Opinión

Archivos organizados: garantía de acceso a la información

Actualizado el 20 de agosto de 2014 a las 12:00 am

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Archivos organizados: garantía de acceso a la información

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La transparencia de la administración pública y el acceso a la información en este dominio no son solo derechos de los ciudadanos: son compromisos democráticos irrenunciables.

El ejercicio que los ciudadanos hacen del derecho de acceso a la información es un elemento fundamental para que las funciones públicas alcancen un alto grado de transparencia, se facilite la rendición de cuentas y se logre una mayor y más efectiva participación ciudadana en los asuntos públicos. Tendremos, entonces, una ciudadanía más consciente de sus derechos, más crítica y exigente, que desee participar, colaborar, ser escuchada y tomada en cuenta.

En el contexto del mejoramiento de la gestión pública, el acceso a la información, la transparencia y la participación ciudadana en los asuntos públicos son factores indispensables para el fortalecimiento democrático, la legitimidad de los actos de la administración del Estado y la lucha contra la corrupción.

Derecho regulado. Es de tal relevancia esta materia que ha sido regulada en instrumentos jurídicos de carácter internacional, tales como la Declaración Universal de los Derechos del Hombre, de las Naciones Unidas; la Convención Americana sobre Derechos Humanos (Pacto de San José), y la Convención de Naciones Unidas contra la Corrupción.

Todos los funcionarios registran las actividades que realizan en documentos. Así se forman los archivos públicos tradicionales o electrónicos, que deben ser conservados y organizados responsablemente, si se pretende garantizar al ciudadano el acceso a estos documentos.

Incumplimiento institucional. Lamentablemente, de acuerdo con el último diagnóstico efectuado por el Archivo Nacional, como rector del Sistema Nacional de Archivos, en nuestro país cerca del 50% de las instituciones públicas no cumplen las disposiciones legales vigentes: ley 8.292, Ley General de Control Interno, ley 7.202, Ley del Sistema Nacional de Archivos, ley 8.454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, entre otras.

Estas leyes obligan a las instituciones a contar con adecuados sistemas de información que les permitan tener una buena gestión documental, de manera que cada entidad controle, conserve, organice y facilite el acceso a los documentos, tanto en soporte electrónico como tradicional.

Lo anterior pone en peligro de pérdida los documentos que se generan en la administración del Estado. Esto impide su utilización cuando son requeridos, por ejemplo, con fines probatorios; por ende, propicia la impunidad en casos de corrupción en la función pública y obstaculiza una verdadera rendición de cuentas por parte de los funcionarios.

Una mala gestión documental no permite garantizar el derecho de acceso a la información de interés público que tienen constitucionalmente todos los ciudadanos.

Esto lo demuestran las numerosas denuncias y recursos que presentan los costarricenses en diversas instancias, pues en las instituciones públicas no se les facilitan los documentos o la información que requieren, y es probable que, en muchas ocasiones, la razón por la que no cumplen sea que los documentos, tradicionales o electrónicos, simplemente no aparecen o no se localizan.

Los profesionales en archivística tienen un papel muy relevante para minimizar esta lamentable situación y propiciar la toma de conciencia de los ciudadanos y de los funcionarios, de manera que reconozcan que una adecuada gestión documental mejorará la eficiencia y toma de decisiones de las instituciones, permitirá el cumplimiento del derecho de acceso a la información pública y, además, impedirá la impunidad en los casos de corrupción.

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