Ricardo González.   15 septiembre

Poco a poco avanza el cumplimiento de la nueva obligación de suministrar información sobre la identidad de los socios, accionistas y beneficiarios finales de los entes societarios civiles y mercantiles.

Cuando se trata de sociedades anónimas, la declaración electrónica, utilizando firma digital, puede ser realizada por el presidente de la junta directiva. En el sistema de declaración del Banco Central, en casi todos los casos están registrados de antemano los presidentes de las sociedades, de modo que no es necesario acreditar su representación, pero siempre será requisito contar con firma digital válida.

No importa si el presidente de la sociedad tiene limitaciones o restricciones para actuar ante terceros, que pudieron haber sido acordadas por los socios; pues la jurisprudencia de la Sala Primera de la Corte Suprema de Justicia ha determinado que esas limitaciones a los poderes del presidente no son eficaces y deben tenerse por no puestas. Y si el nombramiento del presidente está vencido, igual puede realizar la declaración por disposición expresa de ley. Para los fines prácticos que interesan, el sitio web del Banco Central admite en todos los casos la confección de las declaraciones por parte del presidente.

Podría ser que otros personeros de la sociedad también cuenten con representación suficiente para realizar la declaración, en tanto tengan facultades de apoderados generalísimos. Si tales personeros no están acreditados ante el sistema del Banco Central, la solución es realizar dicha acreditación con la intervención de un notario público, lo cual se realiza igualmente en forma electrónica. Si el presidente no cuenta con firma digital, la solución podría ser otorgar un poder especial en escritura pública a favor de una persona que sí la tenga y que luego el notario acredite ante el sistema a ese apoderado para que pueda realizar la declaración.

En caso de que no exista representante con poderes suficientes para realizar el acto, por muerte o ausencia del presidente por ejemplo, la solución aceptada por Hacienda es el otorgamiento de un poder especial en asamblea general de accionistas, a favor de un apoderado que cuente con firma digital. Esta designación deberá ser protocolizada y acreditada ante el sistema por un notario público.