Los eventos de menor tamaño, algo que en su momento se llegó a rechazar debido a la alta demanda en el 2019, son los que mantuvieron activo al Centro de Convenciones de Costa Rica durante la pandemia, reconocieron los administradores del complejo al hacer un balance del 2021.
Álvaro Rojas, gerente general del Centro de Convenciones de Costa Rica, explicó que en el 2019, año anterior a la pandemia, el promedio de asistentes por cada evento estaba entre las 500 y 800 personas mientras que en este 2021 la cantidad estuvo entre las 200 y 300 personas.
El complejo logró ser la sede de 180 eventos en este 2021 y para el 2022 se proyecta una cifra parecida, pero la empresa administradora espera y hace esfuerzos para lograr que el aforo crezca y, entonces, el resultado final sea mejor. Pero advierte de que eso depende mucho del tipo de medidas que aplique Costa Rica ante la emergencia por la pandemia.
El Centro de Convenciones de Costa Rica funciona en un moderno edificio, diseñado y construido para las características del turismo de reuniones. Tiene área de construcción total de 15.600 metros cuadrados y es propiedad del Instituto Costarricense de Turismo (ICT).
Mediante un proceso de licitación, la administración del complejo se entregó a la empresa Grupo Heroica, firma especializada que maneja otros centros de convenciones como el de Cartagena de Indias, en Colombia. El acuerdo de administración estableció que en los primeros años el ICT realizará transferencias de dinero hasta que el complejo estabilice sus finanzas.
Melissa Hernández, jefe del Departamento de Gestión y Apoyo del Centro de Convenciones en el ICT, suministró datos según los cuales el aporte al complejo bajó un 83% al comparar el 2019 con el 2021, cuando pasó de ¢4.019 millones a ¢672 millones. La transferencia del 2020 sumó ¢2.244 millones, lo cual implicó una merma del 44% respecto a la suma del 2019.
En el proyecto de presupuesto para el 2022 se proyecta un aporte muy similar al del año 2021, sin embargo, ese plan de gastos se encuentra en la fase de estudio de la Contraloría General de la República, recordó Hernández.
Aseguró que las transferencias del ICT al Centro se realizaron con base en lo acordado en el contrato de administración, mientras Rojas resaltó que el Instituto les mantuvo un apoyo firme en todo momento.
Medidas
Según Rojas, en el 2019 y cuando el Centro estaba cerca de llegar al equilibrio financiero, el complejo ya estaba recibiendo solo eventos grandes. Así, por ejemplo, una boda debería reunir ciertas características para ser aceptada dentro de las actividades del sitio.
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Pero la pandemia frenó el crecimiento. Tanto que al paralizarse totalmente las operaciones en marzo el 2020 el centro acudió a descontinuar contratos de servicios externos, como seguridad, mantenimiento de áreas verdes o alimentos. Empleados especializados en algunos áreas debieron realizar tareas de seguridad, mantener jardines y el edificio, recordó Rojas.
Detalló que pese al esfuerzo inicial por no reducir personal, finalmente no se logró y la cantidad bajó de 65 a 35 personas ante el impacto de la emergencia.
Ante la emergencia, en el año 2020 el Centro de Convenciones, subejecutó su presupuesto de operación en 50,65% (¢2.919 millones), detalló Hernández ante la consulta enviada al ICT.
“Como consecuencia (de la pandemia), el Centro de Convenciones también enfrentó una temporada cero, con un cierre total de aproximadamente tres meses y una reactivación muy lenta en virtud de las medidas sanitarias que eran necesarias e indispensable en esa coyuntura”, enfatizó.
Al concretarse la reapertura controlada, la industria del turismo de reuniones se enfrentó a un nuevo escenario. Uno de los elementos de esa nueva situación fue adaptarse a la modalidad virtual de las reuniones. Se debió capacitar rápidamente al personal, pues al inicio era un promedio de 90% virtual y 10% presencial.
Según Rojas, esa proporción ha ido cambiando hasta que en este momento manejan un promedio de 60% presencial y 40% virtual.
Otro gran reto para la industria fue el abrupto cambio en las ventanas de confirmación. Antes de la pandemia, el promedio en el cual los clientes apartaban el recinto era de un año y actualmente está entre 15 días y 22 días.
“Organizar para un cliente la logística de una reunión, evento, congreso o conferencia en un año de plazo era muy diferente a hacerlo en dos o tres semanas; esto planteó un nuevo reto para el Centro y para el personal”, señaló Rojas.
Atribuyó esta nueva situación a lo cambiante del impacto de la pandemia y la variabilidad de las medidas que toma Costa Rica. Aseguró que, por ejemplo, el centro de convenciones de Cartagena, que administra Heroica, tiene ya una gran cantidad de eventos para el 2022, pues en Colombia hay menos variabilidad de las medidas contra la pandemia.
En el Centro de Convenciones de Costa Rica, mientras tanto, entre el 2021 y el 2022 se cancelaron 11 ferias contratadas, debido a las medidas dictadas por las autoridades de salud. Se espera para el próximo año un promedio aún mayor de presencialidad en los eventos y que poco a poco el recinto deje de competir en actividades de menor tamaño y se concentre en las de mayor aforo.
En agosto pasado se informó que, por primera, Costa Rica será la sede de la Conferencia Anual de la Asociación Internacional de Palacios de Congresos (AIPC), a realizarse en julio del 2022, y donde el Centro de Convenciones será la sede. La expectativa es que este evento en el calendario contribuya con la promoción del país en el segmento de los congresos y reuniones.