El Ministerio de Educación Pública (MEP) no sabe ni cuántos vehículos tiene en su flotilla, pero, el descontrol es tal que hasta paga mensualmente vigilancia, pólizas, servicios de GPS, llantas y repuestos por unidades que llevan meses en desuso o están próximas a desechar.
Incluso, aunque el Ministerio donó ocho vehículos, les siguió pagando el seguro contra accidentes durante año y medio más, pues nadie detectó que ya no eran de esa entidad y que había que sacarlas del sistema.
Igual desperdicio de dinero se da con el Sistema de Posicionamiento Global (GPS, por sus siglas en inglés), pues algunos vehículos en desuso o destartalados todavía los tienen.
Con los repuestos pasa lo mismo: en bodega hay miles de accesorios desde hace una década que están descontinuados y hasta 150 llantas que fueron compradas para vehículos que cuatro meses después iban a ser desechados.
El descubrimiento lo hizo la Auditoría Interna del Ministerio durante una investigación entre enero del 2019 y julio del 2020 en el Departamento de Transportes, que tiene los automotores desmantelados y en total abandono en un parqueo y un taller privado.
Según la pesquisa, el Departamento de Transportes ignora con exactitud cuántos automotores posee la institución.
En la base de datos que facilitó se indica que el MEP cuenta con 193 vehículos; el Sistema de Registro y Control de Bienes del Ministerio de Hacienda (Sibinet) señala que son 348, y en el Registro Nacional hay 236 a nombre del Ministerio.
Otro señalamiento de la Auditoría es que no se aprovecha el servicio de GPS contratado para controlar el uso de combustible en los carros que están en uso y el pago de horas extra a sus empleados. Para la información se usa un archivo de Excel.
A pesar de los descubrimientos, la Auditoría no solicitó abrir expedientes disciplinarios a los funcionarios responsables del mal uso de los recursos públicos. Solo emitió recomendaciones.
Servicio GPS
En el caso del GPS, el contrato fue adjudicado a Navegación Satelital de Costa Rica S. A. (Navsat) que da el servicio de localización, monitoreo y alquiler de los equipos de tecnología para la flotilla vehicular.
En esa flotilla, se detectó la existencia de 16 unidades con GPS que llevan desde los 35 (un mes) hasta los 1.212 días (tres años) sin emitir ningún reporte.
Rodolfo Jiménez, jefe del Departamento Transportes, alegó que esto sucedió porque son vehículos a los que se les desconectó la batería y el GPS se alimenta de la batería.
“A estos vehículos, aunque no reporten los eventos, se les está cancelando mensualmente el servicio y no se coordinó con la empresa para verificar el estado o desinstalación de los dispositivos”, indicó la Auditoría del MEP.
El estudio encontró además dos vehículos marca Nissan, modelo 2001 y 2002, estilo D21, que, a pesar de que están en desuso y serán desechados, aún poseen el GPS instalado y se está pagando por este servicio.
Por cada uno de estos automotores se cancelan $23 mensuales por el servicio de GPS; por lo que durante los primeros 6 meses del periodo 2020 pagaron $276.
Jiménez dijo a la Auditoría que “hasta tener claro el destino del vehículo no le pueden quitar un GPS, porque pueden ser sujetos de robo y deben poder ser localizados”.
Pero, la Auditoría dijo: “Estas unidades no poseen batería y se encuentran estacionadas en Cenadi (Centro Nacional de Didáctica, en Goicoechea) con seguridad las 24 horas, lo que no justifica el pago del servicio para reportes. El Departamento de Transportes no realiza una fiscalización eficiente del sistema de GPS contratado para la protección y control de las unidades móviles del MEP. Se concibe una erogación económica de un servicio que no se utiliza de forma eficiente“.
Según informó el Departamento de Transportes del MEP a la Auditoría, desde enero de 2020, de 193 unidades que posee el MEP, 148 contaban con un dispositivo GPS, con un costo mensual de $23 (¢14.260) por unidad.
En total, se pagan ¢25 millones al año por el servicio.
A pesar de que el sistema posee una amplia gama de reportes, la Auditoría comprobó que no se utilizan en su totalidad y, según señaló el Departamento de Transportes, los reportes se controlan de manera digital.
Sin embargo, durante la investigación no se localizó prueba que respaldara el monitoreo diario de los vehículos, así como el uso del dispositivo GPS para el cotejo del pago de viáticos, tiempo extraordinario y consumo de combustible.
Póliza de seguros
Con el pago de pólizas de seguro se detectaron problemas similares, pues no se gestionó la exclusión de las unidades destinadas a ser dadas de baja o que están en desuso en el Cenadi. Por estas se canceló para el periodo 2019 y primer semestre 2020, la suma de ¢4 millones.
Tampoco se eliminaron las pólizas de ocho unidades que fueron donadas. Es decir, pese a que ya no están en manos del MEP, se les siguió cancelando el seguro, que para el periodo 2019 y primer semestre del 2020 fue de ¢4,6 millones.
De acuerdo con el informe, por las 161 unidades con póliza del Instituto Nacional de Seguros (INS) se cancelan ¢47 millones.
Sin embargo, según la Auditoría, a las unidades no se les actualiza el valor registral desde la fecha de compra, por lo cual el monto pagado al ente asegurador se realiza con base en el valor original. No fue sino hasta el segundo semestre del 2020, que la Oficialía Mayor del MEP solicitó al INS la actualización del valor de la flotilla vehicular lo que generó un ahorro de ¢6,2 millones.
Esa gestión se produjo durante la investigación de la Auditoría.
Vehículos abandonados
La Auditoría visitó las instalaciones del Cenadi para inspeccionar el estado de 27 vehículos destinados a dar de baja.
