En una auditoría fiscal, la pregunta ya no es solo cuánto pagó una empresa, sino si puede demostrar que lo declarado realmente ocurrió.
A eso se le llama, en la práctica tributaria internacional, “materialidad”: la prueba de que una venta, una compra o un servicio existieron y tuvieron un propósito de negocio vinculado con la generación de ingresos gravables en el impuesto sobre las utilidades.
Como punto de partida, se debe aclarar que este concepto, en este contexto, no debe confundirse con la materialidad de los auditores financieros, para quienes algo es “material” solo si su monto es relevante. En materia fiscal no hay montos demasiado pequeños: la Administración Tributaria puede cuestionar cualquier gasto, por menor que sea, si no está debidamente respaldado.
La Ley del Impuesto sobre la Renta solo permite deducir gastos útiles, necesarios y pertinentes para producir ingresos gravables, y es el contribuyente quien debe probarlo: no solo la existencia del pago, sino también la relación directa con la actividad lucrativa.
En consecuencia, la factura electrónica es indispensable, pero no suficiente: acredita que hubo una transacción, no necesariamente que el servicio se prestó ni que benefició al negocio.
¿Qué conviene conservar?
Además del comprobante electrónico, deben conservarse contratos firmados antes de la prestación, órdenes de compra, entregables (informes, reportes y bitácoras), correos que evidencien el trabajo y comprobantes de pago bancario.
Si el proveedor es una empresa relacionada, también la justificación de por qué se contrató el servicio y cómo se fijó su precio, mediante el respectivo estudio de precios de transferencia.
Los pagos a compañías del mismo grupo, como honorarios de administración o servicios corporativos, reciben especial atención. Hacienda suele preguntar si una empresa independiente habría pagado por ese servicio. Si la respuesta no está documentada, el gasto podría cuestionarse, con el cobro del impuesto, intereses y sanciones que ello conlleva.
La documentación debe prepararse cuando ocurren las operaciones, no cuando llega el requerimiento. Reconstruir evidencia años después es difícil y resta credibilidad. Además, debe conservarse al menos durante el plazo de cinco años.
La recomendación es sencilla: tratar cada gasto relevante como si mañana hubiera que explicarlo ante un auditor. Una carpeta de prueba ordenada, completa y coherente con la operación de la empresa puede evitar un litigio costoso en el futuro.