con demasiados sistemas, para llegar a contar con uno solo (aunque sea en apariencia), el proceso es demasiado disruptivo y no se puede cerrar la organización mientras se hace el cambio.
Por suerte, el Gobierno de este país es una organización pequeña (tal vez mediana). A nivel global hay muchas organizaciones mucho más grandes y complejas que nuestro Gobierno, las cuales funcionan como si tuvieran un solo sistema.
La Ley de Simplificación de Trámites prohíbe, expresamente, que una institución le solicite a un ciudadano datos que ya posee esa misma entidad u otra. Es una excelente ley, pero no se aplica. No existe ninguna razón técnica para que, después de más de diez años, no se pueda aplicar. Todas las instituciones tienen sistemas, y solo hay que hacer que se comuniquen entre ellos. Además, cuando se integren los sistemas del Estado, los costos de operación disminuirán radicalmente al aumentar la transparencia y mejorar la eficiencia.
Los datos de personas (físicas y jurídicas), de productos (que se compran, almacenan y utilizan en proyectos), de servicios, procesos, trámites y proyectos deberían ser únicos y confiables, en vez de ser una maraña de sistemas independientes que no se comunican entre ellos, y los usuarios debemos sufrir la ignominia de presentar (en persona) la información, en papel (con timbres, sellos y firmas), una y otra vez.
Las razones, para que esto no se corrija, son políticas. Por un lado, se entiende la autonomía institucional como el derecho a hacer lo que mejor les parezca, no solo con sus funciones sustantivas, sino también con sus funciones de soporte. Por otro lado, está la presión de la ideología descentralizadora. Y, por todos lados, están los intereses de quienes no quieren que el Estado sea ni transparente ni eficiente.