¿Presupuesto? ¡Por supuesto!

Es el plan financiero para la administración de ingresos y gastos de la empresa. En otras palabras: es la cantidad de dinero que se requiere y estamos dispuestos a invertir para financiar lo necesario y hacer realidad el plan del negocio.

Para la empresa es importante contar con esta herramienta pues contribuye en el proceso de planificación estratégica, proyecta el cumplimiento de los objetivos y de los términos económicos, y, a la vez, ayuda a medir la rentabilidad de las estrategias establecidas. De esta forma, se disminuye la incertidumbre en la implementación de dicho plan.

Tipos

a) Presupuesto de inversión

Ayuda a estimar los recursos requeridos para el desarrollo de un proyecto. En la formulación de este plan intervienen aspectos legales, fiscales, ambientales, entre otros; por tanto, se debe considerar la normativa vigente según la región donde se vaya a desarrollar el proyecto.

Hay que estimar tres cantidades:

Monto de inversión en activos fijos (terrenos, edificios, mobiliario y equipo, vehículos, etc.).

Monto de inversión en otros activos definidos en el estudio técnico (costo de ingeniería, diseño de planos, patentes, etc.).

Monto de inversión en capital de trabajo (activos circulantes [líquidos] necesarios para el arranque del proyecto).

b) Presupuesto de ingresos

Estima los ingresos que la empresa espera tener en un período determinado. Se calcula con base en la producción estimada para cada período actual. Se requiere conocer:

Precio de venta unitario por cada producto o servicio.

Unidades que se elaborarán y colocarán mensualmente.

Total de ventas anual.

c) Presupuesto de costos y gastos

Con él se proyectan los gastos que la empresa tendrá en un lapso determinado. Se deben prever los siguientes aspectos:

Costos fijos mensuales para todo el año.

Costos variables según volumen de producción o ventas y servicios proyectados.

Ventas de productos o servicios del año.

Costo de salarios por mes.

Costo por productos o servicios a vender durante el año.

El rubro de impuestos.

d) Presupuesto de flujo de caja

Es un estimado de entradas y salidas de dinero para un período determinado. Se requiere conocer el plan de producción de ventas, gastos e inversiones.

En todos los casos, el pronóstico se debe hacer a partir de datos realistas. Dicho flujo se actualiza cada mes con los datos de los registros, a fin de identificar rápidamente las divergencias que pueda haber.

Si el flujo de caja muestra que es probable que la empresa se quede sin efectivo en alguno de los meses estimados, la persona empresaria deberá tomar medidas para incrementar el ingreso de efectivo (aumentar ventas, dar menos crédito a los clientes, etc.) y para reducir los egresos (disminuir costos operativos, negociar crédito con proveedores, etc.).

Tips finales

Separe la parte personal y la del negocio

Los dineros deben estar siempre separados. Si los tiene juntos, a fin de mes no podrá saber con claridad si el negocio produjo ganancias o no. A la vez, confundirá el pago recibido como persona propietaria de la empresa y la ganancia real por la venta de productos o servicios.

Hasta aquí usted cuenta con conceptos y herramientas básicas de contabilidad, finanzas, costos, estados financieros, presupuestos y flujo de caja. Pero ¿qué hacer con toda esta información?

Se recomienda que, a partir de todos estos datos, usted:

Establezca reglas claras para ordenar y obtener información contable.

Contrate a una persona profesional en contabilidad.

Tome decisiones sobre la forma de administración de su empresa, basadas en la información contable y financiera que se genere.

Establezca una visión estratégica de la empresa.

Analice y haga uso estratégico de la información.

Ayuda del INA

Si desea profundizar en ejemplos sobre cómo llevar la información financiera y contable, el Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) trabaja de forma articulada con otras instituciones para fortalecer la atención a personas emprendedoras y a pymes. Algunas de estas instituciones son la Promotora de Comercio Exterior (Procomer), el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), el Ministerio de Ciencia y Tecnología (Micit) y el Sistema de Banca para el Desarrollo (SBD).

Para obtener más información sobre cursos, puede visitar los sitios electrónicos www.ina.ac.cr y www.inapymes.com, escribir al correo unidadpyme@ina.ac.cr o llamar al teléfono 2210-6000.