La entrada en vigencia de la nueva ley tributaria, que obliga a todas las actividades comerciales y profesionales al uso de factura electrónica, trae consigo nuevas obligaciones fiscales para la sociedad costarricense a partir del otro mes.
El uso de sistemas gratuitos de facturación podría poner en riesgo los datos de los contribuyentes, tal y como advierte Christian Vargas, gerente de innovación y desarrollo de la empresa Procom.
El experto informó que para resguardar la privacidad de la información del contribuyente y sus clientes, la empresa o el profesional deben procurarse un sistema de facturación confiable. Por eso es necesario formularse las siguientes preguntas:
- El servicio, sin importar si es gratuito o no, ¿es seguro?
- ¿Está la información confidencial de mis clientes a salvo de minería de datos y de venderse a terceros con fines dudosos?
- ¿Cuánto tiempo me guardarán mis datos?
- ¿La empresa que me brinda el servicio de facturación electrónica da eficiente servicio al cliente?
Almacenamiento de datos
La factura electrónica sustituye por completo a la factura en papel, como ha dictado la legislación hasta la fecha. Hasta esta nueva ley, conservar los documentos en papel por una cantidad considerable de años era la norma, pero ahora, lo que se debe conservar son los datos, es decir, la factura electrónica inalterada, como se expidió originalmente.
Los archivos electrónicos que de acuerdo con Hacienda, sirven como factura electrónica son los documentos en el formato XML y el contribuyente tiene la obligación de guardarlos durante cinco años. Los respaldos en papel no servirían de nada en caso de una auditoría tributaria.
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Para la salud tributaria y contable de la empresa o del profesional, es necesario contar con el respaldo pertinente, confiable y certificado que garantice el resguardo, discreción e inalterabilidad de los archivos XML, según se establece en el artículo 11 de la Resolución N.° DGT-R-48-2016.
Además de las obligaciones de la factura electrónica y la nueva reforma fiscal, un sistema informático que ayude al profesional o a la empresa a llevar en orden la contabilidad, será importante para obtener la información que les guía a la hora de tomar decisiones financieras para el negocio.