El Ministerio de Educación Pública (MEP) siguió pagando, durante año y medio, el seguro contra accidentes de ocho vehículos salidos de su flotilla por donación. El cambio de propietario no fue detectado y los autos siguieron en el inventario. El caso es apenas un ejemplo de los hallazgos de la auditoría interna cuando se propuso examinar la administración de su parque vehicular.
Si ocurrió con el seguro, a nadie sorprenderá saber del pago de servicios de vigilancia y localización de vehículos en desuso o próximos a ser desechados. El Ministerio no sabe cuántos autos tiene ni cuándo debe dejar de pagar gastos como los citados. En las bodegas hay miles de accesorios descontinuados y 150 llantas compradas para vehículos desechados cuatro meses después. Muchos de esos autos están desmantelados y abandonados a la intemperie.
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Los hallazgos de la auditoría apenas constituyen un atisbo del desperdicio. El pago de servicios de localización de un auto varado es un derroche evidente, pero es más preocupante constatar la falta de aprovechamiento del recurso para controlar la utilización de los demás autos, su ruta, el combustible, viáticos y hasta las horas extras de sus tripulantes. En lugar de aplicar la tecnología a su buen propósito, se le da la espalda y el control se hace mediante hojas de Excel.
La pérdida no se limita al desaprovechamiento del recurso puntualmente pagado. En este caso, implica la creación de oportunidades para desviaciones mayores, difíciles de estimar, que son el motivo de la contratación de los servicios desperdiciados. En otras palabras, el MEP percibió la necesidad de estrechar la supervisión de sus vehículos y contrató los medios necesarios. Luego, los hizo a un lado y ni siquiera se dio cuenta de la desactivación de los dispositivos cuando a los autos se les desconectó la batería, según se deduce de la explicación del jefe del Departamento de Transportes.
También es evidente el desperdicio de los recursos humanos asignados a la aplicación del control y los invertidos en la digitalización de inventarios. El Ministerio cuenta con 193 vehículos según una base de datos interna, con 348 según el Sistema de Registro y Control de Bienes del Ministerio de Hacienda y con 236 según el Registro Nacional. No puede sorprender, entonces, que las bodegas estén atestadas de repuestos inútiles.
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En cambio, a muchos de los vehículos varados les faltan piezas y nadie brinda explicación de su paradero. Los auditores constataron la ausencia de registros. La mejor explicación es el supuesto uso de las piezas faltantes como repuestos en otros autos de la entidad, pero el cambio no consta en ninguna parte.
Los seguros, además de pagarse para proteger autos desechados o salidos del patrimonio del MEP, se estimaban sobre el valor original del vehículo, sin actualización. Cuando se le pidió al Instituto Nacional de Seguros revisar las valoraciones, se produjo un ahorro instantáneo de ¢6,2 millones.
El caso es desconcertante y crea temores mucho más profundos. La flotilla del MEP, sea de 193 vehículos, de 348 o de 236, no es más grande que la de muchas otras instituciones y empresas. Su manejo y control están dentro de lo posible con recursos informáticos de uso común. El MEP, es cierto, ha mostrado debilidades en el manejo de otras funciones, como el pago de planillas, pero esas son mucho más complejas. Si la gestión de los vehículos no se logra, al punto del desorden descrito por la auditoría, es imposible dejar de preguntar cuántos otros activos y funciones están al garete en una entidad receptora de una cuantiosa porción del presupuesto nacional.