Se observó que las unidades se encontraban estacionadas desde hacía más de 18 meses en Cenadi. Permanecían a la intemperie, lo que las exponía a mayor deterioro.
Según el estudio, determinaron diferencias de criterio entre los dos mecánicos del MEP sobre los vehículos que serían desechados, pero que podrían repararse con una inversión mínima.
A pesar de que se paga seguridad las 24 horas, se observó el faltante de piezas en varios vehículos, como radiadores, cajas de cambios, partes del motor y accesorios.
La explicación que uno de los mecánicos dio a la Auditoría es que se toman piezas para reparar otras unidades. No obstante, no se encontró documentación que justifique el traslado de repuestos, el control de los mismos, ni un procedimiento que regule y autorice estas actuaciones
Todos los vehículos en desuso destinados para dar de baja se llevan al Cenadi pero, en la visita realizada al Taller Muflicentro, empresa adjudicada por el MEP para dar mantenimiento menor a los vehículos, se encontraron otras dos unidades en “indudable estado de abandono y desmantelamiento, que tenían más de un año de estar en dichas instalaciones privadas con faltante de piezas”.
Inventarios
El MEP tiene una bodega en La Uruca en donde el Departamento de Transportes cuenta con un espacio para la custodia de los repuestos de vehículos.
La Auditoría halló 1.245 repuestos y suministros adquiridos antes del año 2012 sin un valor asignado. La mayoría de estos repuestos se encuentran vencidos, descontinuados o con un tiempo de uso menor al deseado.
Son repuestos para vehículos que ya no forman parte de la flotilla del MEP o están en proceso para ser dados de baja, como Nissan D21, Nissan Pathfinder, Mitsubishi Xtender y llantas para moto.
Además, se encuentran artículos que ingresaron después del 2012: 2.638 repuestos y suministros, con un valor de ¢36.690.411,18.
Al igual que el caso anterior, existen repuestos para vehículos que serían desechados, como Nissan Pathfinder y Nissan SE 2000.
El costo del inventario de repuestos y suministros asciende a ¢8,4 millones, son piezas que ya tienen siete años de compradas y no se utilizan en su totalidad.
La Auditoría reveló que el Departamento de Transportes no ha realizado un análisis de cada una, para determinar si son requeridos para el mantenimiento de la flota vehicular actual.
Otro despilfarro de recursos se dio en la compra en noviembre del 2018, de 150 llantas radiales tubulares, con un precio unitario de ¢100.000 y un gasto total de ¢15 millones.
Fueron adquiridas para 12 vehículos, ocho de los cuales se declararon para desecho en marzo de 2019, es decir cuatro meses después de la compra.
“Es evidente que esta compra no responde a la satisfacción del bien público, por cuanto a la fecha, según el inventario, constan 88 llantas, lo que da un consumo promedio anual de 2,58 llantas por año, por las cuatro unidades que quedan activas; quedarían 22 llantas para cada vehículo, y con el consumo promedio anteriormente señalado, se tendrían llantas para los próximos ocho años, fecha en que estarían vencidas y posiblemente ya estas unidades designadas para dar de baja”, explicó la Auditoría.
Gasto en combustible
La Auditoría solicitó al Departamento de Transportes la lista de funcionarios que poseen tarjetas de combustible, en las que debe registrarse el número de tarjeta, nombre de la persona, número de cédula, dependencia y el monto autorizado.
Sin embargo, Rodolfo Jiménez no pudo tener acceso al sistema para dar el monto autorizado a cada uno de los funcionarios. El rango de autorizaciones varía entre ¢100.000 y ¢500.000.
La información fue facilitada tiempo después porque hubo que solicitarla a la Dirección Financiera.
“Se observan escasos controles en la asignación, conciliaciones y estudios sobre el consumo de combustible, que permitan a la Administración obtener datos de importancia para la toma de decisiones, lo que podría afectar la correcta administración del presupuesto asignado para dicha partida, al presentarse malversaciones en el uso de las tarjetas institucionales”, añadió la auditoría.
El Departamento no utiliza una herramienta que permita controlar y emitir reportes, así como alertas sobre el consumo de combustible de los vehículos.
No se lleva una estadística que permita comprobar el consumo de cada una de las unidades y de las erogaciones que realiza cada uno de los funcionarios que poseen tarjeta institucional para carga de combustible.
La jefatura de Transportes le indicó a la Auditoría que el banco remite a final de cada mes, un reporte de todos los movimientos que se generan con las tarjetas de cada funcionario. Sin embargo, la Auditoría no evidenció una conciliación de todas las transacciones.
Como herramienta de control, se utiliza una base de datos en Excel, la cual, según el informe de Auditoría, no posee características de seguridad, además, se observó información incompleta o registros erróneos, como débitos que poseen el número de autorización, pero no se registra el número de factura, placa, cantidad de litros, ni el kilometraje.
Todo lo anterior ocurre a pesar de que el MEP paga el servicio de localización y monitoreo de vehículos, con la empresa Navsat y, adicionalmente, paga un módulo de control de combustible, el cual permite registrar los consumos y estimar el consumo promedio por unidad por kilómetro, hecho exclusivamente para el Ministerio.
La Auditoría comprobó que uno de los mecánicos del MEP realiza sus labores desde el Taller Muflicentro, ubicado en Río Segundo de Alajuela, y cobra dos horas diarias de tiempo extraordinario y viáticos por el traslado a dicho taller, aun cuando su trabajo lo puede realizar desde el taller del MEP, en La Uruca. Otro de los mecánicos trabaja en el Cenadi.
Para el periodo comprendido entre julio y diciembre de 2019, ambos mecánicos cobraron 119 horas extra, por un monto de ¢289.363.