¿Cómo formalizar un emprendimiento? El camino inicia por una simple pregunta

Crear una persona jurídica tiene costos asociados de constitución y de operación, sin embargo, es útil para separar el patrimonio personal del de la empresa, según explicó Natalia Ramírez, senior legal del bufete Grant Thornton.

En caso de optar por constituir una sociedad mercantil, se debe acudir ante un notario público quien se encarga de preparar la escritura pública de constitución y del respectivo trámite ante el Registro Nacional. Posterior a ello, debe tramitar su uso de suelo y patente ante la Municipalidad, así como el permiso sanitario de funcionamiento ante el área rectora de salud, en los casos que así lo dispongan.

Por otro lado, la persona interesada en formalizar su actividad comercial deberá inscribirse como contribuyente ante la Dirección General de Tributación, como patrono o trabajador independiente ante la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) y obtener una póliza de riesgo de trabajo de ser el caso.

“Es altamente recomendable inscribir la marca y nombre comercial ante el Registro de la Propiedad Industrial del Registro Nacional. Además, debe considerarse que los requisitos específicos podrían variar dependiendo de las características del negocio”, agregó Ramírez.

Micro y pequeñas empresas

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Por otra parte, el socio director de Baker Tilly Costa Rica, Alberto Porras, explicó que los emprendimientos que busquen formalizarse también pueden optar por la condición de micro o pequeña empresa ante el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), lo que le brindará una serie de beneficios en los primeros años de funcionamiento.

Esto, porque ese tipo de empresas podrán acceder a una exención escalonada en el impuesto sobre la renta: una exención del 100% el primer año, un 75% el segundo año y un 50% en el tercer año de operaciones.

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Asimismo, una de las mayores interrogantes para los emprendimientos que buscan formalizarse es: ¿qué deben pagar al Estado? Felipe Bonilla, senior de Impuestos de Grant Thornton, explicó que desde el punto de vista tributario, las micro, pequeñas y medianas empresas poseen las mismas obligaciones que un contribuyente normal, estando sujetas a cobros como el del Impuesto de Valor Agregado (IVA), el pago del Impuesto sobre la Renta y el pago del impuesto a las Personas Jurídicas.

“También deberán actuar como agentes de retención en el pago del impuesto al salario, pago de dietas, dividendos y en el pago de remesas al exterior cuando resulte aplicable”, agregó Bonilla.

Las micro y pequeñas empresas también pueden acceder a más beneficios además de la exención escalonada del impuesto sobre la renta, entre ellos:

• Exención en el pago del impuesto a las personas jurídicas, para lo cual deben estar registradas en el MEIC o el Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) así como estar inscritas como contribuyentes ante la Dirección General de Tributación.
• Exención en el pago de alquileres comerciales que no superen el monto mensual de 1,5 salarios base (aproximadamente ¢690.000), para lo cual se debe gestionar el trámite de exoneración.
• Las micro, pequeñas y medianas empresas productoras o comercializadoras de productos incluidos en la canasta básica tributaria podrían optar por gestionar trámites de exoneración del IVA para adquirir bienes y servicios en general a la tarifa reducida del 1%.
• Con la reciente modificación a la ley del IVA, en las ventas a crédito, las micro, pequeñas y medianas empresas podrán cancelar dicho tributo en el momento en el cual reciban el pago efectivo por parte del cliente, lo cual deberá ser, como máximo, en un plazo de 90 días después de emitir la factura respectiva.

Sobre los costos de formalización, Porras indicó que podrían variar de acuerdo al tipo de empresa que se desee poner en regla, así como si el empresario decide realizar los trámites por sí mismo o contratar a un especialista que lo realice. En el primer caso, los costos podrían ir entre los ¢200.000 y los ¢400.000, de acuerdo a lo señalado por el socio director de Baker Tilly Costa Rica.

Por su parte, Ramírez recordó que para formalizarse no es necesario crear una sociedad, ni inscribirse como pyme, pues se trata de una alternativa que genera una serie beneficios. No obstante, la no inscripción como contribuyente, como patrono o trabajador independiente, así como la omisión de obtener permisos operativos o incumplir con obligaciones legales o tributarias, sí podría generar multas y sanciones.

“En caso de recibir alguna notificación por alguno de los incumplimientos anteriores, es recomendable asesorarse con un profesional en la materia específica que pueda asesorarle en el proceso”, dijo Ramírez.