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Trámites presenciales

Actualizado el 17 de abril de 2017 a las 12:00 am

La presión de clientes y usuarios eliminará los trámites presenciales de una vez por todas

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A nadie le gusta hacer trámites, pero todos aceptamos que son necesarios. Lo difícil de aceptar es la necesidad de hacer trámites presenciales tanto en empresas como en instituciones. La dificultad nace del porqué consideran algunos que es necesario presentarse en una oficina para hacer el trámite, esto a la luz de que hoy la virtualidad y las transacciones remotas son la norma, no la excepción.

En el siglo pasado era más entendible la necesidad de hacer trámites presenciales, pues en una sociedad donde la desconfianza era la norma, la manera razonable de demostrar que uno era quien decía ser era apersonándose con la cédula en la mano.

En algunos lugares, por lo general remotos, desde hace años muchos trámites se hacen a distancia (por teléfono o en línea) porque la probabilidad de que alguien quiera cometer un fraude con ese trámite es suficientemente pequeña y vale la pena ahorrarle la incomodidad a la gran mayoría de la gente honesta.

En Costa Rica, la alternativa durante años fue otorgar un poder, con notario, a otra persona para que fuera a realizar el trámite en representación del titular, pero siempre alguien debía presentarse con su cédula; es decir, el trámite siempre era presencial.

Firma digital. Por suerte, en el 2005, la Asamblea Legislativa aprobó la ley de firmas digitales, con la cual es posible efectuar trámites de manera remota. La firma digital tiene la misma validez que la firma de puño y letra y, además, garantiza que un documento así firmado no puede haber sido modificado a posteriori.

Después de más de una década de estar funcionando la firma digital, en pocos trámites se utiliza. Las compras públicas, en línea, son la excepción más notable. Quienes quieren venderle algo al Estado tienen ahora firma digital, y no importa lo engorroso o incómodo que resulte el trámite en línea, siempre es mucho mejor que el trámite de papel y la carrera para presentar kilos de documentos a cierta hora en cierto lugar.

Adicionalmente, ahora es posible solicitar la hoja de delincuencia en línea, mediante el uso de la firma digital, la cual entregan por correo electrónico también firmada digitalmente para que nadie diga nada.

Los bancos, que emiten los certificados digitales y de los cuales se esperaba fueran los grandes usuarios de la firma digital, casi no la usan, pues como mecanismo de autentificación (demostrar que se es quien se dice ser) es bastante cara, y, sobre todo, increíblemente engorrosa.

La experiencia del usuario de la firma digital era, hasta hace poco, bastante desagradable, sobre todo si se compara con el token que provee un nivel de seguridad muy parecido (aunque sin el respaldo legal).

Quienes creíamos saber el porqué de esta situación apuntábamos al desarrollo de los dispositivos móviles y a la experiencia del usuario que estos ofrecen, mientras la firma digital estaba todavía anclada al escritorio. La solución, pensábamos y escribíamos, era poner la firma digital en el chip del teléfono y listo (la alternativa de crear una sociedad basada en la confianza, con mucho menos abogados ni siquiera merecía discutirse).

Pero poner el certificado digital en el teléfono es mucho más fácil decirlo que hacerlo, no tanto por problemas técnicos como institucionales (cambiar todo el ecosistema actual).

Nuevo lector. Por suerte apareció alguien que con el apoyo del Micitt construyó un lector de la firma digital que se comunica con un app en el teléfono por bluetooth y listo. Ahora podemos firmar digitalmente documentos (.pdf) en el teléfono, de manera rápida, fácil y segura.

El app también permite verificar por quién y cuándo un documento ha sido firmado digitalmente. La funcionalidad de verificación de firma también está disponible para cualquier browser en cualquier computadora, de manera gratuita.

Con esta tecnología, todo ciudadano puede realizar un trámite en cualquier empresa o institución, de manera remota, pues no debe desplazarse. Solo es necesario que la infinidad de formularios estén disponibles en línea para que el cliente, usuario o contribuyente los pueda bajar y llenar (manualmente, si es del caso) para luego sacarles una foto y enviarlos firmado con la firma digital.

Para hacer esto una realidad, solo es necesario un poquito de voluntad para que las sucursales y dependencias cuenten con el software necesario para verificar la firma en un documento. Aunque no me extrañaría que luego lo impriman y guarden en un expediente de papel, lo primero y más importante es erradicar para siempre los trámites presenciales.

Esto es fácil y sencillo y conlleva una enorme mejoría en la calidad de vida de todos los involucrados. El costo excesivo achacado a la firma digital desaparece con el uso intensivo. Si la firma se usa todas las semanas, el costo de $20 anuales se convierte en unos pocos colones cada vez que evitamos ir a algún lado a hacer filas.

No sé si alguna empresa o institución pueda, legalmente, negarse a recibir un documento firmado digitalmente (alegando que no tiene el software o no sabe cómo usarlo), pero estoy claro en que la presión de clientes y usuarios eliminará los trámites presenciales de una vez por todas.

El autor es ingeniero.

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