¿Le enviamos la factura de compra a su correo electrónico?

Usted realiza su compra y la cajera le pregunta si quiere que le imprima la factura de caja o si desea que se la envíen a su correo electrónico.

Así lo están haciendo las tiendas de Café Britt, por ejemplo, que tienen la disponibilidad para hacerle llegar a su email la factura en forma digital. También lo están haciendo otras empresas, pero la Dirección General de Tributación no tenían un dato actualizado de cuántos contribuyentes están autorizados y no lo enviaron para esta nota.

Según Pablo Vargas, gerente general de Café Britt, en su caso el sistema se denomina e-Receipt, "que en efecto es la factura en formato electrónico".

"Creemos que es una buena práctica ambiental y lo hacemos desde el año pasado", explicó. "Nos gusta promover la conciencia ambiental y el sentido de ahorro, y el e-Receipt se acopla muy bien a nuestro programa de Go-Green".

Vargas aseguró que cuentan con la autorización de Tributación.

Precisamente, según la Dirección de Tributación el uso de la factura electrónica, tiquete electrónico y los documentos asociados está autorizado a partir de la resolución DGT-02-09 del 9 de enero de 2009, que indica que estos pueden ser almacenados mediante los archivos XML.

Tributación indica que la autorización del uso de documentos electrónicos no exime al contribuyente (es decir, a la empresa donde se realiza la compra) de la obligación de imprimir y entregar la factura y documentos electrónicos asociados al receptor manual, entrega que deberá realizarse en el mismo acto de la compraventa.

Asimismo, señala que es el comprador quien podrá autorizar "al contribuyente" para que el documento electrónico le sea enviado y entregado en su correo electrónico.

Tributación respondió que la empresa que esté interesada en usar recibos o facturas electrónicas debe realizar la previa inscripción en los registros establecidos por la Administración Tributaria, disponibles en la página web, siempre y cuando los comprobantes así como con sus estructuras, formatos y anexos cumplan con todos los requisitos establecidos.

Ventajas

En la empresa la ventaja de este mecanismo es que se reduce el uso de papel impreso y los costos operativos, hay menos desperdicio, disminuyen los errores, hay rapidez y seguridad en el intercambio de información, se mejora el servicio al cliente, cumple su responsabilidad social y el documento automáticamente queda almacenado en el sistema.

Para la administración tributaria también hay beneficios, como información en tiempo real, posibilidades de realizar minería de datos y disminución de costos administrativos.

En el caso de Café Britt, Vargas explicó que la factura electrónica se implementó mediante un software que permite emitir la factura en formato electrónico.

"El nuestro es propietario de Britt, desarrollado por nuestros técnicos", aseguró Vargas, que agregó que no tiene la cifra de su inversión, pues lo de la factura electrónica es una de las mil funcionalidades del programa informático de punto de venta que utilizan en la empresa.

El ejecutivo dijo que las empresas deberían buscar cada vez más trabajar sin papeles y los gobiernos deberían olvidarse de los respaldos impresos, ya que en la actualidad todo puede ser electrónico.

"La información tributaria y de otro tipo puede estar mucho más segura en bases de datos que en archivos de papel", recalcó Vargas.