Hay asegurados con tres o más expedientes médicos a su haber: uno en el Ebáis, y otros más en varios hospitales. También están quienes tienen expedientes de varios volúmenes debido a su largo historial de enfermedades y tratamientos.
Entre unos y otros, podrían llegar a sumar alrededor de 15 millones de historias clínicas de papel guardadas en los archivos de los centros de salud de la Caja.
Ese número es solo una estimación del área de Estadística de la Salud de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), que toma en cuenta los registros activos y los pasivos.
También podría convertirse en una gran muralla de papel para el proyecto de Expediente Digital Único en Salud (EDUS), el cual desarrolla la institución desde el 2008.
Recientemente, un informe de la Contraloría General de la República (CGR) llamó la atención sobre varios aspectos claves en el desarrollo de ese proyecto.
Uno es la necesidad de incorporar la historia clínica relevante del expediente médico de papel al EDUS. Para la Contraloría, el no incluir esos datos “podría ir en detrimento de la atención de los pacientes”.
Esta encomienda no es sencilla porque implica encontrar la mejor y más rápida forma de transferir alrededor de 15 millones de historias clínicas del papel a lo digital; o seleccionar qué es o no más relevante dentro del registro de salud de un enfermo para pasarlo a la versión electrónica de su currículum médico.
Al menos por los próximos dos meses, personal de la Gerencia de Infraestructura y Tecnología, de la Caja, estará concentrado en esa tarea.
Saben que están contra el tiempo, porque el EDUS deberá estar listo y funcionando con todos sus componentes en setiembre del 2018.
En mayo del 2015, la presidenta ejecutiva de la CCSS, María del Rocío Sáenz Madrigal, aseguró que el EDUS estará operativo al 100% en todos los Ebáis para diciembre del 2016.
La gerenta Gabriela Murillo Jenkins reconoce la tarea como una de las más difíciles asignadas por la Contraloría a partir del informe, el DFOE-SOC-IF-07-2016, del 28 de julio.
“Hay que hablar con registros médicos del nivel local, revisar opciones tecnológicas para ver si hay algo expedito. Pero sí, es un asunto complicado desde el punto de vista operativo”, dijo.
Cálculo. De acuerdo con Ana Lorena Solís Guevara, de Estadística de la Salud, en la Caja, no existe un dato exacto del número de expedientes.
“En el 2008 --explicó Solís--, habíamos hecho un estudio que nos daba un dato aproximado de ocho millones de expedientes activos y cinco millones de expedientes pasivos. Considerando el crecimiento, si no existiera expediente electrónico, al día de hoy podríamos alcanzar los nueve millones de expedientes activos”.
Solo el Hospital México --a cargo de la red más grande del país, con más de dos millones de asegurados--, tiene unos 4,2 millones de expedientes, informó la coordinadora Zulma Murillo. De ellos, 2,4 millones son de pacientes que no consultan desde hace cinco años o más.
Por eso es que, según la gerenta Murillo, se tendrán que sentar a idear alguna forma de abordar la disposición de la CGR. “La tarea es bastante grande. Que yo sepa , ningún sistema digital de información del país ha hecho esto”, mencionó.
Lo que la CCSS ha realizado hasta ahora con el avance del EDUS en el primer nivel de atención, es hacer una entrevista a profundidad al paciente para armar la historia clínica a partir de ahí. Si el médico tiene alguna duda, puede acudir al expediente en papel, el cual, por ley, debe resguardarse durante diez años.
“Esta es de las (disposiciones) más pesadas, porque todo lo demás ya venía trabajándose. Esta es la que más nos preocupa. Lo deseable es que uno tuviera todo el histórico, pero, ¿ quién lo va a incorporar y quién le revisará a esa persona que la información es la correcta?”, pregunta Murillo.
Otras asignaciones. La Contraloría también advirtió a la Caja sobre la necesidad de reforzar lo realizado en el EDUS.
Este es un proyecto que ha sido criticado desde todos los poderes de la República debido a la gran cantidad de años y recursos que ha invertido la institución para hacerlo realidad.
Está integrado por varios módulos; entre ellos, el Sistema de Ficha Familiar (SIFF), el Sistema Integrado de Agendas y Citas (SIAC), y el de Expediente de Salud (SIES), que funcionan en el primer nivel de atención.
También hay un sistema de atenciones hospitalarias y un módulo quirúrgico, que fue desarrollado en el Hospital San Vicente de Paúl, en Heredia.
La Contraloría pidió acelerar la aprobación de un reglamento para regular su uso; y también fortalecer las características de confidencialidad e integridad de la información.
El informe de la Contraloría también menciona la falta de protocolos de comunicación que garanticen la integración del expediente en los tres niveles de atención: Ebáis y Áreas de Salud (primer nivel), hospitales regionales y periféricos (segundo nivel) y hospitales nacionales y especializados (tercer nivel).
De acuerdo con la investigación, que se realizó con el fin de verificar el avance en el cumplimiento de los plazos para desarrollar el EDUS, "el proyecto deberá ser robustecido con los mecanismos de seguridad informática".
Murillo asegura que, para los próximos cinco años, se invertirán $20 millones para reforzar la seguridad de los datos del EDUS. Al mismo tiempo, se trabaja en los protocolos de comunicación --aún en desarrollo-- entre los diferentes niveles de atención.