A partir de cierto nivel jerárquico, el tiempo que se invierte en reuniones es muy significativo. Algunas son de varias personas y deben ser tratadas como reuniones grupales. Pero muchas de ellas son de dos personas. ¿Cómo hacerlas más eficaces?
Eficacia en este caso quiere decir que se logren los objetivos inmediatos y que se vaya cimentando una buena relación permanente entre los participantes. Para ello conviene preparar la reunión: vacunarla contra el destino natural de convertirse en una charla o en una tertulia. Lo primero que debemos hacer es tener claros los objetivos, lo cual suena muy abstracto hasta que lo convertimos en la pregunta: ¿ Qué debemos lograr para que yo quede satisfecho? Es deseable llevar un esquema escrito.
Conviene no saltarse la ruptura del hielo. Unos cinco minutos, especialmente si el grado de confianza entre los participantes no es muy alto. En toda reunión se necesita crear el vínculo emocional.
Entremos a la reunión conscientes de cómo operan los filtros comunicacionales, esto es, que lo que alguien dice, nunca es exactamente lo que quiso decir, y lo que el otro entiende, no necesariamente es lo que el primero dijo. No hay que tener reparo en preguntar, en pedir aclaraciones y en parafrasear: ¿Entonces lo que usted quiere decir es tal cosa? La alternativa es suponer o usar mis propios conceptos, lo que tiene el riesgo de meter ruido a la reunión.
Dediquemos un tiempo a ponernos de acuerdo sobre lo esencial del problema, de la aspiración. No interrumpa, pero no pierda la idea que lo urge a interrumpir. Si lo interrumpen, es un poco violento ese “déjeme terminar” que escuchamos a veces, pero no pierda la idea que estaba exponiendo. Por eso siempre hay que tener a mano en qué llevar un manuscrito. Tomar nota en la computadora o el teléfono deja la sensación de que se interrumpe la atención.
Termine la reunión con un resumen de lo acordado, una mención de lo positivo del encuentro y una nota optimista sobre lo que juntos podrían hacer en el futuro.